5. Kết cấu của đề tài
3.2.1.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp hoàn thiện và nâng cao quy trình thực hiện hoạt động xuất nhập và giao nhận hàng hóa , công ty nên thực hiện theo hai cách thức sau đây:
Hoàn thiện khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ
Đầu tiên, công ty cần chuyên môn hóa ở bộ phận chứng từ, phân công cụ thể từng nhân viên làm về từng mảng khác nhau. Ví dụ nhƣ nhân viên chuyên làm hàng hóa xuất nhập trong và ngoài kho hàng, nhân viên giao nhận hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa xuất nhập khẩu cần đƣợc phân công rõ ràng và cụ thể. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành
xong bộ chứng từ, trƣởng phòng phải kiểm tra lại lần cuối cùng trƣớc khi ký tên và đóng dấu.
Để tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính chính xác trong công tác soạn thảo chứng từ, công ty cần tích hợp với website các tính năng soạn thảo vận đơn, debit note trực tuyến. Đồng thời, thiết lập chức năng Tracking cargo trên website để các nhân viên phòng chứng từ theo dõi hành trình vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn và kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra.
Thực hiện đúng đắn, đầy đủ và kịp thời những chỉ dẫn từ phía khách hàng. Giao nhận hàng hóa nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa đƣợc giao đầy đủ, đúng thời hạn. Tuân thủ nguyên tắc “xem hàng hóa của khách hàng nhƣ là hàng hóa của mình”.
Chuẩn bị bộ chứng từ chính xác, rõ ràng, một số tuyến đƣờng vận chuyển đi khu vực trong thành phố hoặc sử dụng phƣơng thức vận tải đƣờng đƣờng bộ thƣờng có thời gian di chuyển rất nhanh, trong ngày, do đó cần ƣu tiên gửi chứng từ đi trƣớc để hạn chế việc nhận trễ chứng từ làm ảnh hƣởng đến việc nhận hàng của khách, công ty cần hối thúc khách hàng nếu khách hàng chậm trễ trong việc gửi mail xác nhận để làm bill.
Có hƣớng giải quyết kịp thời những phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhƣ: áp sai mã thuế, mã hàng, khai tờ khai hải quan không chính xác…
Kiểm tra và áp đúng mã HS hàng hóa
Công ty cần lập một bộ phận riêng chuyên về việc khai hải quan, tập trung những nhân viên giàu kinh nghiệm trong việc áp mã HS hàng hóa xuất khẩu. Nhân viên bộ phận này cần đƣợc thƣờng xuyên đƣa đi học, trau dồi những khóa học ngắn hạn về thuế để có thể cập nhật các văn bản điều luật về thuế của các bộ ngành liên quan. Trang bị đầy đủ tài liệu, danh mục mã HS để nhân viên có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Trƣớc khi tiến hành khai hải quan điện tử, nhân viên cần chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ cần thiết, tài liệu có liên quan đến kỹ thuật, hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng... của hàng hóa nhằm nắm rõ đƣợc đặc điểm hàng hóa.