Thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát

triển DST

2.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST.

Công ty Cổ phần phát triển DST vẫn còn là một công ty nhỏ, đang dần phát triển nên Công ty sử dụng chủ yếu là nguyên tệ. Vốn bằng tiền của Công ty bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Vốn bằng tiền tồn tại dưới hình thái tiền tệ thống nhất là tiền Việt Nam (Đồng), ký hiệu VNĐ.

2.2.2. Quy định quản lý vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST 2.2.2.1. Đối với tiền mặt

• Những hoạt động thu, chi tiền đều do thủ quỹ đảm nhiệm. Khi muốn

nhập – xuất quỹ thì phải có phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan kèm theo. Các chứng từ này phải đầy đủ và mang tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

• Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn, các giấy

thanh toán tiền, kế toán quỹ lập phiếu thu (gồm 3 liên – đặt giấy than viết một lần). Sau khi được kế toán trưởng kiểm duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ viết số tiền bằng chữ và ký vào phiếu thu. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiên, 1 liên lưu ở nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu (kèm theo chứng từ gốc) chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.

• Khi phát sinh các nhiệm vụ chi tiền, kế toán quỹ lập phiếu chi (gồm 2

liên - đặt giấy than viết một lần). Sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc công ty, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi chi tiền xong, thủ quỹ ký vào phiếu chi và chuyển 1 liên (liên 1) để lưu ở nơi lập phiếu, 1 liên (liên 2) giữ lại để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển kèm các chứng từ gốc cho phòng kế toán để ghi sổ.

• Cơ sở để lập các phiếu thu, chi ngoại tệ, vàng bạc… là “Bảng kê ngoại tệ,

vàng bạc…”. Bảng kê này do người đứng ra kiểm nghiệm lập thành 2 liên: 1 liên đính kèm phiếu thu (chi) chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập (xuất) quỹ; 1 liên giao cho người nộp (người nhận). Bảng kê cũng phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của những người có liên quan.

• Đối với việc xuất tiền cho những người nhận tạm ứng, kế toán chỉ được

kế toán trưởng đồng ý và giám đốc công ty duyệt cho tạm ứng. Đến thời hạn thanh toán tạm ứng, kế toán thanh toán phải lập “Giấy thanh toán tạm ứng” chuyển cho kế toán trưởng xem xét, và giám đốc công ty duyệt. Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

2.2.2.2. Đối với tiền gửi ngân hàng

• Khi nhận được chứng từ ngân hàng, kế toán kiểm tra đối chiếu với chứng

từ gốc. Nếu chênh lệch thì phải báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và xử lý. Nếu cuối tháng chưa xác minh được thì ghi theo sổ ngân hàng.

• Công ty mở 1 tài khoản duy nhất tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần

Công Thương Việt Nam chi nhánh Hà Đông để khách hàng tiện theo dõi và nhớ tài khoản.

2.2.3. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST 2.2.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển

DST

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi chép kế toán tiền mặt tại Công ty

Ghi chu: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán Công ty)

Hàng ngày căn cứ vào Phiếu thu, chi tiền mặt, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết tiền mặt ( Sổ chi tiết tiền mặt được sử dụng làm sổ quỹ ), thủ quỹ căn cứ vào sổ thực thu, thực chi, sổ quỹ sau đó kế toán thanh toán lập bảng kế toán tổng hợp chứng từ thu, chi tiền mặt khi đã đối chiều khớp đúng số liệu ghi trên sổ chi tiết tiền mặt.Cuối tháng kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái tài khoản tiền mặt.

Kế toán sử dụng phiếu thu, chi.

- Phiếu thu: Là một chứng từ kế toán để xác định số tiền mặt, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý, thực tế nhập quỹ còn làm căn cứ để ghi vào sổ quỹ khi thu tiền kế toán ghi sổ kế toán vào các tài khoản có liên quan cụ thể:

Ví dụ 1: Ngày 03/02/2014 Thu hồi tạm ứng vật tư tổ II. Thành số tiền là: 48.000.000 đồng. Kế toán lập phiếu thu (Phiếu thu số 10- Phụ lục 1).

Sổ chi tiết tiền mặt ( kiêm sổ quỹ )

Phiếu chi Phiếu thu

Bảng tổng hợp chứng từ thu chi tiền

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản 111

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Ví dụ 2: Ngày 16/02/2014 Thu tạm ứng đi công tác của chị Hà Mỹ Lệ số tiền là 5.000.000 đồng kế toán lập phiếu thu (Phiếu thu số 12- Phụ lục 2 ).

- Phiếu chi: Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các tài khoản tiền mặt vàng bạc kim loại quý, ngoại tệ xuất quỹ. Nó còn làm căn cứ để thủ quỹ ghi số quỹ và kế toán ghi sổ quỹ tiền mặt cụ thể:

Ví dụ 1: Ngày 03/02/2014 anh Phạm Hữu Đông rút lãi vốn góp cổ phần số tiền 1.500.000 đồng, kế toán lập phiếu chi (Phiếu chi số 20- Phụ lục 3).

Ví dụ 2: Ngày 05/02/2014 chị Nguyễn Thị Ngọc trả vay ngắn hạn số tiền 12.000.000 đồng kế toán lập phiếu chi (Phiếu chi số 21- Phụ lục 4).

Ví dụ 3: ngày 10/02/2014 chị Lê Thị Hòa nộp thuế GTGT số tiền 30.000.000 đồng kế toán lập phiếu chi (Phiếu chi số 22- Phụ lục 5).

*Kế toán tiền gửi ngân hàng.

Kế toán sử dụng giấy báo nợ, giấy báo có.

- Giấy báo nợ là chứng từ Ngân hàng gửi cho đơn vị sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ chi tiền gửi Ngân hàng (Giấy báo nợ số 18 - Phụ lục 6).

- Giấy báo có là chứng từ Ngân hàng gửi cho đơn vị sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ thu tiền gửi Ngân hàng (Giấy báo có số 14 - Phụ lục 7).

2.2.3.2. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST

* Kế toán tiền mặt sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 111: Tiền mặt

> Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1112- Ngoại tệ.

* Kế toán tiền gửi ngân hàng

Hiện nay Công ty sử dụng duy nhất một loại tiền gửi là tiền Việt Nam bao gồm:

+ Tiền gửi Ngân hàng về các quỹ khác

+ Tiền gửi Ngân hàng về đầu tư và phát triển + Tiền gửi Ngân hàng về vốn kinh doanh

Số hiệu tài khoản mà Công ty đã gửi vào Ngân hàng là 3611-020 tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương.

Sơ đồ trình tự ghi chép kế toán tiền gửi Ngân hàng ở Công ty. Hàng ngày ở Công ty luôn phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền gửi Ngân hàng với ưu điểm thanh toán nhanh. Những khoản tiền lớn được thuận tiện và đảm bảo an toàn, tuy nhiên quá trình thanh toán đó phải dựa trên kỷ luật tài chính của Nhà nước ban hành.

2.2.3.3. Tổ chức sổ

* Tiền mặt

Tháng 02/2014 số dư đầu tháng 02 là 120.000.000 đồng:

Ví dụ 1: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng tiền mặt

NV1: Ngày 18/02/2014 chị Phạm Thanh Huyền nộp tiền bán hàng số tiền là

6.600.000 đồng ( VAT 10%) theo phiếu thu số 12 kế toán định khoản: Nợ 111: 6.600.000

Có 511: 6.000.000

Có 3331: 600.000

NV2: Ngày 19/02/2014 anh Nguyễn Quốc Bảo góp vốn cổ phần 5.000.000 đồng

theo phiếu thu số 13 kế toán định khoản: Nợ 111: 5.000.000

Có 411: 5.000.000

NV3: Ngày 21/02/2014 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền 10.000.000 đồng theo phiếu thu số 14 kế toán định khoản:

Nợ 111: 10.000.000 Có 112: 10.000.000

NV4: Ngày 23/02/2014 thu tiền Công ty CNC nợ số tiền 220.000.000 đồng theo

phiếu thu số 15 kế toán định khoản: Nợ 111: 220.000.000

Có 131: 220.000.000

Ví dụ 2: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến giảm tiền mặt:

NV1: Ngày 05/02/2014 xuất quỹ tiền mặt trả vay ngắn hạn ngân hàng số tiền

Nợ 635: 12.000.000

Có 111: 12.000.000

NV2: Thanh toán lương tháng 1 cho CBCNV số tiền 62.000.000 đồng theo

phiếu chi số 23 ngày 10/02/2014 kế toán định khoản: Nợ 334: 62.000.000

Có 111: 62.000.000

NV3: Ngày 11/02/2014 xuất quỹ tiền mặt trả vay ngắn hạn ngân hàng số tiền

20.000.000 đồng theo phiếu chi số 24 kế toán định khoản: Nợ 311: 20.000.000

Có 111: 20.000.000

NV4: Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên vật liệu trị giá 16.500.000 đồng (VAT

10%) theo phiếu chi số 25 ngày 13/02/2014 kế toán định khoản: Nợ 152: 15.000.000

Nợ 133: 1.500.000

Có 111: 16.500.000

Căn cứ vào chứng từ, kế toán tiến hành định khoản và vào - Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 8)

- Bảng kê ghi nợ TK111 (Phụ lục 9) - Bảng kê ghi có TK111 (Phụ lục 10) - Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 11, 12) - Sổ cái TK 111 (Phụ lục 13)

*Tiền gửi ngân hàng

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi Ngân hàng tháng 02/2014.

NV1:Căn cứ vào lệnh báo có số 12 ngày 01/02, công ty cổ phần Hà Anh trả nợ:

Nợ TK 1121 : 4.000.000 Có TK 131: 4.000.000

NV2:Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 14 ngày 02/02 về việc trả lãi vay cho ngân

hàng:

Nợ TK 635: 20.200.000 Có TK 1121: 20.200.000

NV3:Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 15 ngày 02/02 về việc trả lãi vay cho ngân hàng:

Nợ TK 1121: 5.400.000 Có TK 515: 5.400.000

NV4: Ngày 03/02 căn cứ vào giấy báo có về số tiền Công Ty Minh Tuấn trả nợ:

Nợ TK 1121: 450.000.000

Có TK 131: 450.000.000

NV5: Chi hội nghị nhà hàng theo giấy báo nợ số 16 ngày 05/02: Nợ TK 642: 9.000.000

Có TK 1121: 9.000.000

NV6: Ngày 06/02 căn cứ giấy báo nợ số 17 vế số tiền đền bù gạch ngói: Nợ TK 627: 20.000.000

Có TK 1121: 20.000.000

NV7: Ngày 09/02 căn cứ giấy báo nợ số 18 trả tiền xăng dầu ghi: Nợ TK 331: 5.000.000

Có TK 1121: 5.000.000

Căn cứ vào chứng từ, kế toán tiến hành định khoản và vào: - Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng ( Phụ lục 14)

- Bảng kê ghi nợ TK112 (Phụ lục 15) - Bảng kê ghi có TK112 (Phụ lục 16) - Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 17, 18) - Sổ cái TK 112 ( Phụ lục 19)

Tóm tắt chương 2

Trong chương 2 em đã trình bày thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần phát triển DST. Em đã tìm hiểu về tình hình chung của Công ty Cổ phần phát triển DST bao gồm: lịch sử hình thành của Công ty, chức năng nhiệm vụ, mạng lưới kinh doanh và đặc điểm về lao động tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần phát triển DST. Ngoài ra em còn tìm hiểu những hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. Để từ đó em đã nêu lên thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền, những đặc điểm, quy định quản lý, tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST. Từ những vấn đề em đã tìm hiểu và được biết về Công ty, đó làm tiền đề để em trình bày nội dung chương 3 một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST.

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DST

3.1. Nhận xét và đánh giá về thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST.

3.1.1. Ưu điểm

Phòng kế toán của Công ty tuy chỉ có 5 người nhưng kế toán trưởng là người biết sắp xếp công việc linh hoạt và phân công nhiệm vụ cụ thể có liên quan chặt chẽ với nhau. Tuy khối lượng công việc nhiều nhưng phòng kế toán đã hoàn thành tốt công việc của mình, mặt khác còn góp phần đắc lực cho công tác quản lý cũng như sản xuất quản lý kinh tế của Công ty.

Phòng kế toán của Công ty luôn là nơi cung cấp thông tin liên quan một cách thường xuyên và chính xác nhất. Việc tổ chức công tác kế toán của Công ty về cơ bản là phù hợp với chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Hàng tháng kế toán tập hợp đầy đủ các chứng từ, sổ sách cần thiết để kịp thời đối chiếu với các phòng ban và theo dõi các bộ công nhân viên theo đúng quy định.

Về hình thức kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức “chứng từ ghi sổ”. Hình thức này có ưu điểm dễ ghi chép, do có mẫu số đơn giản để kiểm tra đối chiếu, thuận lợi cho việc phân công công tác của kế toán viên.

3.1.2. Nhược điểm

Mặc dù Công ty đã đạt được rất nhiều thành quả trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nhưng lại chưa có hệ thống phần mềm kế toán riêng cho nên công tác kế toán vẫn chưa đạt được sự linh hoạt.

Do địa bàn hoạt động của Công ty quá rộng mà Công ty không sử dụng TK113 nên kế toán không thể phản ánh hết nguồn tiền của Công ty.

3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST

Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã nhận thấy được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, phù hợp với đặc điểm của Công ty. Công ty đã phát huy khai thác khả năng của từng người trong phòng kế toán, góp phần thúc đẩy tăng lợi nhuận cho Công ty. Công tác tổ chức kế toán ở Công ty phù hợp với điều kiệp

thực tế, phù hợp với đội ngũ có trình độ nhân viên trong phòng kế toán. Tuy nhiên để giải quyết được những tồn tại, em xin được đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty. Hiện nay Công ty không ngừng đẩy mạnh mối mối quan hệ trong và ngoài tỉnh. Do đó địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng, trong đó Công ty chỉ áp dụng tài khoản 111 “ tiền mặt ” và tài khoản 112 “ tiền gửi ngân hàng ” đã gây nên không ít khó khăn. Giả sử khi khách hàng thanh toán qua tiền gửi ngân hàng mà tiền hàng chưa về nhập quỹ kế toán thường chưa phản ánh ngay hoặc đưa vào tài khoản 111. Điều đó làm cho kế toán không phản ánh và kiểm soát được hết nguồn tiền. Vì vậy theo em Công ty nên sử dung tài khoản 113 “ tiền đang chuyển ” nhằm giúp cho kế toán có thể quản lý được nguồn tiền trong Công ty.

Công ty nên thuê thiết kế một phần mềm kế toán riêng cho Công ty, tuy có tốn kém nhưng hiệu quả của nó đem lại không nhỏ. Nó tiết kiệm được thời gian của kế toán, giúp kế toán hàng tháng làm báo cáo tài chính nhanh hơn, thuận lợi hơn, điều đó đồng hành với việc kế toán sẽ có những thời gian làm các việc khác phục vụ cho Công ty ngày càng phát triển hơn.

Tóm tắt chương 3

Trong chương 3 em đã trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST. Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã tìm hiểu về vấn đề vốn bằng tiền tại Công ty nên em đã đưa ra một số nhận xét đánh giá về ưu nhược điểm về thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty. Từ đó em đã mạnh dạn và nêu ra một số ý kiến của mình nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần phát triển DST.

KẾT LUẬN

Qua thời gian học tập rèn luyện tại trường được sự dạy dỗ và truyền đạt kinh nghiệm của các thấy cô giáo về phương pháp hoạch toán kế toán. Trong thời gian thực tập em nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Hà Thị Ánh Tuyết cùng các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần phát triển DST.