HÀNG- PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER:
1. Nghiệp vụ mua nhận hàng
1.1. Tính có thật
- Đơn đặt hàng phải được lập tại bộ phận mua hàng dựa trên giấy đề nghị mua hàng và kết qua lựa chọn nhà cung cấp, đơn đặt hàng trước khi chuyển đến nhà cung cấp phải có sự kiểm tra lại của bộ phận đề nghị mua để tránh tình trạng đặt mua không đúng số lượng và mẫu mã theo yêu cầu.
- Bộ phận mua hàng kết hợp với thủ kho để căn cứ nguyên phụ liệu căn cứ vào tình hình tồn kho thực tế để tính ra số lượng cần mua, tính toán thời gian hàng đến là phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất.
- Thủ kho ghi nhận đối chiếu với số lượng thực nhận và đơn đặt hàng khi hàng về. Cùng lúc đó, nhân viên bộ phận đề nghị mua hàng sẽ kiểm tra quy cách chất lượng hàng. Như vậy hàng mua về sẽ đảm bảo cả về chất lượng và số lượng.
- Kế toán kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp của chứng từ, đối chiếu thông tin trên hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng và phiếu yêu cầu mua hàng… trước khi ghi sổ kế toán.
1.2. Sự phê chuẩn
- Đối với phiếu yêu cầu mua hàng: Chỉ khi phiếu yêu cầu mua hàng được người có thẩm quyền phê duyệt thì nghiệp vụ mua hàng mới được tiến hành. Tại công ty , trên phiếu yêu cầu mua hàng phải có chữ ký của người lập và trưởng phòng của bộ phận có nhu cầu mua hàng. Thủ tục này đảm bảo việc mua hàng là đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng, tránh tình trạng người lập phiếu thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc mua hàng. Thông qua giấy đề nghị mua hàng, đơn vị có thể xác định được trách nhiệm và những người có liên quan nếu phát hiện có sự thông đồng giữa nhân viên công ty và nhà cung cấp.
- Phê duyệt mua hàng: Bộ phận mua hàng gửi thông tin của các nhà cung cấp kèm theo Phiếu so sánh và bảng báo giá cho Ban giám đốc. Sau khi xem xét bảng so sánh, Ban giám đốc sẽ ký phê duyệt chọn nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất.
- Hợp đồng mua bán: là sự ký kết giữa hai bên có chữ ký, con dấu và tên người đại diện đầy đủ.
1.3. Tính đầy đủ
- Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục để dễ bảo quản và theo dõi. Nếu có thất lạc các nhân viên phụ trách đề nghị mua hàng sẽ thông báo ngay cho bộ phận mua hàng để yêu cầu không tiến hành các thủ tục tiếp theo.
- Cần in sẵn đơn đặt hàng và chỉ giao cho duy nhất bộ phận mua hàng giữ để tránh làm mất đơn đặt hàng hay ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật. Phải đánh số thứ tự liên tục trên các đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên để gửi cho các bộ phận (bộ phận mua hàng, bộ phận đề nghị mua, thủ kho, kế toán, nhà cung cấp)
- Bảng nhập hàng cũng nên được đánh số thứ tự liên tục .
1.4. Sự đánh giá
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Rủi ro lớn nhất trong lựa chọn nhà cung cấp là nhân viên mua hàng sẽ không chọn nhà cung cấp có giá cả và chất lượng phù hợp nhất mà sẽ chọn nhà cung cấp mình đã nhận hoa hồng từ trước. Vì thế:
- Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu công khai để lựa chọn.
- Mỗi khi mua hàng cần có ít nhất 3 bảng báo giá từ ba nhà cung cấp khác nhau. Mọi thông tin trong bảng báo giá (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán,…) cần phải được ghi chép lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt. Bảng báo giá này cần phải được công khai cho bất cứ nhân viên nào có nhu cầu muốn biết.
- Việc lựa chọn lập phiếu so sánh cho 3 nhà cung cấp tốt nhất sẽ sẽ độc lập với nhân viên đặt hàng. Bảng so sánh sánh ba nhà cung cấp tốt nhất sẽ được đưa lên cho giám đốc lựa chọn, trên bảng so sánh sẽ có chữ ký của nhân viên lập và trưởng phòng bộ phận mua hàng.
- Ngoài ra đơn vị cần quản lý và cập nhật danh sách các nhà cung cấp. Như vậy đảm bảo rằng đơn vị chỉ giao dịch với những nhà cung cấp mà công ty hiểu rõ, có đủ năng lực.
1.5. Sự phân loại
- Khi xuất hiện loại hàng mới, một nhà cung cấp mới sẽ đều được kế toán công nợ khai báo đầy đủ.
- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi từng loại vật tư, từng nhà cung cấp sau khi có sự thông qua của kế toán trưởng. Vì có trường hợp kế toán viên tạo ra mã nhà cung cấp không có thực.
- Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ lập các báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán , Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái tài khoản 331,…
1.6. Đúng hạn
- Chỉ sau khi thủ kho kiểm tra, đối chiếu hàng mua vào so với hóa đơn và đơn đặt hàng, thì phiếu nhập kho sẽ chuyển ngay lên phòng kế toán để ghi nhận ngay nghiệp vụ.
1.7. Chuyển sổ và tổng hợp
- Kế toán công nợ kỳ lập bảng kê phiếu nhập và đối chiếu với các nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ, cũng như đối chiếu giữa các số liệu chi tiết và tổng hợp.
2. Nghiệp vụ thanh toán2.1 Tính có thật 2.1 Tính có thật
- Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham chiếu đến hóa đơn mua hàng tương ứng. - Các hóa đơn mua hàng đã được thanh toán sẽ đóng dấu đã được thanh toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Uỷ nhiêm chi/Phiếu chi phải đính kèm với tất cả các chứng từ có liên quan. Để kiểm soát tốt các hoạt động thanh toán nên thực hiện qua ngân hàng để tránh tình trạng chi trả cho nhà cung cấp không có thực.
2.2 Sự phê duyệt
- Kế toán công nợ sẽ theo dõi thời hạn trả nợ cùng với yêu cầu thanh toán từ phía bộ phận mua hàng tiến hành gửi yêu cầu sang kế toán tiền để thực hiện thanh toán.
- Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán cùng với bộ chứng từ, căn cứ vào phương thức thanh toán, kế toán sẽ lập Ủy nhiệm chi (hoặc Phiếu chi) , trình lên để cấp trên phê duyệt và chuyển cho Thủ quỹ và kế toán công nợ để thực hiện.
2.3 Tính đầy đủ
- Ủy nhiệm chi sẽ được đánh số thứ tự liên tục và nghiệp vụ chi tiền sẽ phản ánh theo số thứ tự này.
- Cuối kỳ đối chiếu với các khoản chi so với sổ phụ ngân hàng.
2.4 Sự đánh giá
- Tính toán tính đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán, nếu thanh toán sớm hay đúng thời hạn
- So sánh đối chiếu số tiền của các khoản chi so với sổ phụ ngân hàng.
- Nếu có hàng trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả hàng, giấy chấp thuận giảm giá của nhà cung cấp … phải được chuyển ngay cho kế toán. - Các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại nên được quy định trong hợp đồng tránh tình trạng nhân viên thông đồng với người bán để hường chiết khấu thanh toán.
2.5 Sự phân loại
- Kế toán công nợ người bán theo dõi và lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh toán theo dõi cho từng đối tượng nhà cung cấp.
- Theo dõi các tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại tiền tệ.
2.6 Đúng hạn
- Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo cho kế toán bất cứ thay đổi nào về nghiệp vụ mua hàng, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, điều kiện mua hàng để đảm bảo công ty thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp .
- Kế toán nên lưu hóa đơn theo thứ tự thời hạn thanh toán. Hàng ngày, căn cứ theo hồ sơ đã sắp xếp trên để chọn ra những khoản cần thanh toán để không bị trễ hạn.
KẾT LUẬN
Bất kể hệ thống nào được thiết kế đều tồn tại những nhược điểm nhất định, chỉ khác nhau là nhiều hay ít và có thể chấp nhận được mức độ hợp lý của nó hay không. Do đó việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng - phải trả của đơn vị chưa được hoàn thiện về mọi mặt nhưng cũng đã đáp ứng được phần lớn các mục tiêu. Tuy nhiên trong nền kinh tế ngày càng khó khăn hiện nay, nhiều doanh nghiệp bị phá sản cũng như các doanh nghiệp mới cũng liên tục xuất hiện, điều này chắc chắn khiến cho đơn vị gặp không ít trở ngại trong việc kinh doanh của mình. Do đó ngoài việc vạch ra các chiến lược cạnh tranh mới thì một điều tất yếu là công ty phải hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát quy trình mua hàng – phải trả nói riêng nhằm tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận, xây dựng sự phát triển bền vững của công ty, hơn nữa còn giúp công ty bắt nhịp kịp thời xu thế mới. Nhận thức được tầm quan trọng của điều này, công ty đã không ngừng cố gắng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình để nâng cao hơn nữa hiệu quả trong kinh doanh.
Qua quá trình nghiên cứu các lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả và thông qua khảo sát thực tiễn kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER nhóm đã giải quyết được các vấn đề:
- Tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER; phân tích , đánh giá từ đó chỉ ra được những ưu điểm và các mặt hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến các mặt tồn tại này.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng – phải trả tại công ty.
Do hạn chế về điều kiện tìm hiểu và trình độ chuyên môn của nhóm nên nội dung trình bày sẽ không tránh được những thiếu sót. Vì thế nhóm rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các quý thầy cô cùng các bạn sinh viên.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Kiểm Soát Nội Bộ - trường Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh
2. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán- trường Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh
3. Quy trình mẫu của công ty bao bì Biên Hòa.
4. Website: webketoan.com.vn, ketoankiemtoan.com.vn …