- Nhân viên 4: Kế toán TSCĐ kiểm thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao cho các đối tợng sử dụng theo
2.3.2Kế toán tổng hợp và nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Ngày 12 tháng 5 năm
2.3.2Kế toán tổng hợp và nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
2.3.2.1 Kế toán tổng hợp các trờng hợp nhập kho vật t
Cùng việc hạch toán chi tiết vật t thì hàng ngày kế toán phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật t. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị đích thực của vật t nhập vào từ đó nắm rõ đợc sự vận chuyển của từng thứ từng loại mặt hàng bằng chỉ tiêu giá trị số lợng vật t của công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán giữa xí nghiệp với ngời bán hàng, phần lớia là quan hệ với nhà cung cấp. Do đó kế toán tổng hợp nhập vật t phải luôn gắn bó với kế toán thanh toán với ngời cung cấp vật t. Bởi kế toán thanh toán sẽ thanh toán hoá đơn của ngời cung cấp.
* Nhập kho vật t từ nguồn thu mua bên ngoài.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay thì việc tìm nguồn cung cấp vật t không phải là khó, việc mua bán diễn ra nhanh chóng. Với vật t có khối l- ợng lớn trớc khi mua công ty thờng làm hợp đồng mua bán điều này rất thuận tiện cho việc thanh toán sau này. sản phẩm của xí nghiệp càng nhiều thì nhu cầu cung ứng vật t càng lớn nên không có trờng hợp hàng cha về mà hoá đơn về hay hoá đơn về mà hàng cha về vì phơng thức thanh toán bằng TGNH (TK 112) thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng TK 311, thanh toán bù trừ TK 131. Nhng dù ở phơng thức nào kế toán cũng tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng.
* Trờng hợp mua vật t trả tiền ngay ở xí nghiệp
Khi vật t mua ngoài về nhập kho trong tháng sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán sẽ thanh toán ngay với ngời bán hàng bằng tiền mặt, TGNH và ghi sổ chi tiết TK 331 – Thanh toán với ngời bán hàng.
Điều đó cho thấy, trờng hợp trả tiền ngay ở công ty kế toán vẫn hạch toán bán đầu nh trờng hợp trả chậm.
Nguyên tắc mở sổ chi tiết TK 331 - đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một trang sổ còn với ngời bán không thờng xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của công ty.
Cơ sở để lập số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu xuất kho kế toán ghi ra ô cột ngày tháng số phiếu nhập, phiếu xuất và số hiệu hoá đơn để sau này dễ đối chiếu kiểm tra.
Cột nội dung (cột diễn dải) ghi các nghiệp vụ nhập vật t (số lợng đơn giá) và thuế xuất.
Cột TK đối ứng: căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn vật t gì thì chi tiết TK vật t đó ra và căn cứ vào hóa đơn thuế GTGT ghi phần thuế. Khi thanh toán với ngời bán theo hình thức nào thì ghi tên TK đó vào.
Cột phát sinh nợ: phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán
Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng và nhật ký chứng từ số 1:
Nợ TK 331 – phải trả ngời bán (chi tiết) Có TK 1111 – Tiền mặt
Nếu thanh toán bằng TGNH kế toán theo dõi trên nhật ký chứng từ số 2 và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng.
Nợ TK 331 – phải trả ngời bán
Có TK 112 – tiền gửi ngân hàng
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn, kế toán theo dõi trên NKCT số 4 và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng.
Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 311 – vay ngắn hạn
Nếu thanh toán bằng phơng thức đổi hàng hay bù trừ đối với những khách hàng và xí nghiệp mua vật t và bán cho nhau hoặc cung cấp qua lại cho nhau kế toán ghi.
Nợ TK 331 – phải trả ngời bán
Có TK 131 – phải thu của khách hàng
Cột phát sinh có thể hiện số tiền cha trả cho ngời bán và kế toán cũng tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331 với nội dung phù hợp theo định khoản.
Nợ TK 133 – thuế GTGT Nợ TK 152, 153
Có TK 331 – phải trả ngời bán
VD: Theo phiếu nhập kho số 90 ngày 26/5/2005 mua vật liệu của công ty thiết bị Nguyễn Trãi HĐ049401 ghi số tiền thanh toán cả thuế GTGT (thuế suất 5% ) là 4.819.500 kế toán ghi
Nợ TK 152 (1521) : 4.590.000 Nợ TK 133 (1331) : 229.500
Có TK 331 (công ty thiết bị Nguyễn Trãi) : 4.819.500
Trờng hợp mua vật t bằng tiền tạm ứng
Tại công ty TK 141 – tạm ứng chỉ dùng theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ nh công tác phí… còn việc thu mua vật t bằng tiền tạm ứng không theo dõi
trên TK 141. Khi các bộ cung tiêu đợc tạm ứng tiền đi mua vật t thì khoản tạm ứng này đợc theo dõi trên sổ chi tiết với ngời bán hàng.
Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng ngoài trang sổ mở cho ngời bán còn trang sổ mở cho từng cán bộ cung tiêu đóng vai trò nh ngời bán hàng việc theo dõi chi tiết cũng giống nh theo dõi với ngời bán hàng.
Trình tự hạch toán
Khi các phân xởng phòng ban có nhu cầu mua vật t thì viết đơn đa cho phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng xem xét về số lợng và chuyển lên cho phòng tài chính kế toán. Nếu đồng ý thì ngời cán bộ cung tiêu sẽ khảo sát giá, ngời lập biểu viết phiếu chi ghi rõ số lợng, số tiền đa cho kế toán trởng ký. Khoản tạm ứng trớc đợc ghi theo định khoản.
Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 111 – tiền mặt
Thủ quỹ chi tiền mặt theo các đối tợng có nhu cầu đợc kế toán trởng ký duyệt, thì sẽ khóa sổ tiền mặt vào cuối ngày và chuyển cho kế toán thanh toán để ghi vào nhật ký chứng từ số 1.
Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán hàng xét về mựat nào đó nó gặp những nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, thanh toán theo dõi ở trang sổ chi tiết phải trả ngời bán. Nhng thực chất đây không phải là trả tiền trớc cho ngời bán nhng đợc theo dõi chi tiết nh một khoản trả trớc cho ngời bán hàng. Điều này không phản ánh đúng ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi cán bộ cung tiêu mua vật t về nhập kho và có đầy đủ hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán bán hàng theo định khoản.
Nợ TK 152, 153
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (1331) Có TK 331 – phải trả ngời bán
VD: Chú Nguyễn Văn Hà cán bộ cung tiêu đợc tạm ứng tiền đi mua 100 bộ quần áo sau khi mua vật t về nhập kho có đầy đủ hoá đơn, phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào thẻ kho chuyển cho cán bộ vật t ghi vào sổ chi tiết và đa cho kế toán thanh toán hoá đơn và phiếu nhập kho ghi.
Nợ TK 1531 : 3.000.000 Nợ TK 1331 : 300.000 Có TK 331 (Hà): 3.300.000
Số tiền chi thừa không nhập quỹ luôn mà để đến đầu tháng chi bù trừ khi tạm ứng tiền cho cán bộ cung tiêu.
Kế toán thanh toán phải ghi thêm bút toán nữa nếu đã thanh toán đủ tiền cho chú Hà.
Nợ TK 331 (Hà) : 3.300.000 Có TK 111 (1111) : 3.300.000
Cuối tháng sau khi hoàn thành việc ghi sổ và khoá từng trang sổ chi tiết TK 331, kế toán tổng hợp sẽ lấy cột tổng từng cột TK của từng ngời bán, số d đầu kỳ, công phát sinh có, công phát sinh nợ, số d cuối kỳ của từng đối tợng để ghi một dòng nhật ký chứng từ số 5.
Sau khi, hoàn thành việc ghi NKCT số 5 kế toán sẽ lấy tổng số phát sinh bên có TK 331 và tổng số phát sinh nợ TK 331 để lên sổ cái TK 331 và khoá sổ cái theo từng tháng một.
ở công ty mặc dù mua trả tiền ngay nhng vẫn hạch toán nh trờng hợp trả chậm, tức là mọi nghiệp vụ thanh toán mua hàng đều theo dõi trên sổ chi tiết TK 331. Chỉ riêng thanh toán chi phí mua hàng là đợc thanh toán phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản.
Nợ TK 152, 153
Có TK 111 (1111)
VD: Mua đồng đỏ dẹp 0,5 x 0,8 theo HĐ 374.492 phiếu nhập 197 giá ghi trên hoá đơn ch thuế GTGT 109 là 6.175.000 và phiếu chi 117 chi tiền vận chuyển 50.000 kế toán ghi
Nợ TK 152 (15211): 6.225.000
Nợ TK 133 (1331) : 617.500 (6.175.000 x 10%) Có TK 331 : 6.792.500
Có TK 111 (1111) : 50.000
NKCT số 1 đợc mở từng tháng căn cứ vào chứng từ thanh toán và báo cáo quý hàng ngày, phản ánh các đối tợng chi tiền mặt nh chi thanh toán nợ cho ngời cung cấp, chi vận chuyển vật t đến công ty… Mỗi báo cáo quý đợc ghi một dòng trên NKCT số 1 theo thứ tự thời gian cuối tháng kế toán tổng hợp lên sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với nợ TK liên quan và lấy tổng cộng của NKCT số 1 để ghi vào sổ cái TK 111.
Để đảm bảo tính chính xác cuối tháng kế toná tổng hợp phải đối chiếu phần nợ TK 152, 153 trên bảng tổng hợp chi tiết từng TK của kế toán vật t để xem số liệu ghi trên NKCT số 1 có đúng hay không và phần nợ TK 331, có TK111 trên NKCT số 5.
2.3.2.2 Kế toán tổng hợp xuất vật t
Quản lý vật t không phải chỉ là quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ mà còn phải quản lý cả việc xuất dụng NVLvà CCDC. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản
phẩm chế tạo và CCDC dịch chuyển từng phần giá trị vào các phân xởng, phòng ban để phục vụ cho sản xuất.
Giá thành sản phẩm sản xuất là chỉ tiêu quan trọng để xác định đợc vào mục tiêu tiếp theo của doanh nghiệp. Chi phí vật t chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Kế toán phải xác định đợc chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu, theo dõi vật t xuất dùng cho từng đối tợng. Từ đó, tìm ra yếu tố chính ảnh hởng đến việc sử dụng vật t để có những cách thức phơng pháp quản lý hữu hiệu.
Kế toán tổng hợp phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tợng giá trị thực tế xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng nh xuất dùng cho các đối tợng khác.
Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dụng vật t là tiền đề cơ bản hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm.
Trình tự ghi sổ:
Kế toán sử dụng bảng tổng hợp xuất vật t trong tháng để ghi cho từng loại vật t xuất dùng cho các đối tợng nh TK 621, 627, 642…
Để nắm rõ tình hình xuất vật t kế toán vật t sử dụng “Bảng tổng hợp xuất vật t” chi tiết cho từng tài khoản.
Phơng pháp ghi “Bảng tổng hợp xuất vật t”
Căn cứ vào sổ chi tiết vật t ghi mã vật t, tên vật t, đơn vị tính, cột tính tổng số lợng, giá trị xuất dùng, cột trích yếu sử dụng cho các đối tợng sẽ ghi cột các bộ phận tính dùng.
Nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho các phân xởng (TK 6211, 6212, 6213…) thì phải căn cứ vào giá trị vật liệu tồn đầu tháng và cuối tháng còn lại không đem nhập kho mà để lại ở các phân xởng để tiếp tục chế biến.
Để tính giá trị thực tế NVL thực sử dụng vào các phân xởng thì kế toán phải căn cứ vào số tồn tháng này do nhân viên kinh tế ở các phân xởng đa lên,
số tồn vật t trên bảng tổng hợp xuất vật t ở tháng trớc và giá trị xuất vật t trong tháng hay dùng công thức sau:
Giá trị VL Giá trị VL Giá trị VL Giá trị VL Thực tế xuất Tồn đầu Xuất cho các Tồn
= + -
Dùng trong Tháng ở các Phân xởng Cuối Tháng Phân xởng SX sản phẩm Tháng
VD: Bảng tồn kho cuối tháng VLC ở phân xởng nh sau: Tháng 4 năm 2005
PX sửa chữa PX vỏ mỏng PX gỗ PX cơ điện 204.573 17.012.319 74.648.755
Tháng 5 năm 2005
PX sửa chữa PX vỏ mỏng PX gỗ PX cơ điện 128.037 26.937.623 97.821.044
Và dựa vào sổ liệu trên bảng tổng hợp xuất vật t TK 1521 tháng 5/2005 NVLC xuất dùng cho phân xởng sửa chữa là 78.689.909
204.573 + 78.689.909 – 128.037 = 78.766.445
Tơng tự tính số thực tế xuất sử dụng NVLC ở phân xởng khác dựa vào bảng tổng hợp xuất vật t trong tháng 5 kế toán ghi định khoản.
Nợ TK 621 – Chi phí NVLC trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 154 – Các phân xởng phụ
…….
Nguyên vật liệu ở công ty ngoài trờng hợp xuất dùng nội bộ mà còn cả tr- ờng hợp xuất bán ra ngoài. Khi xuất bán thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán vật t để ghi vào sổ chi tiết số lợng và tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân hay giá vốn theo định khoản.
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán.
Có TK 152 – giá vốn vật t xuất bán
Kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu và thuế phải nộp trực tiếp theo HĐ GTGT theo định khoản
Nợ TK 131, 111, 112…
Có TK 333 (3331) VAT trực tiếp
VD: ở trang sổ chi tiết số tờ: hay bảng tổng hợp xuất vật t kế toán vật t ghi giá vốn xuất 20kg đồng vàng 45:50 bán cho Nguyễn Văn Sơn, theo bút toán.
Nợ TK 632 : 980.000 Có TK 1521 : 980.000
Căn cứ vào hoá đơn GTGT CY: 001968 kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu và thuế phải nộp của 20 kg đồng vàng 45: 50 xuất bán
Nợ TK 131, 111: 1.100.000 Có TK 333 (3331): 100.000 Có TK 511 (VLC): 1.000.000
Công cụ dụng cụ xuất nội bộ trong công ty theo phơng thức phân bổ 100%, giá trị xuất dùng (phân bổ 1 lần cho đến khi hỏng). Nên việc hạch toán xuất dùng CCDC cũng giống nh xuất dùng NLVL. Khi xuất dùng CCDC theo phơng thức này thì kế toán không sử dụng TK 142 – chi phí trả trớc. Về nguyên tắc CCDC không xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm mà nó chỉ mang tính phục vụ nên CCDC không bao giờ xuất dùng cho TK 621.
Sau khi lập bảng tổng hợp xuất vật t, kế toán vật t sẽ lấy số liệu ghi vào bên có số d chữ T của TK 152, 153. Số liệu bên có của sổ số d chữ T đợc coi nh
là một bảng phân bổ vật t và chuyển cho kế toán giá thành để tính giá thành để lên tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng ở Bảng kê số 4 và các chi phí khác trên bảng kê số 5 để lên nhật ký chứng từ số 7 tập hợp chi phí theo các bộ phận
trong công ty xuất dùng cho các tài khoản.
Chơng III
Nhận xét và kiến nghị Hoàn thiện công tác kế toán NLVL và CCDC tại công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG