6. Bố cục của tiểu luận
2.3.4. Về hoạt động thông tin – thư viện
Quy trình xây dựng và phát triển vốn tài liệu
Quy trình xây dựng và phát triển vốn tài liệu là khâu đâu tiên và quan trọng của hoạt động thư viện. Vốn tài liệu có đảm bảo về chất lượng hay số lượng đều phụ thuộc vào khấu này.
Bổ sung và phát triển vốn tài liệu hiện nay của thư viện đã được quan tâm, tuy nhiên quy trình bổ sung vẫn chưa có bộ phận riêng biệt chuyên trách mà khâu phát triển vốn tài liệu giám đốc thư viện đảm nhiệm, mặc dù các khâu kiểm tra trùng và khảo sát vốn tài liệu giao cho bộ phận xử lý nghiệp vụ nhưng chưa chuyên nghiệp.
Quá trình bổ sung phát triển vốn tài liệu đã được xây dựng kế hoạch xin kinh phí hàng năm. Nhưng kế hoạch bổ sung chưa rõ ràng, thường một năm thư viện bổ sung 02 lần một năm, nguồn kinh phí phụ thuộc vào tài chính của nhà trường. Thư viện chưa xây dựng bổ sung hàng quý cụ thể, vì vậy, khi sách bổ sung về không đều, lúc thì cả quảng thời gian dài không bổ sung lúc thì bổ sung sách về một đợt quá nhiều gây khó khăn cho việc xử lý nghiệp vụ (lúc nhiều sẽ xử lý chậm gây ảnh hưởng đến quá trình phục vụ BĐ).
Việc thu nhận tài liệu nội sinh đã được thư viện quan tâm, năm 2013 đã có quyết định quy định về việc thu nhận tài liệu nội sinh (luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ - giảng viên; khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên) vừa tài liệu giấy vừa cơ sở dữ liệu. Tài liệu nội sinh đã góp phần làm cho nguồn lực thông tin của thư viên ngày càng đáp ứng với nhu cầu của.
Song song với việc bổ sung vốn tài liệu là việc thanh lý tài liệu. Thanh lý, kiểm kê của thư viện dựa vào quy định của kiểm kê bên tài chính trừ hao mòn của tài sản (tài liệu) hàng năm trái với quy định thanh lý kiểm kê của thư viện.
Quy trình công tác xử lý nghiệp vụ
Công tác xử lý nghiệp vụ bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung. Đây là hai khâu qua trọng của Thư viện. Hiện nay, Tổ nghiệp vụ chịu trách nhiệm của một khối công việc lớn như: Xử lý nghiệp vụ toàn bộ tài liệu trong thư viện, biên tập cổng thông tin, viết bài trang web, biên tập bản tin, in thẻ sinh viên, in mã vạch và nhãn gáy.
Việc giám sát công việc nghiệp vụ của Thư viện chưa được chú trọng. Quá trình xử lý nghiệp chỉ dựa vào khả năng trình độ nghiệp vụ của cán bộ, chưa có tổ trưởng chịu trách nhiệm phân công, theo dõi công việc của từng cán bộ. Các khâu xử lý nghiệp vụ như: Phân loại, tóm tắt, định từ khóa, định chủ đề, biên mục không thực hiện tiền máy mà xử lý trực tiếp trên máy tính nên quá trình kiếm tra rất khó khăn mà chỉ phụ thuộc vào năng lực của người xử lý.
Các công đoạn định từ khóa, định chủ đề chưa có công cụ hỗ trợ như từ chuẩn, từ khóa. Chưa xây dựng được quy trình chuẩn nghiệp vụ của đơn vị, Thư viện đang xây dựng quy tình hoạt động thư viện theo tiêu chuẩn ISO, tuy nhiên quy trình xử lý nghiệp vẫn chưa có.
Bộ phận xử lý nghiệp vụ chỉ mới xây dựng thư mục thông báo sách mới, chưa chú trọng đến việc các ấn phẩm thông tin hay thư mục chuyên đề các ngành, các khoa.
Quy trình tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
Khi tài liệu đã được xử lý nghiệp vụ xong Thư viện tiến hành tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu.
Thư viện tổ chức kho theo kho đóng ngoài các ưu điểm như: Tài liệu được săp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ, cỡ nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản; nếu sắp xếp theo số đăng ký cá biệt thì cán bộ thư viện lấy sách cho BĐ nhanh, ít mất mát, ít hư hỏng, tiết kiệm giá. Tổ chức kho đóng có những nhược điểm: NDT không trực tiếp vào kho lấy sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua cán bộ thư viện, kếm hứng thú, BĐ đến ít hơn; sách có cùng nội dung, đề tài, chủ đề không nằm cạnh nhau vì sách sắp xếp theo khổ, khổ và số đăng ký cá biệt; cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ. Tổ chức kho đóng chưa thực sự thu hút được BĐ đến thư viện, trong khi xu thế của các thư viện hiện nay là tổ chức theo kho mở.
Vấn đề bảo quản vốn tài liệu thư vện đã chú trọng, hàng tháng hàng quý đều có kiểm tra và có biện pháp xử lý hóa học ngăn ngừa mối, hút bụi, vệ sinh kho sách sạch sẽ hàng tuần vào buổi chiều thứ 6.
Quy trình công tác phục vụ bạn đọc
Phục vụ BĐ là khâu cuối cùng của hoạt động thư viện, đánh giá được chất lượng của thư viên. Công tác phục vụ theo kho đóng nên chưa thu hút được BĐ đến nhiều với thư viện.
Do cơ sở vật chất còn thiếu thốn nên các phòng đọc – mượn đang kết hợp với tách rời nhau mà còn chung với nhau như: Phòng đọc báo, tạp chí, tài liệu nội sinh chưa tác riêng để tổ chức kho mở để thu hút với BĐ. Phòng khai thác thư viện điện tử, phòng máy tính đang kết hợp với phòng đọc-mượn của giáo viên cơ sở 1, phòng đọc – mượn chung ở cơ sở 2. Chính điều đó đã tạo nên một không gian không thoáng mát, chưa thực sự thu hút được BĐ.
Công tác phục vụ BĐ hiệu quả cần phải tổ chức mở các lớp đào tạo kỹ năng thông tin cho NDT. Hàng năm, Thư viện đã tổ chức tập huấn kỹ năng sử dụng thư viện đầu khóa học cho sinh viên năm 1 kết hợp trong chương trình
sinh hoạt công dân. Do vây, hiệu quả không cao vì lớp học đông, thời gian quá ít (2 tiết), lớp học ghép với số lượng đông có khi lên đến cả 500 sinh viên.
Để công tác phục vụ BĐ tốt thì đòi hỏi nhu cầu tin của NDT phải được đáp ứng. Tuy nhiên, việc thống kê BĐ hàng tháng, hàng quý, hàng năm chưa được chú trong, còn mang tính hình thức. Việc điều tra nhu cầu tin của BĐ chưa được khảo sát hàng quý, hàng năm, có chăng thì chỉ để phục vụ cho một số đề tài độc lập với thư viện.
Các sản phẩm dịch vụ thông tin của thư viện chưa được chú trọng và đầu tư đúng mức, mới chỉ dùng lại ở thư mục thông báo sách mới, các loại sản phẩm và dịch vụ như thư mục chuyên đề, dịch vụ thông tin chưa được quan tâm.
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ THƯ VIỆN TẠI TRUNG
TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH 3.1. Đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
Bộ máy tổ chức là rường cột, là bộ phận quan trọng trong tất cả mọi hoạt động của các tổ chức cơ quan. Thư viện là một đơn vị đọc lập trực thuộc trường nên cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn thiện.
3.1.1. Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy
Trong những năm gần đây, việc tổ chức hoạt đông thông tin – thư viện ở các trường đại học đã và đang được Bộ Giáo dục và Đào tạo quan tâm cũng như các trường đại học đặc biệt quan tâm. Vì xây dựng và tổ chức hoạt động thư viện trường học chính là tạo điều kiện nâng cao chất lượng giáo dục – đào tạo trong gian đoạn tới.
Trong giáo dục đại học, Thư viện là một trong 9 tiêu chuẩn để đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục đại học. Để đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện giáo dục của trường ĐHHT đòi hỏi phải đổi mới về chất lượng tổ chức hoạt động thông tin- thư viên. Theo đó, Thư viện là một đơn vị độc lập trực thuộc trường. Trung tâm TT-TV trường ĐHHT với hai cơ sở vì vậy cơ cấu bộ máy được đề xuất theo theo mô hình sau:
* Ban gám đốc: Gồm có 01 giám đốc, 02 phó Giám đốc
- Giám đốc:Thay mặt Hiệu trưởng lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của
trung tâm và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng.
- Phó gám đốc 1: Giúp Giám đốc quản lý điều hành công tác bổ sung tài
liệu, xử lý nghiệp vụ thư viện.
- Phó gám đốc 2: Giúp Giám đốc quản lý điều hành công tác phục vụ BĐ
và các dịch vụ thông tin.
* Thư viện được chi thành 03 tổ:
- Xử lý nghiệp vụ tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu của thư viện theo chuẩn nghiệp vụ đang áp dụng của thư viện
- Xây dựng và bổ sung phát triển vốn tài liệu cho công tác đào tạo của nhà trường.
- Tổ Tài nguyên Thông tin và điều hành mạng
+ Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin cho NDT.
+ Xây dựng kế hoạch, triển khai và hỗ trợ các phần mềm ứng dụngtin học phục vụ công tác quản lý thư viện.
Điều hành mạng, quản lý cổng thông tin, xây dựng, phát triển, quản lý phần mềm thư viện điện tử, thư viện số.
- Tổ phục vụ bạn đọc
+ Phục vụ bạn đọc khai thác khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn tài liệu, cơ sở dữ liệu của thư viện.
+ Phục vụ nhu cầu bạn đọc tại các phòng đọc, mượn: đọc tại chổ, mượn về nhà...
Ở các tổ trong cơ cấu tổ chức bộ máy này cần phải bổ nhiệm các tổ trưởng để phân công theo dõi, chỉ đạo và giám sát các hoạt động thư viện.
3.1.2. Yêu cầu về nhân lực thông tin – thư viện * Đối với cán bộ quản lý * Đối với cán bộ quản lý
Trong thông tư số 56/2003/TT-BCHTT của Bộ Văn hóa Thông tin nay là Bộ Văn hóa Thể thao và du lịch, quy định đối với phụ trách thư viện phải có ít nhất những điều kiện sau:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành tương ứng thì phải được bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ tương đương trình độ đại học thông tin – thư viện.
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành thông tin – thư viện thì phải được bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành tương ứng.
Ngoài ra, cán bộ quản lý phải nắm được các xu hướng phát triển theo hướng hiện đại hóa, để có những quyết sách đúng đắn cho sự phát triển của thư viện. Người cán bộ quản lý ngoài phẩm chất, chính trị, đạo đức cần phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, có kiến thức và khả năng thực hành
về quy trình công nghệ của thư viện, có vốn ngoại ngữ tốt, có khả năng bao quát, điều hành các hoạt động trong thư viện.
* Đối với cán bộ thư viện
Trước yêu cầu của nhiệm vụ đổi mới giáo dục và việc ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ vào hoạt động thông tin – thư viện, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có năng lực thích ứng với giai đoạn mới.
Trong môi trường thư viện hiện đại, việc quản lý nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở chổ quản lý về số lượng cán bộ, khối lượng công việc, thời gian thực hiện công việc và về kỷ luật hay khen thưởng... mà điều quan trọng chính là quản lý khả năng và trình độ thực hiện công việc được giao của cán bộ thông qua chất lượng công việc đã hoàn thành. Để quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả cán bộ quản lý cần chú ý [10]:
- Tuyển dụng cán bộ theo đúng các tiêu chuẩn phẩm chất chính trị, đạo đức, tiêu chuẩn chuyên môn và năng lực cá nhân và năng lực cá nhân.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ công nghệ thông tin và thành thạo các kỹ năng nghề nghiệp bao gồm: quản lý đánh giá nguồn lực điện tử và số hóa khả năng liên kết, đào tạo làm việc theo nhóm công tác, kỹ năng đào tạo hướng dẫn NDT, kỹ năng giao tiếp... bằng các hình thức bồi dưỡng và đào tạo lại.
- Bố trí công việc hợp lý đảm bảo cho người lao động phát huy hết khả năng của mình, đặc biệt là khả năng sáng tạo, tạo cơ hội công bằng cho người lao động không phân biệt giới tính, lứa tuổi,...
- Chính sách cân bằng giữa lao động và đời sống thể hiện ở việc tào điều kiện phù hợp gữa công việc với điều kiện và hoàn cảnh gia đình, trong đó vấn đề đáng quan tâm là chế độ thời gian làm việc mềm dẻo, linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc.
Tùy vào từng vị trí làm việc đòi hỏi yêu cầu làm việc của từng cán bộ thư viện. Đối với cán bộ phòng bổ sung phải có khả năng đánh giá, phân tích, tổng hợp thông tin, nắm bắt được xu hường phát triển nguồn tin. Đối với cán bộ phòng nghiệp vụ, phải nắm vững các khung phân loại cũng như các quy tác mô
tả, chuẩn Marc21, có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có trình độ tin học, ngoại ngữ tốt để xử lý nghiệp vụ tài liệu. Đối với phòng phục vụ bạn đọc, ngoài chuyên môn nghiệp vụ phải có kỹ năng giao tiếp và khả năng sư phạm để tư vấn cũng như truyền đạt, hướng dẫn, trả lời những thắc mắc của bạn đọc trong quá trình tìm kiếm, khai thác thông tin.
3.1.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị
Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong những yếu tố cấu thành thư viện, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động thư viện.
Để thư viện và hoạt động của thư viện phát triển đáp ứng với yêu cầu đào tạo của nhà trường, Thư viện cần xây dựng chiến lược cho thư viện. Trước mắt thư viện cần mổ rộng thêm phòng thư viện điện tử và phòng đọc báo, tạp chí, sách tại cơ sở 1 và 2. Về lâu dài Thư viện cần phải có tòa nhà riêng tương xứng với nhu cầu phát triển của nhà trường về số lượng và chất lượng. Cần chuyển đổi từ phương thức phục vụ bạn đọc từ kho đóng sang kho mở nhằm phù hợp với xu thế của hoạt động thư viện hiện nay của các hệ thống thư viện.
* Giải pháp cho giai đoạn hiện tại, thư viện ở cơ sở 1
- Phòng đọc – mượn tài liệu ở kho sách sinh viên cần tách ra hai phòng: Phòng đọc báo, tạp chí tài liệu nội sinh (tổ chức kho mở) và phòng đọc – mượn của sinh viên.
- Phòng đọc – mượn giáo viên cần tách ra hai phòng: Phòng đọc - mượn giáo viên và phòng thư viện điện tử. Phòng thư viện điện tử hiện nay mới có khoảng 30 máy tính cần đầu tư thêm số lượng máy tính lên từ 50 – 100 máy tính. Ngoài ra, thư viện cần trang bị thêm các thiết bị cổng từ, camera cho giai đoạn tiếp theo tiến tới tổ chức kho mở.
* Giải pháp cho giai đoạn hiện tại, thư viện ở cơ sở 2
Hiện nay, Thư viện ở cơ sở 2 có một phòng đọc chung dành cho sinh viên và giáo vên. Phòng đọc này được bố trí phòng thư viện điện tử và kho sách chung. vì vậy, Thư viện cần tách thành hai phòng, tổ chức thành: Phòng đọc – mượn chung, phòng thư viện điện tử. Ngoài ra, thư viện cần đầu tư về số lượng máy tính cho thư viện cơ sở 2 từ 20 máy tính lên khoảng 50 – 100 máy tính,
trang bị thêm các thiết bị cổng từ, camera cho gia đoạn tiếp theo tiến tới tổ chức kho mở.
Về bộ phận Tổ xử lý nghiệp vụ và Tổ tài nguyên thông tin và điều hành mạng, hiện tại chưa có phòng riêng mà đang ngồi làm việc chung với một số phòng khác. Để đảm bảo tốt cho công việc cũng như hoạt động của thư viện, Thư viện cần bố trí thêm hai phòng làm việc riêng biệt, mang tính chuyên