3. Thực trạng về hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn
3.3.1 Công tác tiếp nhận vật tư
Hàng năm, ở doanh ngiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch thu mua vật tư. Kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất để xác định ra nhu cầu về vật tư, từ đó tiến hành cân đối giữa nhu cầu với khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu
mua vật tư. Tại doanh nghiệp số lượng vật tư lớn, chủng loại vật tư đa dạng, nếu công tác tổ chức bảo quản không tốt sẽ dẫn đến hư hỏng, kém chất lượng như bị gãy, vỡ các quân trai, sừng làm ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm.
Trong thời gian tới, phòng vật tư chuyên môn hoá gắn từng người với công việc cụ thể nhất định, tăng thêm trách nhiệm của cán bộ thu mua làm cho họ nắm chắc các nguồn hàng cung cấp, nắm chắc các chủng loại vật tư, phụ trách về số liệu tồn kho, số liệu cần dùng, số cần mua trong dự trữ tối đa, tối thiểu và yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư cũng như giá cả của chúng. Giá trị thu mua là vấn đề công ty quan tâm làm sao để chi phí bỏ ra ít nhất mà mua được khối lượng vật tư nhiều nhất, tốt nhất, hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi ở đầu vào.
Nếu khâu thu mua có ảnh hưởng lớn đến chi phí vật tư thì khâu tổ chức vận chuyển và bảo quản cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng trong công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp. Nếu tổ chức vận chuyển bảo quản không khoa học sẽ dẫn đến vật tư bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng sản phẩm, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Hiện nay doanh nghiệp túi thêu thủ công Tuấn Nga chưa có đội xe chuyên chở việc vận chuyển hoàn toàn thuê ngoài dẫn tới một số trường hợp không chủ động hoặc chi phí vận chuyển cao.
3.3.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất.
Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng phân xưởng, từng tổ, từng bộ phận đưa lên và tiến độ sản xuất của công việc do các phân xưởng đảm nhận, công ty lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và tiến hành cấp phát cho các tổ theo lịch đã định. Việc cấp phát vật tư cho hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu do phòng cung đảm nhận.
Kho tiếp nhận và cấp phát vật tư: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư do phòng cung vật tư viết sẽ tiến hành cấp phát cho các bộ phận, chủ yếu là các tổ thêu, tổ máy, tổ kiểm tra bán thành phẩm (các mảnh vải đã được thêu), tổ kiểm tra thành phẩm (các túi thêu). Dưới đây là phiếu xuất kho của doanh nghiệp cho bộ phận máy túi.
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ SỐ 104
Bộ phận sử dụng: Tổ máy túi. Ngày 1 tháng 3 năm 2007 Xuất tại kho doanh nghiệp.
ST T Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá
(1000đ)
Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Chỉ Cuộn 10 10 12 120000
3 Mếch m2 40 40 3 120000 Thủ kho: Nguyễn Mạnh Hùng Xuất ngày 2 tháng 3 năm 2007
Nguồn: Phòng vật tư của doanh nghiệp.
3.3.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán.a. Công tác kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. a. Công tác kiểm tra tình hình sử dụng vật tư.
Về công tác này, hạch toán chi phí tiết vật tư là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư.
Để tổ chức tốt công tác kế toán này, doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế ở công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần kế toán chi tiết vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho vật tư.
- Phiếu xuất kho vật tư.
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn cước phí vận chuyển.
Tại kho, hàng ngày thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, xuất kho sau đó tiến hành ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật tư và chuyển toàn bộ phiếu xuất nhập cho kế toán chi tiết vật tư tại phòng kế toán. Thực tế tại công ty thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày được bởi vì rất nhiều loại vật tư trong kho, thực hiện công việc này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Do đó, doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm kê 6 tháng một lần. Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.
b. Công tác quyết toán vật tư.
Công tác này phản ánh các nguồn vật tư của doanh nghiệp. Song chỉ nói chung chung các nguồn vật tư chứ chưa đưa ra được con số cụ thể và khả năng của các nguồn, giá cả vật tư, chất lượng vât tư, phương thức mua bán và thanh toán. Nó chỉ phản ánh tổng số vật tư đã sử dụng, số sản phẩm hoàn thành, số vật tư còn lại sau kỳ sản xuất mà chưa phản ánh được số vật tư đã tiết kiệm hay bội chi. Việc xác định số vật tư đã sử dụng chỉ căn cứ vào số liệu cấp phát chứ chưa căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư và khối lượng công việc đã hoàn thành.
Các bước tiến hành xác định lượng vật tư hao phí thực tế, tỉ lệ hao phí vật tư thực tế, lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi chưa được thực hiện. vì vậy việc đề
ra phương pháp tiết kiệm vật tư chỉ còn đơn thuần là công nhận số vật tư đã hao phí và số lượng công việc đã hoàn thành từ số vật tư đó. Do vậy chưa có cơ sở để tính hệu quả kinh tế của việc sử dụng vật tư.