4. CÁC CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGHIÊN CỨU MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀ
4.1.Thu thập và xửlý thông tin
Đây là khâu hết sức quan trọng trong quá trình hoạch định chiến lược nói chung và nghiên cứu môi trường bên ngoài nói riêng, bởi những thông tin thu thập được chính là cơ sở để đánh giá và dự báo môi trường kinh doanh. Độ chính xác của các dữ liệu này sẽ quyết định tính khoa học của chiến lược được hoạch định.
Quá trình thu thập và xử lý thông tin được thực hiện qua các bước sau:
- Xác định nhu cầu thông tin. - Xác định các nguồn thông tin + Nguồn thông tin thứ cấp: bao gồm:
* Nguồn thông tin thứ cấp nội bộ: ví dụ: các kết quả khảo sát do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc thuê thực hiện trước đây, các chứng từ thu tiền, biên lai bán hàng, báo cáo công nợ, báo cáo sản xuất, báo cáo đánh giá nhân sự…
* Nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài: Các báo cáo và nghiên cứu của Chính phủ, của Liên hiệp quốc và các tổ chức khác; Những nghiên cứu khảo sát ngành; Các tổ chức tư vấn; Các hội nghị hội thảo;Các báo cáo của các doanh nghiệp;Báo, tạp chí, trang web…
+ Nguồn thông tin sơ cấp: Là nguồn thông tin thu thập được từ các nghiên cứu, khảo sát ban đầu. Nguồn thông tin sơ cấp có hai loại:
* Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ: là nguồn thông tin thu thập được thông qua những điều tra trực tiếp từ các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Nguồn thông tin này dễ dàng thu thập, ít tốn kém nhưng rất có giá trị cho việc soạn thảo các quyết định.
Xác định nhu cầu thông tin
Xác định nguồn thông tin
Xác định mô hình thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông tin
Xử lý thông tin thu thập được
43
* Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài: Là những thông tin thu thập được thông qua các nghiên cứu và điều tra ở phạm vi bên ngoài doanh nghiệp, do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê thực hiện. Quá trình nghiên cứu có thể thực hiện thông qua khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh hoặc từ các đối tượng khác. Nguồn thông tin này thường rất tốn kém.
Trên đây là các nguồn thông tin doanh nghiệp có thể thông qua đó thu thập được những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạch định chiến lược của mình. Mỗi nguồn thông tin có độ chính xác, mức độ dễ thu thập khác nhau. Do vậy, quá trình thu thập thông tin thường được thực hiện theo trình tự sau:Các nguồn thông tin thứ cấp nội bộ cần thu thập đầu tiên, vì không tốn kém nhiều chi phí và có thể dễ dàng có được qua hệ thống thông tin quản lý; tiếp đó là các thông tin thứ cấp bên ngoài, rồi đến các nguồn thông tin sơ cấp nội bộ, cuối cùng là các thông tin sơ cấp bên ngoài.
- Lựa chọn mô hình thu thập thông tin.
Có 3 mô hình thi thập thông tin mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn là: + Mô hình thu thập lien tục
+ Mô hình thu thập định kỳ
+ Mô hình thu thập không thường xuyên.
Mô hình thu thập không thường xuyên là mô hình đơn giản nhất, ít hiệu quả nhất và thường được sử dụng rộng rãi nhất.Mô hình địnhkỳ hiệu quả hơn mô hình khôngthường xuyên, còn mô hình lien tục thì có độ tinh xảo và hiệu quả cao nhất. Một mô hình thu thập thông tin hiệu quả phải đặt trọng tâm vào các yếu tố môi trường chính yếu đã xác định trước, nhằm giúp nhà quản trị nhận thấy rõ những thay đổi có liên quan.
Bảng 3.1. Các mô hình thu thập thông tin.
Loại mô hình Không thường
xuyên
Định kỳ Liên tục
1 Phương tiện thu thập Nghiên cứu đặc nhiệm
Nghiên cứu được cập nhật định kỳ
Hệ thống thu thập và xửlý thông tin cấu trúc
2 Phạm vi thu thập Sự kiện đặcbiệt Sự kiện chọn lọc Hệ thống rộng rãi thông tin về môi trường
3 Lý do thu thập Bắt đầu khủng
hoảng Phuvj vụ cho quyết định về chuyên đề
Phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 Tính chất tác động Thụ động Chủ động Chủ động
5 Thời điểm số liệu thu thập Quá khứ Chủ yếu là hiện tại và quá khứ
Dự báo 6 Thời gian các quyết định tác
động
Hiện tại và tương lai gần
Tương lai gần Dài hạn
7 Tổ chức thực hiện Các cơ quan
nhân sự khác nhau Các cơ quan nhân sự khác nhau Đơn vị chuyên thu thậpthông tin môi trường kinh
44
doanh.