Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý TBDH nói riêng đều có những cơ sở và những căn cứ khoa học của nó, yêu cầu các thành viên trong nhà trƣờng phải tuân thủ theo các nguyên tắc. Mỗi nguyên tắc đều có những nội dung và yêu cầu khác nhau, đòi hỏi trong quá trình quản lý phải thực hiện một cách nghiêm túc thì mới đem lại đƣợc những kết quả mong
là cơ sở, căn cứ, chỗ dựa cho nhà quản lý triển khai và thực hiện kế hoạch, thực hiện việc đầu tƣ, xây dựng, mua sắm, trang bị; duy trì, sửa chữa, bảo quản và khai thác, sử dụng TBDH nhằm phục vụ mục đích quá trình quản lý.
Trên cơ sở nguyên tắc quản lý TBDH, nhà quản lý xây dựng mối quan hệ trong quản lý, giữa ngƣời quản lý với ngƣời sử dụng, làm cho TBDH đƣợc sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động đào tạo và nâng cao chất lƣợng đào tạo trong nhà trƣờng. Các nguyên tắc quản lý TBDH bao gồm:
- Nguyên tắc về tính mục đích:
Khi trang bị thiết bị nào đó phải xác định đƣợc nhiệm vụ của nó theo chƣơng trình đào tạo. Nếu thiết bị dạy học không có nhiệm vụ rõ ràng đối với chƣơng trình đào tạo thì không nên trang bị.
Khi quản lý, sử dụng TBDH thì chúng ta phải đặt ra mục đích sử dụng lên hàng đầu. Mục đích của quản lý TBDH là phải đảm bảo sử dụng có hiệu quả, đáp ứng đƣợc các yêu cầu, mục tiêu, nội dung, chƣơng trình đào tạo đòi hỏi, đủ điều kiện để thầy và trò triển khai các hoạt động chuyên môn, học tập và rèn luyện nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng sống cho SV…
Sử dụng, phát triển TBDH phải tính đến mục đích trƣớc mắt và lâu dài, đáp ứng điều kiện cần thiết cho hoạt động dạy học theo quy mô phát triển của trƣờng trong từng giai đoạn. Nếu thiếu TBDH thì sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực về mặt sƣ phạm. Nếu không đủ các điều kiện vật chất tối thiểu cho hoạt động GD & ĐT, thì sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng đào tạo, do vậy phải đảm bảo mục đích sử dụng TBDH và các yêu cầu đảm bảo và nâng cao chất lƣợng GD & ĐT là trọng tâm, trọng điểm.
- Nguyên tắc đáp ứng hoạt động dạy và học của các ngành/chuyên ngành đào tạo:
Mỗi một ngành/chuyên ngành đào tạo có những đặc thù riêng. Vì vậy, yêu cầu về TBDH của mỗi một ngành/ chuyên ngành cũng khác nhau.
Quản lý sử dụng, phát triển TBDH một cách linh hoạt, khoa học và hiệu quả cho hoạt động chung trong nhà trƣờng. Sử dụng thiết bị dạy học phải chú ý đến các chức năng, tính năng đặc thù của các thiết bị đáp ứng đƣợc mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ của các môn học, ngành học hiện có của nhà trƣờng. Tất nhiên, cũng phải tính đến số lƣợng, chất lƣợng, năng lực của từng loại thiết bị bổ sung, phát triển phù hợp với quy mô và yêu cầu của quá trình dạy và học, quá trình phát triển của các ngành/chuyên ngành đào tạo.
- Nguyên tắc kết hợp giữa truyền thống và hiện đại, giữa cũ và mới: Truyền thống và hiện đại, cũ và mới là những phạm trù tồn tại song song, TBDH nhà trƣờng cũng vậy, không thể có ngay nội dung chƣơng trình, đội ngũ, TBDH mới hoàn toàn khi tiềm lực tài chính không cho phép chúng ta đổi mới và thay thế 100% mà chúng ta phải kế thừa cái cũ và phát huy cái mới, đảm bảo sự ổn định và phát triển về TBDH một cách liên tục. Do đó, việc quản lý, sử dụng và phát triển TBDH phải đƣợc kế hoạch hóa, đầu tƣ từng bƣớc theo quy mô phát triển của nhà trƣờng một cách phù hợp. Trƣớc hết phải thanh lý, thay thế những TBDH đã quá hƣ hỏng, lạc hậu, không sử dụng đƣợc. Đồng thời sửa chữa, nâng cấp TBDH đã có, khắc phục tình trạng dạy chay, học chay. Mặt khác, nhà trƣờng cũng phải khai thác các nguồn vốn để đầu tƣ mua sắm, trang bị TBDH cần thiết, hiện đại, tiên tiến đáp ứng yêu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học và cập nhật kiến thức của thời đại.
- Nguyên tắc phát triển ƣu tiên trọng điểm, không dàn trải chạy theo số lƣợng:
Trong điều kiện chƣa đầy đủ nguồn lực, để phát triển TBDH phải tính toán ƣu tiên cho những danh mục thiết bị cần thiết, nếu thiếu nó thì ảnh hƣởng xấu đến quá trình dạy học, thậm chí không thực hiện đƣợc quá trình dạy học, đồng thời cũng phải cân nhắc đến chất lƣợng trang thiết bị theo định hƣớng phát triển lâu dài và hiệu quả. Trong điều kiện kinh tế còn hạn hẹp thì việc đầu tƣ mua sắm phải tính đến độ bền của TBDH để dùng lâu dài, tránh
thiết bị kém, lạc hậu sẽ gây lãng phí thất thoát nguồn lực, ảnh hƣởng đến chất lƣợng đào tạo và uy tín nhà trƣờng.
Ngoài ra, khi trang bị đầy đủ, đồng bộ và sử dụng hiệu quả TBDH, nhà quản lý cũng cần tổ chức bảo quản TBDH nhằm hạn chế tối đa hao mòn, tránh thất thoát lãng phí thiết bị của nhà trƣờng.
1.4.2. Nội dung quản lý TBDH trong trường Đại học
1.4.2.1. Quản lý trang bị TBDH
Trƣớc tiên, hoạt động quản lý thiết bị dạy học của hiệu trƣởng bao gồm các nội dung quản lý về xây dựng, trang bị thiết bị dạy học trong nhà trƣờng. Theo đó, hiệu trƣởng là ngƣời xây dựng các kế hoạch về thiết lập, bổ sung và trang bị các thiết bị dạy học của nhà trƣờng, đề xuất lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kinh phí phân bổ, từ đó triển khai kế hoạch xây dựng, trang bị thiết bị dạy học cho nhà trƣờng.
- Lập kế hoạch trang bị TBDH:
+ Hiệu trƣởng cần xác định mức kinh phí cần trang bị theo từng năm học và cho từng chu kỳ từ 3 đến 5 năm, từ nhiều nguồn kinh phí khác nhau (ngân sách Nhà nƣớc, chính quyền địa phƣơng, doanh nghiệp hay các tổ chức bên ngoài…). Nếu kinh phí có hạn nên lựa chọn những thứ cần thiết, cơ bản để xây dựng, trang bị trƣớc, cần trang bị một số phƣơng tiện nghe – nhìn, đƣa máy tính vào mục đích dạy học, tạo điều kiện cho GV và SV tiếp cận các phƣơng tiện dạy học hiện đại hiệu quả cao.
+ Hiệu trƣởng cần xây dựng kế hoạch sử dụng tốt các nguồn kinh phí từ ngân sách và vốn tự có vào đúng mục đích, không cắt xén, chi vào việc khác, tăng cƣờng công tác xã hội hóa giáo dục để tăng kinh phí đầu tƣ trang bị các TBDH. Mọi chi tiêu trang bị các TBDH phải công khai, minh bạch và có sự giám sát của Ban TTND nhà trƣờng.
- Tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch trang bị TBDH: + Triển khai kế hoạch, quy trình trang bị TBDH.
+ Đảm bảo đúng thủ tục về xây dựng, trang bị TBDH theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
Tự làm và sƣu tầm TBDH vì việc trang bị các TBDH không thể ngay một lúc đáp ứng đủ điều kiện dạy và học của GV & SV. Động viên, khích lệ CB, GV tự sƣu tầm, tự làm TBDH, phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.
- Chỉ đạo việc trang bị TBDH:
+ Xây dựng các quy định, quy chế, quy trình quản lý việc trang bị TBDH.
Khi quy định trang bị TBDH nào cần xem xét theo định hƣớng các tiêu chuẩn sau:
+ Các thiết bị phải đảm bảo tính hệ thống, khoa học, hiệu quả. + Các thiết bị phải đảm bảo đƣợc độ bền và độ an toàn.
+ Giá thành phải hợp lý, đúng giá
+ Phân công, đôn đốc, điều hành nhân sự trong việc trang bị các thiết bị nội thất trong các phòng ban; các trang thiết bị phục vụ văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao; thiết bị y tế; sách, tài liệu và TBDH… phục vụ quá trình đào tạo của nhà trƣờng.
- Kiểm tra việc trang bị TBDH:
Kiểm tra việc trang bị có đúng mục đích, quy trình, thủ tục hay không Kiểm tra việc trang bị TBDH có thực sự cần thiết, đáp ứng nhu cầu dạy và học của GV và SV, có phù hợp với chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng hay không.
Việc kiểm tra có thể tiến hành một cách định kỳ, thƣờng xuyên và đột xuất tùy theo tình hình cụ thể của nhà trƣờng.
+ Kiểm tra, đánh giá hồ sơ, sổ sách, quá trình triển khai việc trang bị TBDH.
- Định kỳ phải tiến hành kiểm kê theo đúng quy định của Nhà nƣớc về quản lý thiết bị.
+ Khi thay đổi Hiệu trƣờng hoặc cán bộ phụ trách công tác TBDH. + Khi thay đổi địa điểm, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động, giải thể trƣờng.
+ Khi xảy ra thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp. + Khi có đơn thƣ khiếu nại, tố cáo.
+ Khi cơ quan quản lý giáo dục có thẩm quyền yêu cầu.
Ở các trƣờng Đại học, TBDH đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo, các cơ sở đào tạo phải đƣợc trang bị các TBDH theo công nghệ sản xuất mới mà các nƣớc tiên tiến đã có. TBDH càng hiện đại, đầy đủ thì kết quả dạy học đạt đƣợc càng cao. Ngƣợc lại, sự khiếm khuyết, lạc hậu về TBDH sẽ làm giảm đi kết quả dạy học. Vì vậy, hàng năm nhà trƣờng cần tổ chức thực hiện đầu tƣ trang thiết bị theo kế hoạch của các dự án đầu tƣ đƣợc cơ quan quản lý phê duyệt và phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc về quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản và mua sắm trang thiết bị.
1.4.2.2. Quản lý sử dụng TBDH
Quản lý thiết bị dạy học còn bao gồm nội dung quản lý trong sử dụng thiết bị dạy học. Sau khi đã đƣợc trang bị đầy đủ, thiết bị dạy học trong nhà trƣờng cần phải đƣợc quản lý trong quá trình sử dụng để các thiết bị dạy học đƣợc sử dụng đúng mục đích, không gây lãng phí trong quá trình sử dụng.
- Lập kế hoạch sử dụng TBDH:
Có kế hoạch cụ thể, chi tiết đến từng Khoa, Bộ môn, GV trong việc sử dụng TBDH đáp ứng chƣơng trình đào tạo và phù hợp nội dung giảng dạy.
Sử dụng TBDH nhƣ thế nào để phát huy hết đƣợc khả năng sáng tạo của ngƣời dạy và ngƣời học một cách hiệu quả nhất.
- Tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch sử dụng TBDH: + Triển khai quy trình sử dụng TBDH.
+ TBDH phải đƣợc khai thác, tăng cƣờng sử dụng có hiệu quả cao nhất, đáp ứng các yêu cầu về nội dung và phƣơng pháp đƣợc quy định trong chƣơng trình giáo dục.
+ Nhà trƣờng có những quy định chặt chẽ trong việc giảng dạy các phòng học bộ môn, sử dụng thiết bị dạy học nhƣ: đăng ký học phòng học bộ môn; đăng ký sử dụng thiết bị dạy học.
+ Cần có hệ thống sổ sách quản lý TBDH nhƣ sổ nhập kho, sổ theo dõi trang thiết bị, sổ mƣợn trả thiết bị, sổ đăng ký giảng dạy để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc sử dụng TBDH của cán bộ, giáo viên và nhân viên.
- Chỉ đạo việc sử dụng TBDH:
+ Xây dựng các quy định, quy chế, quy trình về sử dụng TBDH nhằm
đảm bảo mục tiêu đã đặt ra là nâng cao chất lƣợng đào tạo và giảm chi phí sử dụng.
+ Phân công nhân sự phụ trách quản lý việc sử dụng TBDH
+ Xác định vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với việc sử dụng TBDH.
+ Hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân sử dụng các loại thiết bị mới.
- Kiểm tra việc sử dụng TBDH:
+ Kiểm tra các thiết bị sau mỗi lần sử dụng để phát hiện những hỏng hóc và kịp thời sửa chữa.
+ Theo dõi, thống kê, đánh giá hiệu suất sử dụng TBDH thƣờng xuyên, định kỳ dựa vào sổ mƣợn trả TBDH.
Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng TBDH trong mỗi giờ học nhằm tạo thói quen cho GV trong việc sử dụng thiết bị.
+ Theo kế hoạch đầu năm, nhà trƣờng tổ chức kiểm kê, đánh giá lại thiết bị, trên cơ sở đó sẽ tổ chức quản lý, đƣa vào sử dụng và xem xét, điều động, giao lại thiết bị cho các đơn vị. Hiệu trƣởng giao thiết bị cố định cho từng cá nhân quản lý, sử dụng phục vụ công tác giáo dục, đào tạo của nhà
thực hiện dƣới sự quản lý, giám sát của thủ trƣởng các đơn vị và các phòng nghiệp vụ theo nội dung công việc đƣợc giao.
1.4.2.3.Quản lý bảo quản TBDH
Quản lý thiết bị dạy học còn bao gồm nội dung quản lý trong bảo quản thiết bị dạy học. Muốn thiết bị dạy học phục vụ hiệu quả cho quá trình giảng dạy, học tập trong nhà trƣờng, mà cụ thể là hiệu trƣởng trong các nhà trƣờng đó cần xác lập kế hoạch cụ thể nhằm thực hiện khâu bảo quản thiết bị dạy học một cách tốt nhất, sao cho thiết bị dạy học phát huy hết tác dụng, phục vụ hiệu quả cho quá trình học tập của sinh viên và giảng dạy của giáo viên,…
- Lập kế hoạch bảo quản TBDH:
Dựa vào kế hoạch trang bị, sửa chữa TBDH, nhà trƣờng sẽ có kế hoạch bảo quản TBDH, tránh lãng phí nguồn trang thiết bị.
Kế hoạch bảo quản TBDH có thể định kỳ, thƣờng xuyên hoặc đột xuất dựa vào tình hình sử dụng TBDH.
- Tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch bảo quản TBDH:
+ Thực hiện đúng quy trình và phƣơng pháp bảo quản theo hƣớng dẫn của nhà sản xuất và tuân thủ những quy định chung về bảo quản TBDH
+ Có quy định về việc bảo quản TBDH sau khi sử dụng TBDH trong quá trình đào tạo.
+ Thực hiện bảo quản theo chế độ phù hợp đối với từng loại dụng cụ, thiết bị, vật tƣ khoa học kĩ thuật.
+ Hƣớng dẫn bảo quản các các trang thiết bị phục vụ phòng ban, phòng học, phòng thực hành, phòng thực nghiệm, các thiết bị phục vụ giảng dạy và sách, báo, tạp chí, bài nghiên cứu, tài liệu…tại thƣ viện; giữ gìn các công trình đƣợc xây dựng trong nhà trƣờng và các TBDH đảm bảo sử dụng lâu dài.
+ Hƣớng dẫn, yêu cầu các tổ chức, cá nhân bảo quản theo quy định đối với dụng cụ, vật tƣ khoa học kỹ thuật: cần quan tâm đến ảnh hƣởng của thời tiết, khí hậu, môi trƣờng cất giữ... đến các loại dụng cụ tinh vi, đắt tiền (nhƣ
dụng cụ quang học, điện tử, máy tính...). Cần có kinh phí để mua vật tƣ, vật liệu cho việc bảo quản.
- Chỉ đạo việc bảo quản TBDH:
+ Xây dựng thủ tục, quy trình bảo quản TBDH một cách khoa học, hợp lý, rõ ràng, đơn giản
+ Phân công nhân sự phụ trách quản lý việc bảo quản TBDH.
+ TBDH phải đƣợc làm sạch và bảo quản ngay sau khi sử dụng, định kỳ bảo dƣỡng, bổ sung phụ tùng, linh kiện, vật tƣ tiêu hao
+ Yêu cầu các đơn vị, cá nhân thực hiện đúng quy trình và phƣơng pháp bảo quản theo hƣớng dẫn của nhà sản xuất và tuân thủ những quy định chung về bảo quản.
- Kiểm tra việc bảo quản TBDH:
+ Thực hiện chế độ kiểm kê thiết bị theo định kỳ để phát hiện kịp thời những thiết bị bị hƣ hỏng, từ đó có biện pháp khắc phục, sửa chữa phù hợp.
- Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm soát chất lƣợng công tác bảo quản TBDH một cách chặt chẽ, hợp lý và khoa học. Thiết bị dạy học một mặt là phƣơng tiện, là đối tƣợng của giảng dạy và học tập, mặt khác đó là những đối tƣợng vật chất cụ thể cho nên có thể tốt, xấu, hƣ hỏng, mất mát hoặc giảm chất lƣợng. Do vậy việc bảo quản chặt chẽ, hợp lý và khoa học là rất cần thiết. Tóm lại, trên cơ sở kế hoạch đã xây dựng cho việc trang bị, sử dụng và bảo quản, các bộ phận phụ trách sẽ triển khai thực hiện và phối hợp thực hiện các công việc theo nhiệm vụ, chức năng của mình. Đặc biệt BGH phải xây