IV. QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT DỊCH VỤ PHÒNG NGHỈ TẠI KHÁCH SẠN SÀI GÒN:
3. Tổ chức thực hiện chuyển giao dịch vụ:
3.1. Xây dựng các bộ phận chức năng cung cấp dịch vụ :
3.2. Xây dựng cơ chế hoạt động:
- Định cơ chế thực hiện từ lãnh đạo đến các nhân viên cho các bộ phận: phải đảm bảo thông suốt, quán triệt công tác đến tất cả nhân viên trong khách sạn. Yêu cầu nắm rõ quy trình, tiêu chuẩn chất lượng, phương tiện, công cụ thực hiện việc cung cấp dịch vụ.
- Định rõ chức năng từng bộ phận: + Ban Kế toán Thống kê
+ Ban Hành chính Nhân sự + Ban Kinh doanh và Marketing + Tổ Kỹ thuật + Tổ Bảo vệ + Bộ phận Nhà hàng ++ Tổ Phục vụ ++ Tổ bếp + Tổ Lễ tân + Tổ phòng ++ Tổ Giặt là ++ Tổ Vệ sinh
- Định rõ cơ chế phối hợp thực hiện và điều khiển hoạt động cung cấp dịch
vụ: các bộ cần có sự phối hợp sâu sát với nhau, hỗ trợ nhau để cũng cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Mỗi bộ phận có những nhiệm vụ khác nhau nhưng đều nằm trong hệ thống mắc xích liên đới với nhau.
- Thời gian chuyển giao dịch vụ: thời gian tùy thuộc vào khách hàng và dịch vụ mà khách hàng mong muốn. Ở đây chủ yếu là dịch vụ cho thuê phòng nên thời gian chuyển giao là thời gian mà khách nhận phòng và kết thúc là thời điểm khách trả phòng.
- Địa điểm chuyển giao dịch vụ: tại phòng nơi khách hàng thuê hay nơi khách hành sử dụng các dịch vụ khác.
- Đối tượng được chuyển giao dịch vụ: khách hàng có nhu cầu với các dịch vụ của khách sạn. Có thể là khách hàng cá nhân hay khách hàng tổ chức.
- Nhân lực, phương tiện, hàng hóa phục vụ công tác chuyển giao dịch: tùy từng dịch vụ cung cấp mà có những nhân viên, phương tiện và hàng hóa phục vụ thích hợp. Tổ chức chuyển giao dịch vụ cho thuê phòng lưu trú của khách sạn cần có các nhân viên tiếp tân, bell boy; các phương tiện cần thiết như máy vi tính, thiết bị chuyển hành lý cho khách (nếu hành lý nhiều), chìa khóa phòng cho thuê. Và khi khách hàng bắt đầu sử dụng phòng thì sẽ có sẵn những vật dụng cần thiết trong phòng: giường, đồ nội thất, tivi, điện thoại, máy điều hòa và các tiện nghi cần thiết khác thích hợp với từng loại phòng. Trong lúc đó, khách hàng có thể sử dụng được các dịch vụ khác, chẳng hạn như vấn đề vệ sinh khu vực phòng và vật dụng trong phòng. Lúc này cần có nhân viên phục vụ phòng, nhân viên giặt là với các thiết bị cần thiết khác.
- Phối hợp, điều hành chuyển giao dịch vụ: chuyển giao dịch vụ cho khách hàng thuê phòng cần có sự phối hợp giữa các nhân viên tiếp tân, bell boy, nhân viên phục vụ phòng, nhân viên giặt là. Cần sự phối hợp nhịp nhàng đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách.