Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 40
Đối với công ty
- Phân bổ mục tiêu, chiến lược của Công ty thành mục tiêu của đơn vị, phòng ban bộ phận và cá nhân trong Công ty.
- Giúp đơn vị, phòng ban, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng trong năm
- Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc thông qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.
Đối với cá nhân
- Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ, hiện tại và nâng cao hiệu quả làm việc của họ trong tương lai.
- Xác định nhu cầu phát triển và đào tạo của nhân viên.
- Đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên. - Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp nhân viên định hướng
nghề nghiệp.
- Để làm cơ sở xác định mức lương, thưởng - Tăng động lực làm việc cho nhân viên
3.3.2 Phạm vi áp dụng
Qui trình này được áp dụng với tất cả các nhân viên văn trong Bảo nguyên cũng như TDV tất cả các khu vực.
3.3.3 Các lợi ích của việc đánh giá hiệu quả công việc
Lợi ích đối với người đánh giá
- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác
- Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có chính sách khen thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời.
- Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ sở đó xác định nhu cầu đào tạo của họ
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 41
- Thảo luận, thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có định hướng mục tiêu tốt hơn
- Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình, thông qua sự phản hồi của nhân viên
- Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy thác -công việc hiệu quả hơn
- Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.
Lợi ích đối với người được đánh giá
- Có động lực làm việc tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ - Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu
- Biết hiệu quả làm việc của chính mình, xác định những điểm cần cải tiến - Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp khó khăn
- Được đề đạt ý kiến để cải thiện điều kiện làm việc
- Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những phản hồi của người quản lý
3.3.4 Quy trình xây dựng
Mục tiêu công ty
Mục tiêu chiến lược do công ty ban hành
Xây dựng mục tiêu cho các phòng ban
Dựa vào mục tiêu, chiến lược của công ty xây dựng và ban hành mục tiêu đơn vị theo biểu mẫu 1.
Trình duyệt
Các đơn vị thuộc công ty trình BGĐ phê duyệt
Thông báo triển khai KPI
Phòng Tổ chức hành chánh ban hành các thông báo hoặc hướng dẫn triển khai xây dựng KPI. Các đơn vị trực thuộc theo thông báo hoặc hướng dẫn triển khai xây dựng KPI tại đơn vị mình.
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 42
Xác định mục tiêu của các bộ phận trực thuộc đơn vị
Các đơn vị trực thuộc Công ty phân bổ mục tiêu của đơn vị mình cho các bộ phận trực thuộc đơn vị. Các bộ phận trực thuộc đơn vị xây dựng mục tiêu của bộ phận mình theo biểu mẫu 02.
Xây dựng KPI của các cá nhân bộ phận, cá nhân trực thuộc đơn vị
Các đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng KPI và triển khai đến từng bộ phận, cá nhân của đơn vị mình.
Phần trọng số đánh giá theo hướng dẫn bên trên.
Hướng dẫn xây dựng KPI cá nhân
Tất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình theo biểu mẫu 03
Cán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với Cán bộ công nhân viên viết bản mô tả công việc của mình (dựa trên nhật ký công việc) theo biểu mẫu 04.
Cấp quản lý trực tiếp xây dựng KPI mục tiêu và KPI cơ bản (dựa trên Biểu mẫu 03 và 04) cho từng CBCNV theo biểu mẫu 05.
Để chỉ số KPI hiệu quả gắn với mục tiêu của Công ty và góp phần cải thiện công việc hiện tại, nâng cao hiệu suất thì cần xây dựng với những yêu cầu cơ bản sau: Thực hiện nhiều phương pháp tiếp cận để xây dựng KPI. Theo đó, đánh giá KPI trên bảng mô tả công việc sẽ bao gồm 2 phần: KPI mục tiêu và KPI cơ bản.
a. KPI mục tiêu
Mục đích các KPI để đánh giá theo các chiến lược và mục tiêu của Công ty.
Việc này chuyển các mục tiêu chính yếu của Công ty thành mục tiêu nhỏ hơn của đơn vị, cá nhân để có thể kiểm soát và hoàn thiện các mục tiêu đã đề ra.
Phần này còn cần để kiếm soát các yếu tố chính để dẫn đến thành công của đơn vị ví dụ như sản lượng, định mức, chi phí…
b. KPI cơ bản
Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cải thiện các công việc hằng ngày, những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc của cá nhân.
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 43
Những mục tiêu nhằm khuyến khích được sự sáng tạo, cải tiến, nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc.
Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc
Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc cần áp dụng cả 3 loại chỉ số:
Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết quả đạt được của các mục tiêu đề ra. Ví dụ: sản lượng, định mức…
Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần làm để đạt được mục tiêu. Ví dụ: số lần kiểm tra thiết bị, số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện thoại cho khách hàng...
Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc 1 cách cao nhất. Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh dừng lò sản xuất...
Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân.
KPI cá nhân hằng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo công việc hoặc mục tiêu. Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART.
Phần đánh giá năng lực đóng góp
Căn cứ vào kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc của người lao động, người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định với mỗi yếu tố tối đa là 10%. Kết quả người quản lý đánh giá là kết quả cuối cùng, phần tự nhận xét của người lao động mang tính chất tham khảo.
Tỷ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp
Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng lực đóng góp. Trong đó, 3 yếu tố của năng lực đóng góp là Kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10%.
Tập hợp lưu hồ sơ
- Phòng Tổ chức hành chánh là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị thuộc Văn Phòng chính
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 44
- Phòng Hành chánh nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị thuộc Nhà máy, Trạm nghiền, Xí nghiệp và báo cáo về Phòng Tổ chức hành chánh.
Đánh giá kết quả thực hiện
- Các đơn vị trực thuộc theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện KPI của đơn vị mình và báo cáo về Phòng Tổ chức hành chánh/Hành chánh nhân sự.
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 45
Trách nhiệm Tiến trình Thời gian Biểu mẫu
Tổng giám đốc Công ty Tháng 10 hàng năm Các phòng ban Tháng 10 hàng năm BM 01 – Phân bổ mục tiêu của Công ty Ban Tổng giám đốc Tháng 10 hàng năm Phòng Tổ chức Hành Chánh Tháng 10 hàng năm Các phòng ban Tháng 11 hàng năm BM 02 – Phân bổ mục tiêu của đơn vị BAN HÀNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY
XÂY DỰNG MỤC TIÊU CỦA ĐƠN VỊ
DUYỆT
THÔNG BÁO
(HƯỚNG DẪN) TRIỂN KHAI XÂY DỰNG KPI
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC ĐƠN VỊ
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 46
Các phòng ban Tháng 11 hàng năm Quản lý trực tiếp và cá nhân Tháng 11 hàng năm - BM 03: Mẫu Nhật ký công việc - BM 04: Bảng mô tả công việc - BM 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm Quản lý trực tiếp và cá nhân Tháng 11 hàng năm - BM 06: Đánh giá công việc cá nhân Các đơn vị gửi kết quả xây dựng Tháng 12 của năm Trưởng các đơn vị Hàng tháng/hàng quý của năm XÂY DỰNG KPI MỤC TIÊU PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH TẬP HỢP VPC THEO DÕI/ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
XÂY DỰNG KPI CỦA CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC ĐƠN VỊ
TRIỂN KHAI XÂY DỰNG KPI TỔNG HỢP CÁ NHÂN
VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (DỰA TRÊN NHẬT KÝ CÔNG VIỆC) & XÂY DỰNG KPI CƠ BẢN CỦA
CÁNHÂN
PHÒNG HCNS TẬP HỢP NM/TN/XN
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 47
Quy trình đánh giá kết quả thực hiện
Đánh giá kết quả thực hiện KPI
Hàng ngày/ hàng tuần/hàng tháng CBCNV và cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình theo bản KPI đã đăng ký.
Trình duyệt
Cấp quản lý trực tiếp tập hợp kết quả đánh giá và trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt
Tổng hợp
Trước ngày 5 hàng tháng Phòng Tổ chức hành chánh tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của Văn Phòng chính theo Biểu mẫu 07
Trước ngày 5 hàng tháng Phòng Hành chánh nhân sự tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của các phòng ban và TDV và báo cáo kết quả đã được phê duyệt về Phòng Tổ chức hành chánh theo Biểu mẫu 07
Trước ngày 15 hằng tháng, phòng HCNS rà soát kết quả đánh giá tổng hợp của phòng ban và TDV để trình TGĐ phê duyệt.
Tháng 12 hàng năm, Phòng Tổ chức hành chánh tổng hợp cả năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Sử dụng kết quả đánh giá phục vụ cho công tác nhân sự
Phòng Tổ chức hành chánh sử dụng kết quả đánh giá thực hiện KPI để sử dụng vào việc xác định lương, thưởng (có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên).
Phòng Tổ chức hành chánh/Phòng hành chánh nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI đến người lao động.
Phòng Tổ chức hành chánh/Phòng Hành chánh nhân sự thông báo kết quả xác định lương, thưởng (có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) đến người lao động.
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 48
Dựa trên kết quả đánh giá, CBQL xác định những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh giá thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển.
Lưu hồ sơ
Phòng Tổ chức hành chánh /Phòng Hành chánh nhân sự lưu hồ sơ.
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 49
Trách nhiệm Tiến trình Thời gian
Cá nhân và Phòng ban Hằng ngày/Hằng tuần/Hàng tháng Cá nhân và Cấp quản lý trực tiếp Hằng ngày/Hằng tuần/Hàng tháng Cấp quản lý trực tiếp & Trưởng các đơn vị Hằng ngày/Hằng tuần/Hàng tháng Phòng HCNS Hàng tháng Phòng HCNS Tháng 12 hàng năm Tổng giám đốc Tháng 12 hàng năm Phòng HCNS Tháng 1 của năm sau Kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI
Đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI đã đăng ký
DUYỆT
TỔNG HỢP
DUYỆT
Sử dụng kết quả đánh giá phục vụ cho công tác nhân sự
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 50
Phòng
HCNS/HCNS
Tháng 1 của năm sau
Các đơn vị Tháng 1 của năm
sau
Phòng
HCNS/HCNS