5. Kết cấu khóa luận
2.3.5.Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng đến kho của Công ty cho đến thời điểm sản phẩm được bán ra. Quy trình quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK bao gồm 3 quy trình phụ:
Quy trình nhập kho: quy cách, mẫu mã, chất lượng của hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp với thực tế, nếu có sự sai lệch, thủ kho yêu cầu lập biên bản ghi nhận và có thể từ chối nhận hàng khi có sai lệch lớn.
Quy trình xuất kho: khi công ty xuất hàng từ kho bán cho khách thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ (lệnh xuất hàng, phiếu xuất…) như phải có chữ ký của Giám đốc (hoặc người được ủy nhiệm ký lệnh xuất), kế toán, người nhận hàng,… kiểm tra quy cách, mẫu mã hàng hóa đúng với phiếu xuất thì mới ký và xuất hàng ra khỏi bao. Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập – xuất hàng, thủ kho phải ghi ngay vào thẻ kho để theo dõi và báo cáo về kế toán.
Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho: hàng tháng, công ty tiến hành kiểm kê và điều chỉnh hàng hóa trong kho. Quy trình đó diễn ra như sau:
Liệt kê các hàng hóa đang tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong
Tiến hành lập các biên bản, chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với số liệu thực tế. Nếu xuất hiện tình trạng thừa hoặc thiếu có nguyên nhân do con người gây ra, người kiểm kê lập biên bản xin ý kiến xử lý của Giám đốc hoặc người quản lý trực tiếp.
2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH BảoNgọc NK Ngọc NK
Giai đoạn 2014-2016, hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK được thể hiện qua các chỉ số:
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng: Công ty TNHH Bảo Ngọc NK đồng thời bán buôn số lượng lớn các sản phẩm của mình cho các cửa hàng kinh doanh khác và bán lẻ tại cửa hàng của Công ty cho khách hàng đến mua trực tiếp. Số lượng đơn dưới đây là số lượng đơn đặt hàng mua hàng số lượng lớn của các cửa hàng với Công ty.
Bảng2.3: Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
Số đơn hàng không hoàn thành 9 7 4
Tổng số đơn hàng 47 9 25
Tỷ lệ đơn hàng khả thi 80,85% 82,05% 84,00%
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Trong 3 năm này, ta thấy tỷ lệ đơn hàng khả thi (đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng) tương đối cao, trung bình 3 năm đạt 82,30%. Tuy nhiên, tỷ lệ này cho thấy vẫn còn trung bình 17,70% đơn hàng không hoàn thành, tương đương với 17,70% khách hàng không đáp ứng được nhu cầu. Từ năm 2014 đến năm 2016, tỷ lệ đơn hàng khả thi giảm nhẹ do tốc độ tăng của chỉ tiêu số lượng đơn hàng không hoàn thành lớn hơn so với tốc độ tăng tổng số đơn đặt hàng. Công ty cần chú trọng vào khắc phục các nguyên nhân chủ quan làm tăng lượng đơn đặt hàng không đáp ứng được có liên quan tới công tác vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho.
Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho: được xác định thông qua hai thông số là số lượng các báo cáo không chính xác và tổng số các báo cáo trong năm.
Bảng:2.4Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của báo cáo tồn kho
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số báo cáo không chính xác 3 5 4
Tổng số báo cáo 24 24 24
Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho
87,50% 79,17% 83,33%
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Nhìn chung, trong các năm từ năm 2014 đến năm 2016, các báo cáo tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp có độ chuẩn xác cao. Tuy nhiên, nhà quản trị và các cấp quản lý cần nâng cao hơn nữa ý thức làm việc có trách nhiệm của nhân viên kho, tăng cường kiến thức nghiệp vụ nhằm giảm tối đa số báo cáo còn sai sót, giúp các quyết định nhà quản trị đưa ra thiết thực, khắc phục đúng vấn đề hơn.
2.4. Các kết luận, phát hiện qua nghiên cứu thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Bảo Ngọc NK