Hình 3.1: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container ở công ty An Phú
Nhân viên giao nhận yêu cầu khách hàng chuẩn bị bộ hồ sơ, các chứng từ cần thiết để làm thủ tục thông quan, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch (nếu cần)
(Bản chụp là bản photo có dấu đỏ của Công ty khách hàng) *Bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan bao gồm:
- Giấy giới thiệu của chủ hàng
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) bản chụp
- Hợp đồng giữa bên nhập khẩu và bên xuất khẩu (Sales contract) - Packing list bản chụp
- Vận đơn gốc ( Original Bill of lading)
- Vận đơn bản chụp (Bản photo có dấu đỏ của Công ty khách hàng) - Certificate of Analysis
- Certificate of Origin
*Bộ hồ sơ để kiểm tra chất lượng bao gồm: - Hợp đồng: Bản chụp
- Commercial Invoice: 1 bản chụp - Packing list: 1 bản chụp
- Certificate of Analysis: 1 bản chụp - Bill of lading: 1 bản chụp
- Tiêu chuẩn cơ sở: 1 bản - Quyết định công bố: 1 bản * Bộ hồ sơ kiểm dịch bao gồm: - Phytosanitory: bản gốc - Hợp đồng: Bản chụp - Commercial Invoice: 1 bản chụp - Packing list: 1 bản chụp - Certificate of Analysis: 1 bản chụp - Bill of lading: 1 bản chụp
- Tiêu chuẩn cơ sở: 1 bản - Quyết định công bố: 1 bản
Khi nhận được chứng từ, nhân viên giao nhận phải kiểm tra xem đúng, đủ chưa để báo khách hàng kịp thời sửa chữa, bổ sung, tránh trường hợp chậm trễ làm phát sinh thêm chi phí.
Thông thường, tại Công ty An Phú, khách hàng sẽ gửi bản scan của các chứng từ cho nhân viên giao nhận trước, để khai trước trên phần mềm hải quan. Sau đó mới nhận bản giấy để làm thủ tục.
Khi có giấy báo hàng đến (Arrival Notice) thì khách hàng phải lập tức gửi cho An Phú để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order).
3.1.2. Lấy lệnh giao hàng trên hãng tàu
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên hiện trường của Công ty An Phú sẽ lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng. Dựa vào A/N để biết địa chỉ văn phòng đại diện của hãng tàu - nơi lấy lệnh giao hàng cũng như để biết các loại phí phải nộp khi đi lấy lệnh.
Các giấy tờ cần thiết để lấy lệnh trên hãng tàu gồm: - Giấy giới thiệu (có đóng dấu công ty nhập khẩu) - Chứng minh nhân dân photo
- Giấy báo hàng đến A/N
- B/L gốc và bản B/L chụp (nếu cần)
Khi đi lấy lệnh, nhân viên hiện trường xin ứng tiền để thay mặt Công ty nhập khẩu (khách hàng) thanh toán các loại phí như:
- Phí lấy lệnh
- Phí xếp dỡ tại cảng (THC-terminal handling charge)
- Phí vệ sinh container (CLN- cleaning fee hoặc RECC ở hãng tàu SITC) - Phí mất cân bằng cont (CIC-Container Imbalance Charge)
- Phí chứng từ hàng nhập hoặc phí lấy lệnh (Document free hoặc Delivery Order free)
Khi đi lấy lệnh thì nhân viên hiện trường phải chú ý hạn của lệnh giao hàng, nếu hạn quá ngắn thì báo với nhân viên giao nhận ở công ty, liên hệ với khách hàng để gia hạn thêm.
Khi đi lấy lệnh, nhân viên hiện trường đồng thời cũng phải cược container. Nhân viên hãng tàu sẽ phát cho 1 giấy cược container, nhân viên điền tên công ty, số B/L, số
container, số tiền cược và một số thông tin khác rồi đưa cho nhân viên hãng tàu lên hóa đơn. Sau khi đóng tiền, kí hóa đơn đầy đủ, thông thường, nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại liên trắng phát cho mình liên vàng và liên xanh (Tùy hãng tàu mà thủ tục này sẽ khác nhau). Liên xanh để đi đổi lệnh ở cảng còn liên vàng dùng để lấy lại tiền cược sau khi đã kéo container đi trả hàng và hạ vỏ về bãi.
3.1.3. Làm thủ tục hải quan
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận tiến hành mở tờ khai hải quan trên phần mềm hải quan Ecus5 vnaccs. Các chứng từ cần thiết để nhập số liệu trên phần mềm gồm:
- Hợp đồng mua bán - Hóa đơn thương mại - Vận đơn
- Giấy báo hàng đến - Packing list
*Đối với hàng nguyên container, trên phần mềm phải đính kèm file danh sách container ở tab nghiệp vụ khác/ đính kèm danh sách HYS. Chú ý kiểm tra số container, số chì cho chính xác.
Khi đã lên đầy đủ thông tin trên các tab thông tin chung, danh sách hàng hóa, kiểm tra lại cho chắc chắc và in tờ khai nháp, gửi cho khách hàng để khách kiểm tra lại. Sau khi khách hàng xác nhận thì tiến hành cắm chữ kí số và truyền chính thức.
Sau đó ở tab quản lí tờ khai, tiến hành đính kèm chứng từ cần thiết như Vận đơn, Hóa đơn thương mại và một số chứng từ khác nếu cần. Các chứng từ được để ở dạng PDF hoặc ảnh.
Sau đó thì lấy kết quả phân luồng trên hệ thống. Hàng hóa sẽ được phần vào luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ.
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Chỉ cần đóng thuế là có thể thông quan.
- Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Lúc này, nhân viên giao nhận phải mang hồ sơ giấy lên Chi cục Hải quan tương ứng để kiểm tra hồ sơ. Bộ hồ sơ cần chuẩn bị gồm (sắp xếp theo thứ tự)
+ Tờ khai hải quan + Hợp đồng bản chụp + Invoice bản chụp + Packing list bản chụp + CO bản gốc + B/L bản chụp + B/L có dấu hãng tàu + Giấy nộp thuế (bản chụp + bản gốc)
- Luồng đỏ: Bên cạnh kiểm tra hồ sơ giấy, thêm thủ tục chuyển kiểm hóa hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ Hải quan bộ phận kiểm hóa trực tiếp xuống cảng để cắt chì kiểm tra hàng có đúng với hồ sơ nộp không sau đó kẹp lại bằng chì mới hoặc kiểm tra bằng máy soi. Sau khi có kết quả kiểm tra nếu phát hiện sai phạm sẽ lập biên bản và xử phạt, nếu hàng chuẩn chỉ thì thông quan.
Bảng 3.2: Mã đơn vị hải quan, cảng dỡ hàng ở thành phố Hải Phòng
Hải quan Tên cảng Địa điểm lưu kho Mã cảng dỡ
hàng Chi cục hải quan khu
vực I (03CC)
Hoàng Diệu 03CCS01 VNHHDI
Tân Cảng (Tân Vũ) 03CCS03 VNHPN
PTSC Đình Vũ 03CCS09 VNHAL
Chi cục hải quan khu vực II (03CE)
Chùa Vẽ 03CE202 VNCVE
Hải An 03CES01 VNHIA
Tân Cảng 128 03CES07 VNTCE
Nam Đình Vũ 03CES11 VNDVN
Chi cục hải quan khu vực III (03TG)
Nam Hải 03TGS01 VNNHC
Nam Hải Đình Vũ 03TGS05 VNDNH
Đoạn Xá 03TGS02 VNDXA
Transvina 03TGS03 VNHPT
Green Port 03TGS04 VNGEE
VIP Green Port 03TGS10 VNCXP
Chi cục Hải quan khu vực Đình Vũ
Đình Vũ 03EES01 VNDVU
Tân Cảng 189 03EES02 VNTCN
Cảng Lạch Huyện 03EES06 VNCLH
3.1.4. Nộp thuế
Sau khi khai xong tờ khai, số tiền thuế phải nộp được hiển thị trên tờ khai, khách hàng nộp thuế tại cơ quan thu thuế, hoặc khách hàng nhờ mình nộp thuế thì phải chuyển tiền trước. Tờ khai được tiếp nhận và xử lý, thuế nổi trên hệ thống, sau khi
được thông quan doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng tờ khai và in mã vạch tại trang web customs.gov.vn, tra cứu thuế tại trang web tongcucthue.org.
3.1.5. Đóng phí sử dụng công trình cảng biển
Tại Hải Phòng, hàng nguyên cont phải đóng phí sử dụng công trình cảng biển hay còn gọi là phí cơ sở hạ tầng, đóng tại các điểm thu phí. Để đóng tiền cần những giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan
- Thông báo nộp phí: 2 tờ - Vận đơn photo
Mức phí tính trên container: 250000đ/container 20’ 500000đ/ container 40’
Tại Hải Phòng hiện tại 13 có điểm thu phí:
- Điểm số 1, số 2: Tại tòa nhà Thành Đạt, địa chỉ số 3 đường Lê Thánh Tông - Điểm số 3: Tại tầng 2 tòa nhà Sơn Hải, địa chỉ số 452 đường Lê Thánh Tông - Điểm số 4: Tại tầng 2 tòa nhà Lê Phạm, địa chỉ số 508 đường Lê Thánh Tông - Điểm số 5: Tại tầng 5 tòa nhà TTC, địa chỉ số 630 đường Lê Thánh Tông
- Điểm số 6, số 7: Tại khách sạn Dầu khí Duyên Hải, địa chỉ số 441 đường Đà Nẵng
- Điểm số 8, số 9: tòa nhà TASA Duyên Hải, địa chỉ số 189 đường 356 (đường Đình Vũ)
- Điểm số 10: Tại tầng 1 tòa nhà văn phòng Cảng Hải An - Điểm số 11: Tại tầng 1 tòa nhà văn phòng Cảng Đình Vũ
- Điểm số 12: Tại tầng 1 tòa nhà văn phòng Cảng Nam Hải Đình Vũ - Điểm số 13: Tại tầng 1 tòa nhà văn phòng Cảng VIP Green port.
3.1.6. Đổi lệnh ở Cảng
Sau khi hoàn tất giấy tờ thì xuống Cảng đổi lấy Lệnh giao nhận container (EIO - Equipment Interchange Order), tùy vào mỗi cảng mà phiếu này sẽ có tên gọi khác.
Giấy tờ cần thiết: - Tờ khai hải quan
(Sau khi đã được Hải quan giám sát tại cảng ký) - Biên lai thu phí cơ sở hạ tầng
- Thông báo thu phí - Lệnh giao hàng D/O - Biên nhận cược container
3.1.7. Lấy hàng ở Cảng
Sau khi đổi được lệnh EIO thì nhân viên giao nhận sẽ giao lệnh cho phòng vận tải. Phòng vận tải đã nhận được kế hoạch vận tải theo ngày, đã lên lịch sắp xếp lái xe, giao lệnh EIO cho lái xe để đến Cảng lấy hàng, chở hàng đến kho của khách hàng.