Tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm sử dụng các sổ kế toán thích hợp. Theo chế độ kế toán hiện hành, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán.
- Hình thức Nhật ký chung:
Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tức là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…Dựa vào những dữ liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung kế toán vào Sổ Cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian.
- Hình thức “ Nhật ký – Sổ cái”
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển gọi là Nhật ký – Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống.
Áp dụng cho các loại kinh doanh đơn giản, quy mô kinh doanh nhỏ, tập trung, đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh, sử dụng ít tài khoản.
- Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy và kế toán thủ công.
- Hình thức Nhật ký chứng từ
Nguyên tắc cơ bản của hình thức này là tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi với việc hạch toán tổng hợp với việc hoạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong quá trình ghi chép.
Hình thức này áp dụng với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa cán bộ, đòi hỏi trình độ kế toán cao.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán được thiết kế theo
25
hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sổ kế toán lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) sau khi đã hoàn tất việc khóa sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị kế toán phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay.