Kế hoạch kiểm soát cần xem xét đến các khía cạnh như sau: 1. Thời gian ( tiến độ)
2. Chi phí( ngân sách) 3. Thành quả ( chất lượng) 4. Vấn đề phát sinh( Rủi ro)
Với mỗi vấn đề cần xác định các thông tin then chốt cần kiểm soát, thiết lập các tiêu chuẩn cho mỗi nhân tố, thủ tục thu thập thông tin, nhân sự/ bộ phận chịu trách nhiệm
7.1. Kiểm soát thời gian (tiến độ)
- Chỉ số đo lường :
Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng các hạng mục công việc
Thời gian và nguồn lực đã sử dụng
- Tiêu chuẩn so sánh: Bảng tiến độ công việc dự kiến - Thuthập thông tin/ tần suất:
Báo cáo tiến độ từ các thành viên phụ trách các hạng mục công việc hàng tuần/ tháng
Tổ chức họp định kỳ hàng tuần/ hàng tháng
Giám sát thực tế tình hình thực hiện đột xuất hoặc định kỳ
- Công việc cụ thể : Cụ thể là hàng tuần/ tháng tiến hành họp định kỳ với các bộ phận phòng ban phụ trách các hạng mục công việc theo tiến độ công việc, xử lý các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ bao gồm các nguyên nhân chủ quan và khách quan, đánh giá các nguyên nhân tiềm tang ảnh hưởng đến tiến độ, thực hiện các điều chỉnh (nếu có).
7.2. Kiểm soát chi phí (Ngân sách)
- Chỉ số đo lường
Chi phí theo tiến độ/ tích lũy Khối lượng công việc đã thực hiện - Công cụ kiểm soát:
Chi phí theo ngân sách của công việc theo lịch trình (BCWS) Chi phí dự toán của công việc được thực hiện (BCWP) Chi phí thực của công việc đã làm (ACWP)
- Thu thập thông tin/ tần suất:
33
Tổ chức họp báo cáo ngân sách hàng tuần/ hàng tháng
Kết hợp so sánh với khối lượng công việc đã thực hiện (kiểm soát tiến độ)
- Công việc cụ thể : Cụ thể là hàng tuần/ tháng tiến hành họp định kỳ với các bộ phận/ phòng ban phụ trách các hạng mục công việc, phòng tài chính – kế toán/ bộ phận phụ trách tài chính dự án, tiến hành so sánh tiến độ - khối lượng công việc thực hiện – chi phí, xử lý các vấn đề phát sinh chi phí ngoài kế hoạch, dự đoán tương lai các rủi ro làm gia tăng chi phí, đánh giá tính chất/ mứcđộ, điều chỉnh ngân sách cho dự án (nếucó).
7.3. Kiểm soát chất lƣợng.
- Chỉ số đo lường:Các thông số kỹ thuật, chất lượng, tính kinh tế, hiệu quả, độ an toàn của dự án
- Tiêu chuẩn so sánh:Các yêu cầu, tiêu chí do Ngân hàng đặt ra khi lập kế hoạch/ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước,…
- Phương pháp thu thập: Tùy từng chỉ tiêu, yếu tố có cách thu thập khác nhau: các chỉ số an toàn, hệ số kỹ thuật của công trình do đơn vị thi công, tư vấn giám sát cung cấp
- Cách thức kiểm soát:
Đối với cáctiêuchí do Ngân hàng ACB đặtrathì do cácphòng ban
chuyênmônhoặcthuêbênthứ 3 đểkiểmsoát, chẳnghạnnhưcáchệsốkỹthuật, an toàncủacôngtrìnhcầncócác công tytưvấn, giámsáttheodõi, kiểmsoát; Đối với các yêu cầu do pháp luật quy định thì có các cơ quan quản lý
nhà nước kiểm tra, giám sát nhưng trên cơ sở kiểm soát bước đầu và thường xuyên của CĐT.
7.4. Kiểm soát các vấn đề phát sinh/rủi ro:
- Thực hiện các biện pháp dự kiến, xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro (cả rủi ro tích cực, tiêu cực), thực hiện các biện pháp phòng ngừa, xử lý các vấn đề phát sinh.
- Kiểm soát rủi ro trong tất cả các bước và lồng ghép vào các nội dung kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng của dự án: nhận diện rủi ro, các vấn đềp hát sinh có thể có trong từng nội dung, hạng mục công việc, định lượng các rủi ro gặp phải, thực hiện các biện pháp phòng ngừa( thậm chí điều chỉnh dự án)
34