Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 29
Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp
Tầm nhìn thường mô tả các đích mà doanh nghiệp muốn vươn tới, là những định hướng lâu dài mà các nhà quản trị vạch ra về tương lai của doanh nghiệp dựa trên những dự báo về biến động của môi trường kinh doanh.
Sứ mệnh là bản tuyên ngôn của doanh nghiệp có giá trị lâu dài về thời gian, để phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác, nhằm thể hiện niềm tin, mục đích triết lý và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp, khẳng định lý do ra đời của doanh nghiệp. Tầm nhìn và sứ mệnh giống như là một đích đến cho các công cụ để xây dựng chỉ số KPI. Tùy thuộc vào tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp là gì thì doanh nghiệp xây dựng các chỉ số KPI khác nhau nhằm đánh giá và triển khai các hoạt động cho phù hợp để đạt được chiến lược đặc ra.
Ví dụ: Sứ mệnh của doanh nghiệp là thực hiện các hoạt động vì xã hội thì các chỉ số KPI của nó sẽ liên quan nhiều hơn đến tác động đến mặt xã hội so với việc lợi nhuận hay doanh số của doanh nghiệp.
Chúng ta có thể hiểu tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp là các quyết định đến việc tồn tại các chỉ số KPI, tồn tại các chỉ số nào và kết quả đo lường của nó là bao nhiêu.
Chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược là sự xác định các mục đích, mục tiêu cơ bản, lâu dài của một doanh nghiệp. xây dựng các hành động và phân bổ các nguồn lực sẵn có để thực hiện mục tiêu đó. Kế hoạch kinh doanh là một văn bản trong đó xác định đầy đủ các nguồn nhân tài, vật lực bố trí, phân bố một cách cân đối nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra theo định hướng chiến lược và chính sách đã định.
Hai yếu tố này cho thấy được tính hiệu quả của các chỉ số KPI và đánh giá được các chỉ số này có rõ ràng, cụ thể và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Hai yếu tố này còn giúp cho việc xây dựng KPI đạt được hiệu quả cao, không lãng phí thời gian xây dựng các KPI không có nhiều vai trò cho doanh nghiệp.
Theo một góc nhìn khác thì KPI là một công cụ để đo lường và kiểm soát việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Do đó 2 yếu tố này thấy được tầm quan
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 30
trọng và vai trò của các KPI giúp cho nhân viên hiểu được mục đích của việc đáp ứng các KPI này, cho nhân viên thấy được một cái nhìn rõ ràng và cụ thể về vai trò của chỉ số KPI đối với doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu của bộ phận
Bất kì doanh nghiệp nào cũng phải có mục tiêu cụ thể và rõ ràng để tiếp tục phát triển và thành công trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
KPI được xây dựng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên không thể đánh giá được nếu như doanh nghiệp không có một mục tiêu cụ thể và rõ ràng. KPI không có đúng và sai, có nhiều con số nói lên kết quả thực hiện KPI của nhân viên trong doanh nghiệp, tuy nhiên, nó có thực sự hiệu quả hay không là phải xem thử nó có thể đáp ứng được việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp hay không. Mục tiêu cần phải rõ ràng cụ thể thì các chỉ số KPI mới có thể đáp ứng được việc rõ ràng, cụ thể và đạt được hiểu quả khi tiến hành đánh giá, xây dưng.
Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
Một bảng mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.
Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói cách khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó. Việc xây dựng hai văn bản trên đóng vai trò quan trọng trong bất cứ hoạt động đánh giá nào của doanh nghiệp, không loại trừ việc xây dựng các chỉ số KPI.
Thái độ và mức độ quan tâm của ban quản trị cấp cao trong doanh nghiệp
Trong quá trình xây dựng KPI thì đây là yếu tố quan trọng nhất tác động trực tiếp đến việc xây dựng và triển khai các chỉ số này vào doanh nghiệp. nếu như ban lãnh đạo có cái nhìn đúng đắn và hiểu biết tốt về việc xây dựng KPI thì có thể có những cam kết cũng như hộ trợ tốt cho quá trình diễn ra suông sẽ và thành công. Nếu như ban lãnh đạo
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 31
không có cái nhìn đúng đắn thì việc triển khai xây dựng sẽ gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là do các chỉ số này không có hiệu quả liền trong quá trình xây dựng mà nó cần một khoảng thời gian để có thể hoàn thiện và thể hiện được công dụng của nó.
Nhận thức của nhân viên đối với việc xây dựng KPI
Nhân thức luôn là vấn đề quan trọng khi triển khai hay áp dụng một hệ thống hay quy trình nào đó vào công ty, nếu như nhân viên có nhận thức đúng đắn về việc triển khai áp dụng hay là thực hiện hệ thống hay quy trình này thì nó sẽ được diễn ra một các suông sẽ cũng như đạt được mục tiêu ban đầu đề ra. Ngoài ra, khi có nhận thức đúng đắn về vấn đề này thì nhân viên có thể thực hiện tốt hơn cũng như là tuân thủ việc thực hiện nó một cách xuyên xuốt để đảm bảo được quá trình diễn ra suông sẽ.
Xây dựng KPI cho công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Dược Bảo Nguyên Trang 32
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM TRIỂN KHAI VÀ ÁP DỤNG KPI VÀO THỰC TẾ