- Các chuẩn mực định ra để xem xét và phê duyệt quá trình này.
8. ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ CẢI TIẾN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH 1 YÊU CẦU CHUNG
8.5.3. Hành động phòng ngừa.
Tổ chức phải thực hiện hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn. Hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp gặp phải.
Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu về:
a. việc xem xét nguyên nhân của sự không phù hợp (kể cả các khiếu nại của khách hàng), b. việc xác định nguyên nhân của sự không phù hợp,
c. việc đánh giá cần có các hành động để đảm bảo rằng sự không phù hợp không tái diễn, d. việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết,
e. việc lưu hồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện (xem 4.2.4), và f. việc xem xét các hành động khắc phục đã thực hiện.
Tổ chức phải xác định các hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng. Các hành động phòng ngừa được tiến hành phải tương ứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩn.
Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu đối với
a. việc xác định sự không phù hợp tiềm ẩn và các nguyên nhân của chúng.
b. việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để phòng ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp,
c. việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết,
d. hồ sơ các kết quả của hành động thực hiện (xem 4.2.4), và e.việc xem xét các hành động để phòng ngừa được thực hiện.
Cũng như hành động khắc phục, hành động phòng ngừa là một trong những điều quan trọng nhất của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vì nó là cơ sở cho việc cải tiến chất lượng.
Hành động phòng ngừa là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn, sai lỗi hay ẩn chứa tình trạng không mong muốn, để chúng không xảy ra. Như vậy so với hành động khắc phục thì hành động phòng ngừa có mức ngăn chặn sự không phù hợp ở mức cao hơn. Hành động phòng ngừa được thực hiện sẽ giảm bớt hành động khắc phục.
Tiêu chuẩn bắt buộc tổ chức phải lập thủ tục dạng văn bản về hành động phòng ngừa. Thủ tục phải đáp ứng yêu cầu nhận biết nguyên nhân, thực hiện đánh giá kết quả áp dụng các biện pháp phòng ngừa.
Cần lưu ý rằng hành động khắc phục được tiến hành sau khi xác định được sự không phù hợp còn hành động phòng ngừa được tiến hành khi xác định được sự không phù hợp tiềm ẩn nhờ vào phân tích hồ sơ và các nguồn thông tin như ý kiến của khách hàng, các hồ sơ về sự không phù hợp, các hồ sơ về kiểm tra thử nghiệm, các thông tin về quá trình và hệ thống chất lượng…