Kế toán lương - TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦ- 123docz.net

3.2.1 Đặc điểm của kế toán lương

Tiền lương là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí sức lao động do người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động.

Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động nghĩa là sức lao động con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động.Tiền lương chính là thù lao mà nhà quản lý phải trả cho người lao động căn cứ vào thời gian và chất lượng sản phẩm.Trong các doanh nghiệp hiện nay tiền lương có hai hình thức trả lương chủ yếu là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.

Tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động. Do đó trả lương hợp lý là kích thích người lao động làm việc.

Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, công ty sử dụng chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ của mỗi lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban ghi và để nơi công khai để công nhân viên giám sát thời gian lao động từng người. Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công trong tháng , phụ trách bộ phận tiến hành tổng hợp công của từng người, chuyển bảng chấm công và các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH,... về phòng kế toán tiền lương để tiến hành kiểm tra, tính lương phải trả.

Nhiệm vụ của kế toán lương: - Tính lương cho người lao động - Hạch toán vào sổ sách

- Trả lương, trích nộp BHXH cho người lao động đúng thời hạn quy định

3.2.2 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ

Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công

Bảng thanh toán lương

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Hợp đồng lao động

Hợp đồng thuê khoán Phiếu chi lương

*Sơ đồ luân chuyển chứng từ của kế toán lương tại công ty cổ phần tư vấn

và xây dựng Minh Ân:

Người lao động Phòng hành chính

Phòng kế toán Kế toán trưởng

Đi làm Bảng chấm công,Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Thủ quỹ phát lương Lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương. Tổng hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan. Kế toán tổng hợp vào sổ Kiểm tra , ký duyệt.

Sơ đồ 3.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lương

Dựa vào ngày công của từng công nhân viên, kế toán lương lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương sau đó đưa cho Giám đốc duyệt để ký. Rồi kế toán thanh toán lập phiếu chi đưa thủ quỹ để thủ quỹ giao cho các kế toán để chi trực tiếp cho từng công nhân.

3.2.3 Tài khoản sử dụng

Kế toán hạch toán tiền lương sử dụng TK 334: “ Phải trả người lao

động ’’để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động trong công ty về tiền lương, tiền công, BHXH, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản phải trả khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.

Ký, nhận lương

TK 334 có 2 TK cấp 2:

+ TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên ’’ phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của công ty về tiền lương , tiền công, BHXH, tiền thưởng có tính chất lượng và các khoản phải trả khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.

+ TK 3348 ‘‘ Phải trả người lao động khác ’’ phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công , BHXH, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản phải trả khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.

Kế toán hạch toán các khoản trích theo lương: kế toán sử dụng TK 338 ‘‘Phải trả , phải nộp khác ’’ để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả , phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK từ 331 đến 338.

TK 338 có 6 TK cấp 2:

TK 3381- Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382- Kinh phí công đoàn

TK 3383- Bảo hiểm xã hội TK 3384- Bảo hiểm y tế

TK 3387- Doanh thu chưa thực hiện TK 3388 - Phải trả , phải nộp khác TK 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp

lượng tiền hiện tại nợ ngắn ahjn phải thu ngắn hạn hang bán

giá trị hang tồn kho hang tồn quy ra tiền mặt sản xuất

các khoản lãi

phải thu phải trardafi hạn các thuế phải nộp (ưu tiên)

dựng Minh Ân

Sơ đồ 3.7: Trình tự hạch toán chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trên phần mềm kế toán

Dựa vào bảng thanh toán lương kế toánh hạch toán chi phí lương, BHXH hạch toán chi lương vào phiếu chi. Từ đó làm căn cứ lên sổ sách, Báo cáo tài chính. *Ví dụ minh họa Bảng chấm công Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, Hợp đồng lao đông Phần mềm kế toán Sổ chi tiết TK 334, sổ cái TK 334, Nhật ký chung, Sổ cái TK 338

Bảng thanh toán lương

3.2.5 Kế toán quản trị k ế t oán l ương

Bất kỳ một doanh nghiệp nào đều mong muốn đạt được hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực là cao nhất, bởi con người là yếu tố quyết định chất lượng sản phẩm, hiệu quả sản xuất, lợi nhuận đạt được, giúp doanh nghiệp vượt qua sức ép của thị trường, các đối thủ cạnh tranh, từng bước khẳng định vị thế của mình trên đấu trường kinh tế.

Để làm được điều này, sắp xếp, phân công lao động hợp lý, đúng người, đúng việc, nhằm tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết khả năng của mình, đảm bảo tốt kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, công ty cần có sự đãi ngộ phù hợp với năng lực của họ.

Do đó, kết thúc các tháng, quý, năm tài chính, kế toán lương thực hiện các phân tích về kết cấu lao động, thời gian lao động, trình độ chuyên môn của lao động bình quân….để báo cáo lên Giám đốc. Để có sự đánh giá toàn diện, chính xác về chất lượng lao động trong năm tài chính của công ty, từ đó tiến hành các

điều chỉnh cần thiết để tăng chất lượng lao động của công ty và sử dụng lao động hiệu quả.

3.3 Kế toán nguyên vật liệu

3.3.1 Đặc điểm của kế toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động – một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm.

• Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh vật liệu được phân thành những loại sau đây.

- Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài)

- Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra.

- Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu khác mà Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng cơ bản.

- Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.

• Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:

- Tham gia vào chu kì sản xuất sản phẩm.

- Khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

+ Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho.

+ Kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao. + Phân bổ hợp lý giá trị sử dụng cho các đối tượng.

+ Tính toán, phản ánh chính xác số lượng, chất lượng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho.

3.3.2 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từCông ty sử dụng các chứng từ kế toán sau: Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hoá đơn cước phí vận chuyển - Tổng hợp nhập xuất tồn

* Sơ đồ luân chuyển chứng từ của kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Minh Ân

Người yêu cầu Kế toán vật tư Tại kho

Sơ đồ 3.8: Sơ đồ luân chuyển của chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu

Khi nhận được giấy yêu cầu nhập kho nguyên vật liệu , thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho để người yêu cầu nhập kho ký nhận và chuyển hàng. Sau đó thủ kho sẽ kiểm nhận hàng và nhập kho, ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư lưu trữ làm căn cứu hạch toán vào sổ sách.

Ký phiếu và chuyển hàng

Yêu cầu nhập kho

Ghi phần mềm Ghi thẻ kho

Nhận phiếu và nhập kho

Lập phiếu nhập kho

cầu nguyên vật liệu

trưởng

Sơ đồ 3.9: Sơ đồ luân chuyển chứng từ giảm nguyên vật liệu

Hàng ngày, căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của công trình người yêu

cầ u sẽ viết phiếu yêu cầu cấp vật tư đề nghị xuất kho NVL , ghi rõ họ tên, số lượng cần dùng, có chữ ký của phụ trách công trình, phải được phê chuẩn của ban chỉ huy công trình.

3.3.3 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu : tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại NVL trong kho của doanh nghiệp.

Yêu cầu xuất kho NVL Ký phiếu nhận vật tư Ghi sổ kế toán nguyên vật liệu và sổ liên quan Phiếu xuất kho Lập PXK NVL Ký duyệt Ký duyệt Nhận lại phiếu Phiếu xuất kho NVL Nhận phiếu Thẻ kho

TK 152 có thể mở các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại NVL tùy thuộc vào doanh nghiệp, ở công ty có các TK 152 cấp 2 sau :

TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ

TK 1524: Phụ tùng

Nội dung phản ánh trên TK 152 như sau: Bên Nợ:

+ Trị giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho + Trị giá thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch trị giá nguyên vậy liệu tăng khi đánh giá lại nguyên vật liệu trong kho

Bên Có:

+ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

+ Chiết khấu thương mại khi mua nguyên vật liệu được hưởng

+ Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua + Chênh lệch trị giá nguyên vật liệu giảm giá khi đánh giá lại nguyên vật liệu trong kho

Số dư Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.

3.3.4 Quy trình hạch toán chứng từ vào các sổ tổng hợp và chi tiết tạicông ty cổ phần tư vấn và xây dựng Minh Ân công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Minh Ân

Sơ đồ 3.10: Quy trình hạch toán chứng từ của kế toán NVL trên phần mềm kế toán *Ví dụ minh họa Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Phần mềm kế toán Sổ chi tiết TK 152, sổ cái TK 152, Sổ nhật ký chung

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết TK 152

3.3.5 Kế toán quản trị nguyên vật liệu

gần nơi sử dụng giúp việc xuất kho và sản xuất được đảm bảo liên tục. Một số NVL cần bảo quản trong kho lạnh cũng được công ty đảm bảo chất lượng tốt khi xuất dùng.

- Công ty xây dựng định mức tiêu hao NVL được xây dựng sát với thực tế, giúp tránh tình trạng sản xuất thiếu hoặc thừa NVL, tránh tình trạng lãng phí NVL, không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, không đạt chỉ tiêu sản lượng hoặc tình trạng sản xuất thừa, ứ đọng sản phẩm.

- Báo cáo thống kê được thực hiện hàng ngày cho biết tình hình nhập , xuất, tồn cụ thể của NVL, đồng thời chỉ ra mức dự trữ NVL cho sản xuất, giúp kế toán đặt ra kế hoạch mua NVL bổ sung sản xuất kịp thời.

- Vật tư được kiểm kê hàng tháng, phát hiện chênh lệch để xử lý, tránh tình trạng thất thoát NVL do lâu ngày. Việc đánh giá NVL cuối tháng cho biết bộ phận nào sử dụng lãng phí hay tiết kiệm NVL, đưa ra quyết định xử lý hay khen thưởng kịp thời.

Cuối tháng, kế toán vật tư và thủ kho tiến hành đối chiếu sổ sách, kiểm tra số lượng nhập, xuất kho xem có sự sai lệch hay không. Nếu không có sai sót, kế toán vật tư lập báo cáo chi tiết vật liệu hàng tháng sau khi đối chiếu với thủ kho nộp cho Giám đốc.

CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT VÈ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

4.1 Ưu điểm

Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý. Tuy khối lượng công việc khá lớn nhưng dưới sự chỉ đạo sâu sát và khoa học của kế toán trưởng cùng với trình độ nghiệp vụ vững vàng, tương đối đối đồng đều của đội ngũ kế toán viên nên phòng kế toán của công ty luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý tại phòng kế toán tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho công tác quản lý.

Phòng kế toán của công ty được bố trí gọn nhẹ, hợp lý, phân công công việc cụ thể cho từng người. Không xảy ra hiện tượng quá đông người, công việc nhàn rỗi và phát huy được năng lực chuyên môn của từng người. Ngoài ra, để thích ứng với nhu cầu của xã hội và đòi hỏi của thị trường, công ty cũng đã và đang tổ chức cho cán bộ nhân viên đi học nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ quản lý tổ chức quản lý cho từng người và lợi ích chung của toàn công ty. Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến các yếu tố đầu vào tại công ty được tổ chức, lưu chuyển khoa học tạo điều kiện cho việc quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào, hạn chế tối đa thất thoát nguồn vốn.

Bên cạnh đó công ty đã áp dụng được hệ thống máy vi tính vào trong công tác hạch toán kế toán. Do vậy số liệu kế toán đựợc thường xuyên, hạn chế đến mức thấp nhất nhầm lẫn trong tính toán giúp cho việc tập hợp chi phí một cách nhanh chóng và chính xác đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán kế toán, từ đó góp phần cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết cho công tác quản lý.

Để phù hợp với việc thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính, công ty áp dụng hình thức “Nhật ký chung” để hạch toán , đây là hình thức được coi là tiên tiến, được áp dụng rộng rãi phổ biến và đặc biệt phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ hạch toán quản lý kinh tế của Công ty .