Chứng từ sử dụng gồm: Bảng chấm cụng (MS01-LĐTL), Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành (MS06-LĐTL), Phiếu bỏo làm thờm giờ (MS07- LĐTL); Hợp đồng giao khoỏn (MS08-LĐTL); Biờn bản điều tra tai nạn lao động (MS09-LĐTL); Bảng phõn bổ tiền lương – BHXH; Phiếu nghỉ hưởng BHXH (MS03- LĐTL); Giấy chứng nhận việc nghỉ hưởng BHXH (MSC03- BH); Danh sỏch người lao động được hưởng BHXH (MSC04 – BH).
+ Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành,phiếu khoán công việc, phiếu làm thêm giờ do tổ trởng lập, quản đốc phân xởng kiểm tra sau đó liên một chuyển lên bộ phận kế toán, liên hai giữ lại tại xởng.
+ Bảng phân bổ tiền lơng do phòng kế toán lập rồi trình lên giám đốc ký và đợc lu tại phòng kế toán.
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động do phòng tổ chức hành chính, quản đốc phân xởng và phó giám đốc sản xuất lập sau đó trình lên giám đốc ký và đợc lu tại phòng tổ trức hành chính
+ Phiếu nghỉ hởng BHXH, danh sách ngời lao động đợc hởng BHXH do phòng hành chính lập.
2.3.2.2 Tài khoản sử dụng
- TK 334_ Phải trả công nhân viên: Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh tiền l- ơng, BHXH và các khoản đã trả, phải trả công nhân viên.
- TK622_ Chi phí nhân công trực tiếp: Tài khoản này đợc dùng để phản ánh tiền lơng phải trả cho ngời lao động trực tiếp trong các phân xởng.
- TK 641_ Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để trả cho nhân viên phục vụ và nhân viên quả lỷ phân xởng.
- TK 642_ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lơng phải trả cho đội ngũ lao động làm việc gián tiếp trong doanh nghiệp.
- TK 111_ Tiền mặt: Phản ánh tiền lơng và trợ cấp BHXH đã trả cho công nhân viên bằng tiền mặt.
- TK 338_ Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh trợ cấp BHXH phải thanh toán cho công nhân viên và số tiền công nhân viên phải đóng góp trừ vào lơng.
2.3.2.3 Hình thức nghi sổ kế toán
Căn cứ vào số liệu của bảng phân bổ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào Sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung nên Công ty sử dụng hệ thông sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ Cái các TK 334, TK338. Từ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng toàn Công ty và Bảng phân bổ tiền lơng, kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK334, sổ Cái TK338.
Trình tự hoạch toán
Tại mỗi phòng ban, phân xởng của công ty đều có bảng chấm công. Bảng đợc lập hàng tháng theo mẫu quy định. Bảng chấm công ở các phân xởng thì do các tổ trởng lập theo dõi và chấm công sau đó quản đốc phân xởng kiêm tra, sáu đó trình lên phó giám đốc ký và chuyển đến phòng kế toán ( mẫu bảng chấm công phụ lục)
Sau khi nhận đợc bảng chấm công và các chứng từ khác liên quán bộ phận kế toán tiền lơng kiểm tra lại, tính tiền lơng nhận đợc của cán bộ công nhân viên của công ty sau đó lập bảng thanh toán tiền lơng và thanh toán làm thêm giờ trong tháng. Từ bảng này kế toán lại lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng tháng và thanh toán tiền thởng tháng của toàn công ty.(Mẫu bảng thanh toán tiền lơng của từng bộ phận để ở phụ lục) Từ các chứng từ , số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ, kế toán nghi vào sổ nhật ký chung. Sổ nhật ký chung đợc mở từng tháng một, hết mỗi tháng lại khóa sổ nhật ký cũ và mở sổ nhật ký mới.
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ số2.3 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn nhật kớ chung
Căn cứ vào các chứ từ và sổ nhật ký chung kế toán trởng ghi vào sổ cái TK 334 (mẫu sổ cái TK 334 để ở phụ lục) Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toỏn SỔ NHẬT Kí CHUNG SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh