Chương II: Giải pháp cho doanh nghiệp giấy Việt Nam khi Việt Nam gia nhập WTO
4.3.3 Công nghệ thông tin với vai trò hỗ trợ quản lý cho doanh nghiệp:
Ngành Giấy Việt Nam đang đứng trước những thách thức mạnh mẽ của tiến trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới. Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý càng trở nên cấp thiết.Chi phí để đầu tư CNTT không lớn lắm, nếu so với tổng mức đầu tư của một đơn vị kinh tế lớn như Tổng công ty Giấy Việt Nam. Việc đầu tư một hệ thống CNTT, thiết lập hệ thống mạng, nâng cấp và trang bị thêm các
trang thiết bị CNTT, thuê đường truyền Internet riêng, chi phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng .... ở mức dưới 1 tỷ đồng và chi phí hàng tháng khoảng 20 triệu. Tuy vậy, điều đáng nói là trang thiết bị CNTT là loại tài sản có mức xuống giá rất nhanh, thường chỉ sau một vài năm giá trị đã giảm đi rất nhiều so với giá trị gốc. Nếu không ứng dụng và sử dụng CNTT một cách có hiệu quả thì các phương tiện và trang thiết bị CNTT không những không phát huy được hết khả năng vốn có mà người đầu tư còn mất đi khoản tiền đầu tư đáng kể (máy tính chỉ được tính khấu hao trong 4 năm). Nếu không được ứng dụng cùng với các giải pháp công nghệ thông tin khác, trang thiết bị CNTT chỉ phát huy được từ 10 - 30% công suất.
Công nghệ thông tin đưa ra cách thức mới cho hoạt động của doanh nghiệp theo hướng phát huy tối đa khả năng trang thiết bị, mạng máy tính, Internet và truyền thông điện tử. Nhờ có thương mại điện tử, doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường, quảng cáo hay bán hàng trực tuyến 24h/ngày, 365 ngày/năm trên toàn thế giới. CNTT cũng đem tới giải pháp xử lý ở tất cả các lĩnh vực nhân sự, tài chính kế toán, quản lý kỹ thuật, hỗ trợ làm việc theo nhóm (teamwork), chia sẻ tài nguyên cơ sở dữ liệu và trở thành yếu tố quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
- Giảm chi phí hành chính : Việc gửi thư hoặc Fax bằng hình thức thông thường, thường mất phí cao, đặc biệt là đường dài. Cước phí Fax đi thành phố Hồ Chí Minh rẻ nhất là 1818đ/phút, cước phí Fax đi quốc tế rẻ nhất là 1,3 USD/phút. Nếu gửi thư bằng E-mail sẽ nhanh hơn, rẻ hơn rất nhiều, đắt nhất vào khoảng 180 đ/phút và chất lượng lại tốt hơn nhiều (có thể in lại nguyên bản gốc ban đầu). Đặc biệt là có thể gửi tài liệu dưới dạng file, rất thuận lợi cho người nhận. Ngoài ra còn có thể giảm chi phí điện thoại quốc tế bằng cách gọi điện thoại qua Internet với mức giá chỉ có 0,04USD/phút(2). Nếu sử dụng dịch vụ mạng đa số dịch vụ tích hợp
ISDN(3) (Integrated Service Digital Network) có thể tổ chức hội nghị trực tuyến Bắc Nam (chẳng hạn các cuộc họp tổng kết của toàn Tổng Công ty) để giảm chi phí đi lại, ăn nghỉ của các đại biểu. Sự phát triển ngày càng nhanh của CNTT hứa hẹn người sử dụng sẽ được cung cấp các dịch vụ có chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn.
- Sự tiện lợi: Nhờ CNTT, có thể xây dựng được mạng lưới thông tin giữa các đơn vị trong toàn Tổng công ty, giữa cấp quản lý và các cấp bị quản lý. Thông tin được chuyển tải đa chiều, hạn chế được số lượng báo cáo, trong khi chất lượng và số liệu các báo cáo được cập nhật kịp thời. Sẽ không có vấn đề gì khó cho các cấp quản lý hoặc người lãnh đạo khi muốn tìm hiều thông tin hay số liệu về các đơn vị vì chúng đã được lưu trữ trong hệ thống máy tính trung tâm và có thể truy xuất bất cứ lúc nào họ muốn.
Thư viện điện tử sẽ được xây dựng để lưu trữ tài liệu và người sử dụng có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin thông qua các chức năng hỗ trợ của CNTT như từ khóa, tìm kiếm theo danh mục… Có thể chúng ta sẽ không cần lưu trữ hàng kho dữ liệu cồng kềnh vì mọi thông tin đã được số hóa và lưu trữ vào ổ cứng máy tính. Khi cần thông tin hay tìm kiếm thông tin, các máy trạm sẽ truy cập hệ thống máy chủ và tải tất các thông tin cần thiết từ kho dữ liệu của máy chủ. Ví dụ, các văn bản pháp quy, các văn bản mới, tài liệu nghiên cứu, tài liệu kỹ thuật chuyên ngành …
- Tính an toàn và bảo mật : Với sự đảm bảo của phía các nhà cung cấp dịch vụ và hạ tầng cơ sở CNTT phát triển như hiện nay tại Việt Nam, hệ thống máy tính sẽ hoạt động ổn định, không bị bất cứ nguy cơ lớn nào đe dọa về mặt an ninh thông tin. Thông tin sẽ được lưu trữ tại hệ thống máy chủ, với các phương tiện bảo mật ở mức tối đa, do đó, khi các máy trạm có sự cố, thông tin không bị mất. Chế độ sao lưu hàng ngày bằng đĩa CD - ROM hoặc đĩa từ cho phép bảo quản thông tin một cách an toàn và tiết kiệm. Một đĩa
CD - ROM trắng có dung lượng 680 - 700 MB (tức là khoảng 400 - 500 đĩa mềm 1,44 MB) có giá khoảng 6.000 VND và có thể bảo quản trong 20 năm.