Hệ thống hồ sơ kiểm toán của Công ty được xác định theo mô hình chuẩn từ năm 2002 theo mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC. Hệ thống này được xây dựng phù hợp với các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế và Chuẩn mực kiểm toán Việt nam.
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy
Lập kế hoạch Xem xét hoạt động kinh doanh và chiến lược kinh doanh Thảo luận khách hàng, phân công thực hiện Lập kế hoạch chi tiết Tìm hiểu môi trường kinh doanh Thu thập thông tin Kiểm toán Rà soát đánh giá việc tuân thủ pháp luật Rà soát tình hình kiểm soát nội bộ
Thực hiện các thủ tục phân tích
Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số dư khoản mục Kiểm tra, soát xét báo cáo tài chính
Phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý
định của pháp luật hiện hành. Hồ sơ kiểm toán được tổ chức thành hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán năm.
- Hồ sơ kiểm toán thường trực ( Permanent File): Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.
Hồ sơ kiểm toán thường trực thường gồm các thông tin về: tên và số hiệu hồ sơ; các thông tin chung về khách hàng; các tài liệu về thuế; các tài liệu về nhân sự; các tài liệu về kế toán; các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài; các tài liệu khác. Hồ sơ kiểm toán thường trực được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.
- Hồ sơ kiểm toán năm (Final Audit File): Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toán năm thường gồm các thông tin về: các thông tin về người lập, kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán; các văn bản tài chính, kế toán, thuế…của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến năm tài chính; báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác…; hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và bản thanh lý hợp đồng; những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và nhưng thay đổi của kế hoạch đó; những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng; những bằng chững và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác; những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ; các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được; những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các
tài khoản cũng như về các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng; …
Kiểm toán viên phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra (soát xét) đọc sẽ hiểu được toàn bộ về cuộc kiểm toán. Đây cũng là cơ sở để kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán.
Kiểm toán viên phải ghi chép và lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán của mình tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến:
- kế hoạch kiểm toán;
- việc thực hiện cuộc kiểm toán: nội dung, chương trình và phạm vi của các thủ tục đã thực hiện;
- kết quả của các thủ tục đã thực hiện;
- những kết luận mà Kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểm toán thu thập được.
Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan. Đối với những vấn đề khó xử lý về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn, ngoài việc đưa ra kết luận, kiểm toán viên còn phải lưu giữ những thông tin có thực, cần thiết thu thập được. Hồ sơ kiểm toán phải lưu giữ kết quả kiểm tra, soát xét chất lượng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyền theo quy định của công ty kiểm toán.Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Hồ sơ làm việc được tổ chức và sắp xếp một cách có hệ thống theo các chỉ mục từ tổng hợp đến chi tiết. Việc tra cứu thông tin và soát xét hồ sơ trở lên dễ dàng hơn thông qua hệ thống ký hiệu tham chiếu trên tài liệu và giấy làm việc.
Bảng 6: Ký hiệu tham chiếu của các vấn đề kiểm toán
Các vấn đề kiểm toán Ký hiệu Các vấn đề kiểm toán Ký hiệu
1. Báo cáo kiểm toán I 7. Những vấn đề lưu ý cho cuộc
kiểm toán năm sau VI
2. Thư quản lý I 8. Các bản giải trình của doanh
nghiệp VII
3. Tổng kết công việc kiểm toán
của niên độ II
9. Kế hoạch kiểm toán VIII 4. Các sự kiện phát sinh sau khi
phát hành BCKT năm trước III
10. Các biên bản họp với khách hàng IX 5. Những vấn đề chưa rõ cần được giải quyết IV 11. Các biên bản họp HĐQT X
6. Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán của năm được kiểm toán
V 12. Các tài liệu khác XI
Bảng 7: Ký hiệu tham chiếu của các phần hành
Phần hành Ký hiệu Phần hành Ký hiệu
1. BCTC của khách hàng A 13. Công nợ nội bộ L
2. Tóm tắt HTKSNB của khách
hàng B
14. Lương và các khoản theo
lương M
3. Tiền C 15. Các khoản nợ phải trả khác N
4. Các khoản đầu tư tài chính D 16. Các loại thuế O
5. Các khoản phải thu E 17. Các khoản vay nợ P
6. Hàng tồn kho FA 18. Nguồn vốn quỹ và lợi nhuận
chưa phân phối Q
7. Chi phí sản xuất tính giá sản
phẩm dở dang FB
19. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ R
8. TSNH khác G 20. Giá vốn hàng bán S
9. Bất động sản đầu tư
H 21. Doanh thu và chi phí hoạt động tài chính T
10. TSCĐ I 22. Chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp U
11. Chi phí XDCB dở dang J 23. Thu nhập và chi phí khác V
Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ tại công ty để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu do Nhà nước quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và phù hợp với quy định của riêng công ty.