Phòng Khai thác là Bộ phận quan trọng nhất tại Cảng transvina. Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch mọi hoạt động của Cảng và là đầu mối thông tin giữa Cảng với hãng tàu.
Chức năng nhiệm vụ của Phòng cụ thể như sau:
Trước khi tàu cập cầu:
- Nhận kế hoạch tàu vào cảng của hãng tàu:
oTên tàu, Số chuyến, Thời gian dự kiến làm hàng nhập/xuất.
oSố lượng hàng nhập và hàng xuất tạm thời. loại hàng đặc biệt (nếu có), hàng hạ bãi, hàng để lại tàu, hàng shipside, các thông tin liên quan đến hàng hoá...
oNếu là tàu mới, lần đầu tiên vào cảng thì yêu cầu hãng tàu gửi thông số tàu để cập nhật vào phần mềm (vẽ sơ đồ tàu, cập nhật dữ liệu...của tàu đó).
- Làm kế hoạch tàu gửi đến các đơn vị liên quan: Đảm bảo làm tàu đúng tiến độ, đúng yêu cầu, an toàn, đầy đủ...
oCảng vụ: Gửi kế hoạch tàu để xác nhận cảng đã sẵn sàng cầu bến, phương tiện đón tàu vào làm hàng.
oTàu lai: Trong trường hợp Transvina có hợp đồng với công ty tàu lai phục vụ làm tàu lớn thì Bộ phận Khai Thác phải báo tàu lai phân công, hỗ trợ tàu cập cầu và rời cầu.
oChỉ đạo công nhân, giao nhận xếp dỡ: Lưu ý liên lạc giờ tàu sát sao, thông báo kịp thời để bố trí lực lượng công nhân, giao nhận cho phù hợp.
oTổ lái cẩu, lái xe trucking: Thông báo lượng hàng nhập xuất sơ bộ để bố trí công việc và lượng xe kịp thời.
oPhòng Kỹ thuật: Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của các phương tiện phục vụ làm tàu ( cần cẩu, xe nâng, xe trucking, dụng cụ làm hàng, hệ thống điện, các tủ điện...) đảm bảo thông suốt.
oThông báo cho phòng Thương Vụ để nhập dữ liệu hàng hoá kịp thời, phục vụ khách hàng.
oThông báo cho Tổ Bảo vệ thời gian dự kiến tàu làm hàng tại cảng.
oPhòng Khai thác bàn giao công việc cụ thể giữa các ca trực. - Nhận list hàng nhập.
oNhận mọi thông tin về hàng nhập phải dỡ hoặc để lại tàu. Sơ đồ hàng trên tàu, tổng số, loại hàng, tình trạng hàng hoá...
oNếu là hàng nhập khẩu shipside sang bãi khác thì yêu cầu hãng tàu cấp công văn Hải quan hàng chuyển thẳng về kho riêng (lưu ý in list cho giao nhận và bảo vệ), phương tiện bên nào vận chuyển.
oLên kế hoạch sắp xếp hàng nhập trên bãi cho từng loại hàng.
oChuyển list nhập, list shipside và sơ đồ cho giao nhận, chỉ đạo công nhân, bảo vệ
oVới loại hàng đặc biệt (quá khổ, quá tải, hoá chất, hàng lạnh, hàng rời...) lưu ý khi xếp dỡ phải báo chỉ đạo, giao nhận, phương tiện tham gia và chuẩn bị dụng cụ, đầy đủ.
- Nhận list hàng xuất:
oTrường hợp hàng xuất có trên bãi: Khai thác phải chuẩn bị list, sơ đồ kỹ càng. Phải cập nhật thường xuyên mọi thay đổi trong list mà hãng tàu yêu cầu, từ đó thông báo kịp thời đến các bộ phận làm tàu như giao nhận, chỉ đạo, lái cẩu...
oPhân công các bộ phận tham gia làm hàng xuất sao cho phù hợp, thuận tiện. - Khi tàu cập cầu và làm hàng tại Cảng:
oChuẩn bị cầu bến gọn gàng để đón tàu (salan) cập cầu an toàn.
oTổ Bảo vệ phải có mặt tại cầu tàu đúng thời gian để đón tàu: Phân công người, vị trí buộc dây cho tàu cụ thể...
oCán bộ đi ca thường xuyên liên lạc với hoa tiêu dẫn tàu và tàu lai để phối hợp cho tàu cập cầu an toàn.
oTàu cập cầu xong triển khai ngay việc làm hàng theo kế hoạch đã định tới công nhân, giao nhận, lái cẩu, trucking, xe nâng...
oTrường hợp hàng nhập hoặc xuất có lô hàng đặc biệt (quá khổ, quá tải, hoá chất, hàng lạnh, hàng rời...)
oLuôn luôn theo dõi trực tiếp và gián tiếp thông qua VHF với các bộ phận việc làm hàng của tàu ngay tại cầu tàu để đáp ứng kịp thời các phát sinh có thể xảy ra.
oLiên lạc thường xuyên với chủ hãng tàu, các đơn vị liên trong suốt quá trình làm hàng.
oPhối hợp với giao nhận, sỹ quan đi ca của tàu, đại diện hãng tàu xử lý kịp thời tình trạng hàng nhập, xuất hỏng hóc, sai chì hoặc hàng đặc biệt, và lập biên bản bàn giao cụ thể.
oNhận tally hàng nhập từ giao nhận, làm biên bản giao nhận và tình trạng hàng nhập để ký với tàu. Một số trường hợp hàng nhập hỏng nặng phải lập thêm một biên bản riêng, có chữ ký của đại diện hãng tàu, sỹ quan đi ca của tàu, giao nhận cảng, cán bộ khai thác cảng. Tránh xảy ra kháng cáo không đáng có.
oTiến hành công tác chuẩn bị làm hàng xuất kịp thời: Nhận và chuyển list xuất, sơ đồ tổng, sơ đồ chấm BAY... cho bộ phận giao nhận, chỉ đạo công nhân.
oTrong quá trình làm hàng xuất phải thường xuyên liên lạc với đại diện hãng tàu, chỉ đạo công nhân, giao nhận, xe nâng, xe trucking...để đảm bảo việc xuất hàng đúng, đủ, kịp thời. Tránh thiếu sót xảy ra.
oHoàn thành các văn bản hàng hoá nhập, xuất và ký xác nhận đầy đủ giữa các bên.
oĐến giờ tàu rời cầu: Phối hợp với Hoa tiêu, Thuyền trưởng, tàu lai, tổ bảo vệ cho tàu rời cầu an toàn.
Các công việc chuyên môn
• Điều hành khi làm tàu:
Khi đi ca chính, cán bộ đi ca phải điều hành chung mọi công việc ngoài cầu tàu, trên bãi, phương tiện, con người. Phối hợp xử lý kịp thời mọi tình huống xảy ra. Nếu ngoài tầm trách nhiệm phải báo cáo ngay cho Trưởng Phòng để giải quyết.
• Cán bộ đi ca luôn sát sao các hoạt động trên bãi:
Theo dõi và hướng dẫn tận tình với khách hàng giao nhận hàng trên bãi
Cùng với Bảo vệ hướng dẫn mọi phương tiện hoạt động trên bãi sao cho hợp lý, gọn gàng, an toàn...
Lên kế hoạch sắp xếp hàng hoá trên bãi trong khi đi ca và sau mỗi ca trực để tận dụng diện tích xếp hàng một cách hiệu quả nhất.
Theo dõi mọi diễn biến, tình trạng và hoạt động các hàng hoá đặc biệt (cont hàng, cont vỏ rỗng, cont lạnh, cont quá khổ...) để có biện pháp giải quyết kịp thời.
Đóng rút điện khi nhập - xuất cont lạnh với tàu, salan, chủ hàng. Theo dõi tình trạng hoạt động và thông báo kịp thời cho hãng tàu khi xảy ra trục trặc với từng container refer.
Trong quá trình đi ca luôn phối kết hợp với cán bộ khai thác đi hành chính hoàn thành mọi công việc chuyên môn.
• Làm việc theo giờ hành chính.
Khi nhận được kế hoạch tàu của hãng tàu, cán bộ Khai thác phải gửi kế hoạch này cho các bên liên quan (như đã nêu trong phần I)
Cập nhật mọi thông tin về chứng từ tàu vào hệ thống phần mềm OM của công ty, vào các form chứng từ làm hàng.
Lập biên bản nhập - xuất, Biên bản tình trạng hàng hoá (ROROC, COR, Time sheet…) và các Biên bản khác (nếu có) rồi ký xác nhận vời tàu và hãng tàu.
Tiếp đón và giải quyết các công việc của khách hàng như tình trạng hàng hoá, niêm chì, kiểm hoá, kiểm dịch, hạn lệnh, đóng rút hàng hoá, công nhân, phương tiện phục vụ, xác nhận điện lạnh với các cont refer, xác nhận vị trí hàng hoá trên bãi, chọn và cấp container hàng, vỏ...
Làm sơ đồ hàng hoá trên bãi thật đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho khách hàng và làm tàu.
Nhanh chóng cung cấp mọi thông tin của hàng hoá xuất nhập khẩu như tên tàu, số chuyến, niêm chì, số contaner, hình ảnh contaner, loại hàng hoá...cho bộ phận làm thủ tục hải quan để giải phóng hàng kịp thời.
Cung cấp mọi thông tin về tình trạng container khi mà hãng tàu yêu cầu. Tổng hợp sản lượng nhập - xuất tàu, sản lương xe trucking, xe nâng.