3.2.1. Sơ đồ tổ chức
Bộ máy quản lý của Công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng. Thủ trưởng chỉ đạo và điều hành Công ty thông qua các bộ phận, đơn vị trực thuộc.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty. 3.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc công ty: quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng
ngày của Công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của Công ty và là người đại diện theo pháp luật.
Phó Giám đốc: là người giúp Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt
động của Công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao.
+ Phó Giám đốc trực, phụ trách Phân xưởng Bê tông và Sơn tĩnh điện: chịu
trách nhiệm lãnh đạo, điều hành phân xưởng Bê tông và tổ sơn tĩnh điện hoạt động an toàn, bảo đảm số lượng – chất lượng sản phẩm theo kế hoạch, nghiên cứu thị trường, cải tiến kỹ thuật nhằm hoạt động SXKD cho phân xưởng ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.
+ Phó Giám đốc phụ trách phòng kinh doanh và trung tâm sửa chữa ô tô: chỉ
đạo điều hành phòng kinh doanh, cửa hàng kinh doanh thép ô tô và phân xưởng sửa
chữa ô tô.
Phòng Kế hoạch Kỹ thuật Vật tư: quản lý kế hoạch: xây dựng kế hoạch sử dụng
vốn, kế hoạch sản xuất. nghiên cứu kỹ thuật, kế hoạch tháng, quý, năm và kế hoạch dài hạn; quản lý kỹ thuật: kiểm tra, hướng dẫn các bộ phận sản xuất, xây lắp thực hiện các
Giám đốc công ty
P. GĐ p.trách P.X.Bê tông &
Sơn tĩnh điện
P. GĐ p.trách P.kinh doanh và TT
sửa chữa ô tô
P. Kinh doanh P. Tổ chức - hành chính P. Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư P. Kế toán tài vụ P. Xưởng cơ khí Các đội xây lắp điện – Cầu GTVT Cửa hàng KD thép – Ô tô P. xưởng sữa chữa Ô tô P. xưởng bê tông
mặt hàng, sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Đảm bảo tiến độ, chất lượng và an toàn lao động trong sản xuất và thi công; quản lý vật tư: tham mưu cho Giám đốc trong việc đánh giá nhà cung cấp vật tư, cung ứng nguyên vật liệu, vật tư kịp thời phục vụ sản xuất, gia công cơ khí, xây dựng cơ bản và sửa chữa...
Phòng Kinh doanh: tổ chức tiếp thị, nghiên cứu thị trường nhằm đẩy mạnh sản
lượng tiêu thụ, xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn. Thu hồi công nợ đối với khách hàng.
Phòng Tài chính – kế toán: tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh tế trong Công ty một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của Công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại đã xảy ra, để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi ngày càng tăng.
Phòng Tổ chức – Hành chánh: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và nhân sự
toàn Công ty, tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
Các đội thi công: thực hiện các hợp đồng kinh tế theo đúng thiết kế bản vẽ, đúng
tiến độ và bảo đảm quy trình kỹ thuật, chất lượng.
Phân xưởng bê tông: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý bê tông khi sản xuất ra theo đơn
đặt hàng và báo lại cho Phó Giám đốc phụ trách về tình hình tiêu thụ.
Phân xưởng cơ khí: có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cơ khí như: rèn, dập, cắt,
tạo hình sản phẩm: phay, tiện vừa dùng trong doanh nghiệp vừa bán ra ngoài theo đơn đặt hàng.
Cửa hàng kinh doanh thép – Ô tô: chuyên kinh doanh các loại xe tải, xe chuyên trở
và là đại lý ủy quyền của hãng Ô tô Trường Hải, mua bán thép cho các công trình xây dựng, kiểm tra số lượng hàng nhập xuất kho.
Phân xưởng sữa chửa Ô tô: chuyên lắp ráp và sửa chữa Ô tô theo yêu cầu của
khách hàng.
3.3. Tổ chức bộ máy kế toán
3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, với quy mô này phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán thống kê trong toàn Công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng. Số nhân sự trong phòng kế toán gồm 6 người: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Chức năng và nhiệm vụ của từng người như sau:
Kế toán trưởng: có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty trong việc quản lý, điều hành, tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán toàn Công ty, thực hiện tốt trách nhiệm được giao. Ngoài ra kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm các kết quả kế toán của Công ty, lập sổ báo cáo với cơ quan thuế.…
Kế toán tổng hợp: thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp số liệu của đơn vị kế
toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập thành các báo cáo tài chính cung cấp cho kế toán trưởng và Giám đốc duyệt. Thay mặt kế toán trưởng giải quyết công việc
Kế toán vật tư: có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi và hạch toán tình hình nhập,
xuất vật tư, nguyên vật liệu trong kỳ.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi, quản lý, hạch toán tình
hình thanh toán giữa nội bộ Công ty, giữa Công ty với các đối tác kinh doanh và Nhà nước.
Kế toán thanh toán: theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền, lập
sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của Công ty.
Thủ quỹ: làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa
đơn hợp lệ và lập báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho kế toán trưởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. 3.3.2. Hệ thống tài khoản, chứng từ sổ sách sử dụng tại Công ty.
Là một công ty TNHH Nhà nước hạch toán độc lập nên việc sử dụng hệ thống tài khoản trong công tác kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính (về mặt nội dung, kết cấu…). Nhưng về số lượng tài khoản sử dụng theo yêu cầu quản lý Công ty do Công ty có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng nên cần phải mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi các đối tượng liên quan.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: phiếu xuất – nhập kho (3 liên), phiếu thu (3 liên), phiếu chi (2 liên), ủy nhiệm chi – thu (4 liên), hóa đơn GTGT (3 liên), biên bản sản xuất, biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán (4 liên), hợp đồng xây dựng, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm….
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán vật tư
3.3.3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán các loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra.
3.4. Tình hình nhân sự
Bảng 3.1: phân tích tình hình nhân sự tại Công ty.
Nguồn: Phòng tổ chức – Hành chánh.
Tổng số lao động năm 2007 cao hơn so với năm 2006, số lao động có trình độ cao đẳng, đại học tăng. Lao động quản lý là 5 người trong đó có trình độ đại học là 4 người, cao đẳng 1 người; lao động chuyên môn phục vụ là 26 người trong đó lao động có trình
độ cao đẳng, đại học là 13; số lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh có trình độ cao
đẳng, đại học là 4. Nhìn chung cơ cấu nhân sự tại Công ty năm 2007 có phần hợp lý hơn so với năm 2006.
3.5. Thị trường tiêu thụ và phương phướng hoạt động trong thời gian tới
Phần lớn các sản phẩm của Công ty tiêu thụ tại địa bàn trong tỉnh; các công trình xây lắp điện với quy mô nhỏ tỉnh sẽ chỉ định thầu, các công trình lớn như trung hạ thế, hay trạm biến áp sẽ tiến hành đấu thầu; trụ điện, cọc cừ, trụ viễn thông cấp cho các đơn vị sử dụng Điện lực, Bưu điện trong tỉnh và các tỉnh như Bạc Liêu, Cà mau, Sóc Trăng, Đồng Tháp, Bến Tre...
Phương hướng hoạt động trong thời gian sắp tới:
+ Trong lĩnh vực bê tông sản xuất thêm cọc cừ bê tông.
+ Trong lĩnh vực cơ khí: mở rộng sản xuất máy gặt đập liên hợp. + Mở rộng mạng lưới kinh doanh ôtô ở Phú Quốc.
3.6. Những thuận lợi và khó khăn
Thuận lợi:
- Có vị trí đặc địa giáp đường bộ và giáp bờ sông.
- Là Công ty con của Công ty Đầu tư xây dựng và phát triển nhà Kiên Giang nên được hỗ trợ vốn hoàn toàn.
- Không có đối thủ cạnh tranh trong tỉnh do sản xuất mặt hàng lớn, cấu tạo sản
phẩm mang tính chất chiến lược mà các doanh nghiệp tư nhân không thể làm.
- Đội ngũ nhân công lành nghề, có kinh nghiệm, cán bộ kỹ thuật trẻ, có năng lực, nhiệt tình, quyết tâm gắn bó với đơn vị.
Trình độ Năm 2006 Năm 2007
chuyên môn Số lao động tỷ trọng Số lao động tỷ trọng
Tổng số lao động 115 100% 137 100%
Đại học trở lên 11 10% 15 11%
Cao đẳng 1 1% 7 5%
Trung học chuyên nghiệp 8 7% 9 7%
Sơ cấp 9 8% 9 7%
Công nhân kỹ thuật 35 30% 40 29%
Khó khăn:
- Máy móc thiết bị qua thời gian sử dụng đã hư hỏng phải sửa chữa thường xuyên, nên chi phí sửa chữa tăng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
- Giá cả vật tư đầu vào tăng cao như sắt, thép, đá, xăng dầu, tiền lương nên giá thành sản phẩm tăng cao, nhưng giá bán sản phẩm không thể tăng thêm, ảnh hưởng đến lợi nhuận hoạt động sản xuất.
3.7. Tình hình hoạt động của Công ty TNHH Cơ khí Kiên Giang trong 3 Năm 2005, 2006, 2007. 2005, 2006, 2007.
Bảng 3.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2005 - 2007. Đơn vị tính: triệu đồng. Chênh lệch Năm 2006 / 2005 Năm 2007 / 2006 Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Giá trị % Giá trị % Tổng doanh thu 31.821 27.854 57.619 -3.967 -12% 29.765 107%
+ Doanh thu kinh doanh
thép, ô tô 12.780 20.286 28.271 7.506 59% 7.985 39%
Các khoản giảm trừ: 0 -68 0 -68 68
+ Hàng bán bị trả lại -68 -68 68
1. Doanh thu thuần 31.821 27.786 57.619 -4.035 -13% 29.833 107% 2. Giá vốn hàng bán 29.433 26.220 52.587 -3.213 -11% 26.367 101% 3. Lợi nhuận gộp 2.388 1.566 5.032 -822 -34% 3.466 221% 4. Lợi nhuận HĐTC -148 -397 -1.224 -249 168% -827 208% - Thu nhập HĐTC 393 263 308 -130 -33% 45 17% - Chi phí HĐTC 541 660 1.532 119 22% 872 132% 5. Chi phí bán hàng 541 319 1.140 -222 -41% 821 257% 6. Chi phí QLDN 1.255 1.141 2.169 -114 -9% 1.028 90% 7. Lợi nhuận từ HĐKD 444 -291 499 -735 -166% 790 271% 8. Lợi nhuận khác 56 94 35 38 68% -59 -63% - Thu nhập khác 83 223 403 140 169% 180 81% - Chi phí khác 27 129 368 102 378% 239 185%
9. Lợi nhuận trước thuế 500 -197 534 -697 -139% 731 371%
10. Thuế TNDN 140 94 -140 94
11. Lợi nhuận sau thuế 360 -197 440 -557 -155% 637 323% Nguồn: Phòng kế toán.
Qua bảng trên ta thấy, tổng doanh thu của năm 2006 bị giảm so với năm 2005 là 3.967 triệu đồng vì trong năm 2006 phần doanh thu kinh doanh thép gia tăng không bù đắp được phần doanh thu bị giảm sút do phải ngưng sản xuất ở bộ phận phân xưởng Bê tông. Khoản giảm trừ doanh thu cũng phát sinh trong năm 2006 chủ yếu là do hàng bán bị trả lại phải nhập lại kho với tổng giá trị là 68 triệu đồng nên doanh thu thuần trong năm 2006 chỉ đạt 27.785 triệu đồng tức giảm 13% so với năm 2005. Sang đến năm 2007, do đơn vị đã hoạt động bình thường trở lại nên tổng doanh thu đạt 57.619 triệu đồng tăng so với năm 2006 và 2005. Doanh thu dịch vụ, kinh doanh thép có tăng nhưng tốc độ giảm.
Tỷ trọng giá vốn hàng bán so với doanh thu thuần năm 2006 (94,6%) tăng 2,1% so với năm 2005 (92,5%) đều này là do trong năm giá cả của sắt, thép biến động bất thường đơn vị chưa chủ động được trong việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu. Tình hình vật giá leo thang tiếp tục diễn ra đến năm 2007 nhưng tỷ trọng có giảm (91,27%) kết quả là lãi gộp tăng lên.
Nhìn chung tình hình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty trong 3 năm biến động mạnh, tốc độ tăng của 2 khoản chi phí này cao hơn nhiều so với mức độ tăng của doanh thu. Sự gia tăng này sẽ phần nào làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó Công ty cần quản lý chặt 2 khoản chi phí này, tránh việc chi cho những khoản không cần thiết trong kinh doanh.
Hoạt động tài chính của Công ty trong 3 năm liền đều bị lỗ và ngày càng nhiều hơn. Phần thu nhập từ các khoản tiền gửi và cho vay không đủ bù đắp chi phí lãi vay (chiếm hơn 80% chi phí lãi vay). Bên cạnh đó, các khoản thu bất thường của đơn vị cũng giảm. Năm 2006 hoạt động kinh doanh bị lỗ là do tổng thu nhập thuần không đủ bù đắp phần lỗ do hoạt động tài chính gây nên. Năm 2007, Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tổng lợi nhuận trước thuế là 533 triệu đồng ngoài bù khoản lỗ năm 2006 và nộp thuế TNDN tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty là 438 triệu đồng, tăng 78 triệu đồng so với năm 2005 tương đương tăng 21,75%. Đây là tính hiệu đáng mừng vì Công ty đã thoát khỏi tình trạng lỗ và ngày càng có lợi nhuận cao hơn. Với chiều hướng này chúng ta có thể hy vọng Công ty làm ăn hiệu quả tốt hơn nữa trong những năm tới.
CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH KẾT
QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
CƠ KHÍ KIÊN GIANG 4.1. Kế toán doanh thu
4.1.1. Doanh thu hoạt động chính
4.1.1.1. Hình thức tiêu thụ và thanh toán tại Công ty
Hình thức tiêu thụ tại Công ty là bán hàng trực tiếp cho khách hàng: đối với khách hàng mua hàng với số lượng nhỏ chỉ cần ký biên nhận và xuất hàng, đối với khách hàng mua với số lượng lớn thì tiến hành ký kết hợp đồng mua bán, hoặc có thể
thông qua đơn đặt hàng của khách hàng mà tiến hành xuất bán hàng, đối với các công