2. Thực trạng của hệ thống kiểm toán nội bộ và một số giải pháp nhằm
2.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của hệ thống kiểm toán nội bộ
toán nội bộ
2.2.1. Về chính sách vĩ mô.
0Các văn bản của Nhà nớc, nghị định, thông t hớng dẫn và quy định về địa vị pháp lý, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ... của các cơ quan có thẩm quyền, nhất là của Bộ Tài Chính cần phải rõ ràng về quy chế kiểm toán nội bộ và quy chế kiểm toán độc lập, không nên để các doanh nghiệp có thể hiểu kiểm toán nộ bộ cũng giống nh kiểm toán độc lập và thực thi nh nhau. Trong các văn bản này, điều cốt yếu là phải có hệ thống các chuẩn mực kiểm toán nội bộ để giúp cho bộ phận này và các kiểm toán viên có căn cứ pháp lý và định hớng trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Đồng thời, các nhà quản lý cũng dựa vào hệ thống chuẩn mực này để kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ.
1Cần bổ sung và hoàn thiện các chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam.
2Cần thống nhất tên gọi kiểm toán nội bộ ( Internal Auditing) cho tất cả các doanh nghiệp thực hiện quy chế kiểm toán nội bộ, vì thực tế hiện nay có nhiều tên gọi khác nhau ở doanh nghiệp.
Tại Mỹ và các nớc châu Âu, kiểm toán nội bộ không đợc quy định bởi pháp luật, hay nói cách khác không có quy định nào bắt buộc công ty Nhà nớc hay t nhân phải có kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật. Vì tính chất không độc lập hoàn toàn của nó đối với công ty, nó chỉ phục vụ cho mục tiêu mà giám đốc và Hội đồng quản trị đề ra. Tại Việt Nam quy định điều này là bắt buộc đối với doanh nghiệp Nhà nớc và kiểm toán viên nội bộ phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật, nh vậy có nên không? Và thực tế kiểm toán viên có thực hiện đợc điều này hay không? Ngời kiểm viên nội bộ bắt buộc phải thực hiện mục tiêu mà giám đốc đề ra, chịu dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, liệu họ có trùng lắp với trách nhiệm kế toán trởng trớc pháp luật hay không?... Có nên chăng chúng ta cũng không nên quy định bắt buộc kiểm toán viên nội bộ chịu trách nhiệm trớc pháp luật, vì họ không đủ điều kiện độc lập nh các kiểm toán viên độc lập để chịu trách nhiệm pháp lý về kiểm toán của mìnhvà họ chỉ chịu trách nhiệm trớc giám đốc và của hội đồng quản trị? Thực tế một số doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô nhỏ rất khó khăn khi thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, vì không có nhân sự hội đủ điều kiện của quy chế kiểm toán viên nội bộ nhất là chọn trởng phòng (trởng ban) kiểm toán nội bộ.
Nếu có thì điều động từ phòng kế toán sang làm công tác kiểm toán nội bộ, dẫn đến thiếu nhân sự chỉ huy bộ phận kế toán và họ phải kiêm nhiệm kế toán một thời gian, điều này trái với nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” trong quy chế kiểm toán nội bộ.
Vậy Bộ Tài Chính trớc mắt nên chỉ quy định kiểm toán nội bộ đối với một số doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô sản xuất kinh doanh nhất định, dựa vào các tiêu thức nh số l- ợng ngời lao động, hay doanh thu bình quân hàng năm, tổng sản lợng, số lợng địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh...
- Để nhanh chóng đào tạo cung và cung cấp chứng chỉ kiểm toán viên, cung cấp đủ nhân sự cho các công ty thực hiện theo các quyết định, thông t của Chính Phủ, của Bộ Tài Chính, Hội kiểm toán Việt Nam phải tổ chức thờng xuyên hơn các lớp tập huấn và thi lấy chứng chỉ kiểm toán viên, đào tạo kiểm toán viên nội bộ hàng năm và thi lấy chứng chỉ kiểm toán viên, đào tạo kiểm toán viên nội bộ hàng năm đợc 2 lần. Đến khi số lợng nhân viên kiểm toán viên đáp ứng đợc yêu cầu của các công ty thì điều chỉnh lại kế hoạch đào tạo.
- Thờng xuyên mở lớp bồi dỡng nâng cao kiến thức và cập nhật hoá thông tin cho kiểm toán viên. Các kiểm toán viên nội bộ phải thực sự là những ngời có kỹ năng chuyên môn cao, đạt trình độ chuẩn mực về chuyên môn nghiệp vụ và đợc tổ chức có thẩm quyền cấp chứng chỉ kiểm toán viên, có đạo đức nghề nghiệp trong sáng. Các điều kiện này nhằm đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán đợc thực hiện bởi những ngời có chuyên môn cao.
2.2.2.Về chính sách vi mô
- Doanh nghiệp phải có kế hoạch xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, nhất là các doanh nghiệp có nhiều sở hữu chủ nh công ty trách nhiệm hữ hạn, công ty cổ phần... nhằm thực hiện tốt mục tiêu của hệ thống kiểm soát doanh nghiệp.
- Cần thực hiện nghiêm túc quy chế kiểm toán nội bộ mà Bộ Tài Chính ban hành. 3Có thể doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô nhỏ gặp khó khăng khi bố trí nhân sự cho bộ phận kiểm toán nội bộ, nhất là trởng phòng (trởng ban) kiểm toán nội bộ, nhng nhất thiết không đợc bố trí nhân viên kiểm toán nội bộ kiêm nhiệm công việc kế toán tại doanh nghiệp nh thực tế phát sinh ở một số doanh nghiệp hiện nay.
4Cần chú trọng tạo điều kiện và khuyến khích các nhân viên đi học các lớp bồi dỡng, nâng cao trình độ kiểm toán viên.
5Cần xây dựng quy chế hoạt động tại công ty riêng cho bộ phận kiểm toán nội bộ, để bộ phận này thực hiện thuận lợi nhiệm vụ kiểm toán nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại một công ty là rất cần thiết, trong đó bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện chủ yếu các mục tiêu kiểm soát của hệ thống kiểm toán nội bộ. Thông qua nội dung cơ bản của kiểm toán nội bộ nh kiểm toán hoạt động, kiểm toán tính tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị giúp cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hơn và tình hình tài chính doanh nghiệp lành mạnh, khai thác hết đợc lợi ích tiềm tàng của nguồn lực công ty.
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát triển nhanh nh hiện nay thì bộ phận kiểm toán nội bộ càng trở nên cần thiết hơn, nhất là đối với các doanh nghiệp Nhà nớc và doanh nghiệp có vốn góp.
Đặc biệt để góp phần hoàn thiện và nâng cao hơn nữa vai trò của hệ thống kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp thì việc giải quyết các mặt hạn chế trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ là vô cùng cần thiết:
Một là, đối tợng của các quy định và hớng dẫn về kiểm toán nội bộ còn đang bị bó hẹp trong phạm vi các doanh nghiệp Nhà nớc. Thực tế ở nớc ta cho thấy rằng không chỉ các doanh nghiệp Nhà nớc mới cần có bộ máy kiểm toán nội bộ mà rất nhiều các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác cũng có nhu cầu và thực sự đã thiết lập và duy trì một cách có hiệu quả bộ máy này. Mặt khác, nhu cầu này rất khó có thể định lợng nên việc áp dụng các nguyên tắc cứng nhắc có thể thừa không cần thiết hoặc mang tính hình thức đối với một số doanh nghiệp trong khi một số các doanh nghiệp khác có nhu cầu lại không đợc hớng dẫn hoặc quy định cụ thể. Để khắc phục vấn đề này, các doanh nghiệp nên chủ động xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ trong quá trình hoạt động.
Hai là, cần xác định rõ mục đích, vai trò và vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận đợc lập ra để thực hiện các chức năng kiểm tra, xác nhận và t vấn về hệ thống thông tin - quản lý của doanh nghiệp, về mặt bản chất kiểm toán nội bộ là sự đánh giá của các nhân viên đã đợc đào tạo nghiệp vụ đối với doanh nghiệp về tính hiệu quả và mức độ hữu dụng của bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, tính chính xác, độ tin cậy các thông tin. Do đó kiểm toán nội bộ chủ yếu hoạt động theo hai lĩnh vực kiểm toán là kiểm toán hoạt động và
kiểm toán tuân thủ. Mục đích của kiểm toán nội bộ là giám sát một cách độc lập các hoạt động chức năng trong doanh nghiệp để:
+ Xem xét các số liệu tài chính, các thủ tục thực hiệnvà đa ra các nhận xét, đánh giá về chất lợng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế - tài chính.
+ Trợ giúp cho hệ thống quản lý doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu lực hoạt động, đẩy mạnh và phát huy hệ thống kiểm soát nội bộ, thực hiện các điều tra đặc biệt đáp ứng các nhu cầu quản lý và bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
(H3)
Việc xác định rõ mục đích của bộ phận kiểm toán nội bộ có tác dụng định hớng cho hoạt động của kiểm toán viên nội bộ có đủ điều kiện để thực hiện tốt các chức năng của mình. Trong sơ đồ quản lý doanh nghiệp trách nhiệm và nhiệm vụ càng lớn thì vị trí càng cao. Do tính chất đặc thù của hoạt động kiểm toán, đảm bảo tính khách quan trong công việc, bộ phận kiểm toán nội bộ cần đợc tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị của doanh nghiệp (H3). Kiểu tổ chức này thể hiện nguyên tắc phân định giữa quản lý và kiểm soát, kiểm tra và thực hiện đồng thời tạo điều kiện tiến hành công việc của kiểm toán nội bộ. Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và các bộ phận khác đợc coi là mối quan hệ đan chéo và không phụ thuộc. Tuy nhiên có thể mở rộng nguyên tắc này trong trờng hợp kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm toán một hoạt động cụ thể đã đợc ấn định trớc, khi đó kiểm toán nội bộ có thể chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trởng hoặc Giám đốc tài chính.
Ba là, cần xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ đủ mạnh có khả năng đảm nhiệm công viẹc đợc giao bao gồm việc xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy kiểm toán, số lợng nhân viên kiểm toán và phân công chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của mỗi kiểm toán viên. Bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp có quy mô lớn (thờng ở cấp tổng công ty) đợc xây dựng bao gồm: Trởng phòng kiểm toán, Phó phòng kiểm toán
Giám đốc hoặc hội đồng quản trị Bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận sản xuất bán hàngBộ phận Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận nhân sự
và các kiểm toán viên nội bộ. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tổ chức và điều hành bộ phận kiểm toán nội bộ có thể xây dựng theo mô hình sau:
(H4)
Trong sơ đồ tổ chức bộ máy kiểm toán cần phải phân công rõ chức năng nhiệm vụ của các kiểm toán viên nhằm đạt hiệu suất cao. Nhiệm vụ có thể phân công nh sau:
- Phụ tá, giúp việc kiểm toán viên: là những nhân viên đã qua đào tạo cơ bản về kiểm toán và kế toán, các nhân viên này có thể đợc tuyển dụng dựa vào khả năng, kinh nghiệm và bằng cấp đã đạt đợc. Công việc chủ yếu là tổ chức sắp xếp lịch và hồ sơ kiểm toán, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tham gia kiểm toán số liệu, kiểm kê hàng tồn kho, thực hiện một số các quá trình so sánh và đối chiếu đơn giản.
- Kiểm toán viên: Có thể đợc đào tạo từ các kiểm toán viên sơ cấp hoặc từ những sinh viên tốt nghiệp xuất sắc hoặc từ những nhân viên kế toán đã có kinh nghiệm làm việc. Là bộ phận chủ yếu của bộ phận kiểm toán, đảm nhiệm hầu hết các công việc cơ bản của một cuộc kiểm toán nh kiểm tra, so sánh từ đó đa ra các đánh giá số liệu, báo cáo, hệ thống thông tin và các thủ tục, quy định của doanh nghiệp cho các phần hành kiểm toán đ- ợc giao, ngoài ra họ còn đảm nhiệm một số nhiệm vụ tơng đối quan trọng nh lập bảng đối chiếu tiền gửi ngân hàng, kiểm tra xác minh công nợ phải thu, kiểm tra quỹ tiền mặt và lập bảng đối chiếu số d tiền mặt,...
- Kiểm toán viên cao cấp: Bao gồm các kiểm toán viên có khả năng và kinh nghiệm thờng đợc sử dụng để thực thi các công việc khó hoặc có liên quan đến các thông tin quan trọng cần đợc kiểm soát chặt chẽ.
Trởng nhóm kiểm toán
Trưởng bộ phận kiểm toán
Trợ lý kiểm toán
viên Kiểm toán cao
cấp
Trưởng nhóm
kiểm toán Trưởng nhóm kiểm toán
Kiểm toán viên
- Trởng nhóm kiểm toán: Là cấp trên của các kiểm toán viên thờng có nhiệm vụ trợ lý, giám sát quá trình tiến hành các cuộc kiểm toán, lãnh đạo một nhóm các nhân viên kiểm toán, xem xét lại công việc của các thành viên trong nhóm, là ngời giữ liên lạc giữa bộ phận đợc kiểm toán và bộ phận kiểm toán, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán.
- Trởng bộ phận kiểm toán: Là ngời chịu trách nhiệm lãnh đạo các phần hành kiểm toán, hớng dẫn giám sát các nhân viên tiến hành các thủ tục kiểm toán cần thiết, chịu trách nhiệm về chất lợng của các cuộc kiểm toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm toán, quyết định bộ phận hoặc hoạt động đợc kiểm toán và thời gian kiểm toán, phối hợp kiểm toán nội bộ và các loại kiểm toán khác, đề nghị thay đổi các chính sách và qui định của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và đảm bảo an toàn cho các tài sản của doanh nghiệp, tiến hành các cuộc kiểm toán đặc biệt theo yêu cầu của bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp và lập các báo cáo kiểm toán tổng hợp.
Ngoài các vị trí chính thức trên bộ phận kiểm toán có thể bao gồm đội ngũ nhân viên kiểm toán tập sự. Điểm cần chú ý khi phân công công việc xác định các mối quan hệ giữa các vị trí thì mỗi vị trí cần phải đợc xem xét định kỳ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời tạo ra động lực và cơ hội để các kiểm toán viên luôn phấn đấu cải vị trí của mình.
Bốn là, cần lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ và chính xác. Kế hoạch kiểm toán chỉ đợc tiến hành tốt trên cơ sở cân nhắc kỹ lỡng các chính sách, thủ tục và nội quy cũng nh hệ thống quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Kế hoạch kiểm toán cần phải đợc gửi trớc cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp, bộ phận đợc kiểm toán trong đó phải đề cập cả thời gian kiểm toán và chi phí có liên quan. Kế hoạch này do trởng bộ phận kiểm toán xây dựng trên cơ sở cân nhắc các yếu tố:
+ Nội dung công việc kiểm toán, cách thức tiến hành, phơng thức tổ chức thực hiện cuộc kiểm toán.
+ Số lợng nhân viên mức lơng, các khoản bảo hiểm và phụ cấp. + Chi phí đi lại, dụng cụ.
+ Chi phí khấu hao văn phòng. + Chi phí đào tạo.
+ Các chi phí biến đổi khác: chi phí hội họp, bồi dỡng tiếp khách... + Thời gian và thời lợng tiến hành kiểm toán.
Các yếu tố trên cần đợc lợng hoá thành tiền để xác định chi phí cho cuộc kiểm toán. Nếu có các phát sinh thêm cần phải đợc đề cập, giải trình và điều chỉnh trong kế hoạch kiểm toán và có sự phê duyệt của Tổng giám đốc và gửi một bản cho bộ phận đợc kiểm toán.
Năm là, thực hiện tốt việc phối hợp kiểm toán, sự phối hợp và mối quan hệ qua lại giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán Nhà nớc và kiểm toán độc lập đóng vai trò quan trọng