Để phát triển một hệ thống thông tin phải trải qua 7 giai đoạn, giai đoạn sau thực hiện nối tiếp với giai đoạn trước và giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi giai đoạn trước đã được hoàn thành. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã được hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Bảy giai đoạn bao gồm:
1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. 2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. 3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. 5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. 7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu:
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu cần thiết để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm các công đoạn chính sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2 Làm rõ yêu cầu.
1.3 Đánh giá khả năng thực thi.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:
Giai đoạn này nhằm mục đích hiểu những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Phân tích chi tiết bao gồm những công việc sau:
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi.
2.6 Thay đổi đề xuất dự án.
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.. Nó sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình Logic sẽ phải được những người sừ dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.2 Thiết kế xử lý.
3.3 Thiết kế các luồn dữ liệu vào. 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 3.5 Hợp thức hóa mô hình logic.
Sau khi thiết kế logic xong sẽ được người dùng xem xét và chuẩn y. Và các phân tích viên phải đưa ra các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phưong án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết.
Nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức. Đề xuất bao gồm:
4.1 Xác địn các rang buộc tin học và rang buộc tổ chức. 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4 Chuẩn bị và trình bày cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng.mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa. 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Giai đoạn này có mục đích cung
cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. 6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Mục đích của giai đoạn này đó là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc chuyển đổi phải được thực hiện với những va chạm ít nhất. Các công việc cần làm:
Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi.
Khai thác và bảo trì. Đánh giá.
2.2. Phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tin kế toán.
2.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Thông tin kế toán là những thông tin mang tính chất động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đày đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hạch toán trong kinh doanh. Thông tin kế toán cũng mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra.
Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định: trên cơ sở các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn,
các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay đầu tư tiếp vào doanh nghiệp. Thông tin kế toán cũng cung cấp cơ sở để nhà nước hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như chính sách về đầu tư, chính sách thuế…
Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ hiệu khác thành thông tin
Phần cứng bao gồm máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi dùng để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó.
Phần mềm được chia làm 3 loại lớn: phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển. Phần mềm hệ thống quản lý phần cứng máy tính, phần mềm ứng dụng quản lý dữ liệu của chúng ta như chúng ta mong muốn, ở
Phần cứng Phần mềm Con người Cơ sở dữ liệu Các thủ tục
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách)
đây là phần mềm kế toán và phần mềm phát triển được dùng để tạo ra các phần mềm khác. Hai loại phần mềm đầu là chính yếu.
Con người là những người sử dụng hệ thống thông tin kế toán cho các mục đích quản lý và thu thập thông tin.
Cơ sở dữ liệu là kho dữ liệu dung để quản lý thông tin của doanh nghiệp Các thủ tục do con người tạo ra dung để xử lý một nhiệm vụ nào đó của hệ thống như là nhập liệu, lưu trữ, đưa kết quả sau khi xử lý ra.
Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các doạnh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự ở các góc độ sau:
- Phương pháp xử lý thông tin: thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính.
- Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối - Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng trong và ngoài tổ chức.