*) Thủ tục nhập kho:
Quy định về việc nhập vật liệu công cụ dụng cụ:
Khi có nhu cầu về việc nhập vật liệu, công cụ dụng cụ, cán bộ cung ứng tiêu thụ phụ trách việc thu mua vật liệu bằng cách, đặt hàng cho nhà cung cấp, còn quản lý sản xuất do phòng kế toán đảm nhiệm. Khi vật liệu về phải căn cứ vào hóa đơn của ngời bán hàng, phân xởng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn. Đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm về số lợng, chủng loại, chất l- ợng của vật liệu đúng theo đơn đặt hàng. Sau khi đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ hợp lệ phân xởng tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t rồi đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho.
n gia ́ Đơ bi nh quõn ̀ O2 2940 + 2000 2.200 /kgđ = = 2940x2.200+2000x2.200
Thủ kho là ngời trực tiếp nhận hàng từ ngời giao hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng vào kho và ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho, sau đó ghi vào thẻ kho. Thủ kho không đợc ghi đơn giá vào phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán tập hợp hóa đơn chứng từ mới ghi đơn giá của hàng nhập
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nhập:
Ngày 5/06/2012 phiếu nhập số 10 nhập kho 3410kg O2 lỏng theo Hóa đơn GTGT số 79763,giá 2200 đ/kg bao gồm VAT 10%. Cha thanh toán cho Công ty khí công nghiệp Việt Vơng.
Người bán Phòng cung ứng Thủ kho Viờ́t phiờ́u nhọ̃p kho So sánh đơn đặt hàng và hóa đơn Hoa đơn GTGT
HOA ĐƠN GIA TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 05 tháng 06 năm 2012
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu năm trăm linh hai nghìn đồng chẵn. Đơn vị bán hàng: Công ty khí công nghiệp Việt Vơng
Địa chỉ: lô 9 - Khu công nghiệp Bình Xuyên -Vĩnh Phúc Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số thuế:0101050612 Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM Khí Công Nghiệp Địa chỉ: 264 Tôn Đức Thắng - Đống Đa -Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Mã số thuế: 0101060767 STT Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Khí O2 lỏng Kg 3 410 2000 6 820 000
Cộng tiền hàng 6 820 000 Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT 682000 Tổng cộng tiền thanh toán 7 502 000
Mẫu số 01 GTKT-3LL Seri:AB/2009B
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 79763 và biên bản kiểm nghiệm vật t thủ kho viết phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH TM Khí công nghiệp Địa chỉ: 264 Tôn Đức Thắng-Đống Đa-HN
BIấN BẢN KIấ̉M NGHIậ́M VẬT TƯ
Số :120
Ngày 04háng 06 năm 2012
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 79763 ngày 05 tháng 06 năm 2012 của Công ty khí công nghiệp Việt Vơng.
Ban kiểm nghiệm gồm các thành viên:
1. Ông : Bùi Văn Hải Chức vụ: Trởng ban 2.Ông : Nguyễn Minh Đức Chức vụ: ủy viên
3.Ông : Phạm Chiến Thắng Chức vụ: Đại diện bên bán
Đã cùng kiểm nghiệm số vật t
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Vật t đảm bảo đủ và đúng số lợng ,chất lợng và đủ điều kiện nhập kho
STT Tên mã,nhãn hiệu quy cách
vật t
ĐVT Số lợng Kết quả
Chứngtừ Thực
tế Đúng quy cách đúng quy Không cách
A B 1 2 3 4 5
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau đó thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH TM Khí Công Nghiệp Địa chỉ: 264 - Tôn Đức Thắng - Đống Đa - HN
Phiờ́u nhọ̃p kho
Ngày 04tháng 06 năm 2012 Số: 10 Ngời bán: Công ty khí công nghiệp Việt Vơng
Đơn vị : Công ty TNHHTM khí công nghiệp Nội dung : Nhập kho khí O2 lỏng
Kho xuất : Kho Mỹ Đình (MĐ)
Số lợng
Theo Ct Thực
nhập
1 Khí O2 lỏng Kg MĐ 3410 3410
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Lập phiếu
- Liên 1: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho.
- Liên 2: Chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ chi tiết.
- Liên 3: Đa cho ngời giao hàng giữ.
* Tác dụng:- Phiếu nhập kho đợc lập nhằm xác nhận số lợng vật t nhập kho. - Phiếu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ nhật ký chung.
* Căn cứ ghi phiếu nhập kho :Căn cứ vào hóa đơn và tình hình nhập vật liệu tại Công ty
* Cách lập:- Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày tháng năm nhập, tên vật liệu nhập kho, tên kho.
- Cột số thứ tự, mặt hàng, đơn vị tính, mã kho, ghi số thứ t, tên vật t, đơn vị tính và mã kho nhập vật t
-Cột số lợng: Ghi số lợng vật t nhập theo chứng từ và theo số thực nhập
* Thủ tục xuất kho: Các quy định về xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sau khi mua về nhập kho, khi có nhu cầu sử dụng ở phân xởng sản xuất thì bộ phận sản xuất phải có giấy đề nghị cung cấp vật t từ phòng kế hoạch, khi đó thủ kho mới viết phiếu xuất kho có chữ ký của tổ trởng phân xởng và ngời nhận hàng
Sơ đồ quy trình xuất vật liệu, công cụ dụng cụ:
Phòng
kờ́ hoạch Thủ kho phõn xưởngTụ̉ trưởng
Giṍy đờ̀ nghị
Vi du: ́ ̣
Ngày09/06/2012, phân xởng sản xuất đề nghị xuất 2.300kg N2 và 3.040kg O2 lỏng để sản xuất sản phẩm
Đơn vị: Cụng ty TNHH TM Khí cụng nghiờp
Địa chỉ : 264 Tôn Đức Thắng - Đống Đa- HN
GIẤY Đấ̀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
Kinh g i:́ ử Trưởng phòng kờ́ hoạch Cụng ty TNHH TM Khí cụng nghiợ̀p
Tờn tụi la:̀Lờ Thanh Hải - Tụ̉ trưởng phõn xưởng sản xuṍt
ờ nghi cung cõp võt t ờ san xuõt:̀ ́ ́
Đ ̣ ̣ ư đ ̉ ̉
Lý do đờ̀ nghị: Phục vụ sản xuṍt ở phõn xưởng sản xuṍt chiờ́t nạp. Phòng kờ́ hoạch Người đờ̀ nghị
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
ST T Tờn vọ̃t tư ĐVT Sụ́ lượng Yờu cõ̀u 1 Khi Ń 2 long̉ Kg 2.300 2 Khi Ó 2 long̉ Kg 3.040 Thực xuṍt 2.300 3.040
Căn cứ vào giấy đề nghị cung cấp vật t này thủ kho tiến hành lập phiếu xuất và xuất kho.
Sau khi lập phiếu xong, ngời lập phiếu và kế toán trởng ký xong chuyển cho giám đốc duyệt (ghi rõ họ tên) rồi giao cho ngời nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho của ngời nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
Vì Công ty áp dụng theo phơng pháp đơn giá bình quân cuối kỳ dự trữ nên phiếu xuất kho hàng ngày chỉ theo dõi về mặt số lợng từng loại nguyên vật liệu. Đến cuối tháng, kế toán lập bảng kê xuất hàng tính ra đơn giá bình quân xuất cho từng nguyên vật liệu, sau đó ghi đơn giá vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành ba liên: Liên 1: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho
Liên 2: Chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết.
Liên 3: Bộ phận sử dụng giữ
Tác dụng:
- Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lợng vật t xuất cho xởng sản xuất của Công ty.
- Phiếu xuất kho làm căn cứ để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật t, nhật ký chung.
Cơ sở lập: Căn cứ vào tình hình xuất kho thực tế phục vụ cho sản xuất trong Công ty.
Phơng pháp lập: Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên ngời lĩnh, đơn vị, nội dung xuất kho và kho xuất vật t.
Cột STT, mặt hàng, đơn vị tính ghi : Số thứ tự, tên vật t và đơn vị tính của vật t xuất kho
Cột số lợng ghi: Số lợng thực tế xuất kho của vật t.
Cột đơn giá ghi: Đơn giá của vật t thực tế xuất kho. Cột thành tiền = Cột số lợng x cột đơn giá.
Ví dụ:
Phiếu xuất số 20, ngày09/06/2012, xuất kho 2.300kg N2 lỏng và 3.040kg O2 lỏng cho phân xởng sản xuất.
Đơn vị: Công ty TNHH TM Khí công nghiệp
Địa chỉ: 264 Tôn Đức Thắng - Đống Đa- HN
Ngời lĩnh: Lê Thanh Hải
Đơn vị : Phân xởng sản xuất
Nội dung : Xuất nguyên vật liệu để sản xuất khí O2 Kho : Mỹ Đình
STT Mặt hàng Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 Khí O2 lỏng Khí N2 lỏng kg kg 3.040 2.300 2.200 1.322 6.688.000 3.040.600 Cộng 9.728.600
Phiếu xuất kho
Cộng thành tiền (bằng chữ): Chín triệu bẩy trăm hai mơi tám nghìn sáu trăm đồng.
Căn cứ vào phiếu nhập số 10 (ngày 05/06/2012), thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho của mặt hàng O2 lỏng.
Căn cứ váo phiếu xuất số 21 (ngày 26/06/2012),thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho của mặt hàng O2 lỏng, N2 lỏng.
Đơn vị: Công ty TNHH TM Khí công nghiệp Địa chỉ: 264 Tôn Đức Thắng-Đống Đa-HN
THẺ KHO
Tên quy cách vật t: Khí O2 lỏng Đơn vị tính: Kg
Từ ngày 01/06/2012 đến ngày 30/06/2012 Lập phiếu
(ký,họ tên) Ngời lĩnh(ký, họ tên)
Thủ kho
Hàng ngày, tại phòng kế toán, sau khi nhận đợc phiếu nhập, xuất kho kế toán phản ánh sự biến động Nhập -Xuất -Tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về mặt hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến.
Tác dụng:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu.
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ làm căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Đồng thời còn làm căn cứ để ghi vào bảng nhập xuất tồn
Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Phơng pháp lập:
- Cột “Chứng từ” ghi: ngày, tháng, năm của của chứng từ, số hiệu của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
STT SH Chứng từNT Diến giải Ngày nhập, Nhập Số lợngXuất Tồn
A B C D E 1 2 3 Tồn đầu kỳ 2940 1 5/06 Nhập khí O2 lỏng 5/06 3410 2 6/06 Xuất khí O2 lỏng 6/06 2940 3 8/06 Nhập khí O2 lỏng 8/06 2000 4 10/06 Nhập khí O2 lỏng 10/06 3000 5 12/06 Xuất khí O2 lỏng 12/06 2000 6 26/06 Xuất khí O2 lỏng 16/06 3040 Cộng 8410 7980 Tồn cuối kỳ 3370
- Cột “Diễn giảI” ghi: nội dung của chứng từ dùng để ghi sổ. - Cột “Tkđ” ghi: số hiệu của tài khoản đối ứng
- Cột “Giá” ghi: giá thực tế nhập kho và xuất kho.
- Cột “Nhập” ghi:
+Số lợng nhập thực tế của vật liệu.
+ Cột “Thành tiền” = cột “Giá” x cột “Số lợng”.
- Cột “Xuất” ghi:
+ Số lợng thực xuất của vật liệu.
+ Cột “Thành tiền” = cột “Giá” x cột “Số lợng”.
- Cột “Tồn” ghi:
+ Số lợng vật liệu còn lại sau mỗi lần nhập hoặc xuất. + Cột “Thành tiền” = cột “Giá” x cột “Số lợng”.
Cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tợng sử dụng để tính giá thành sản phẩm
Tác dụng: Bảng phôn bổ vật liệu, công cụ dụng cụ dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho từng đối tựng sử dụng, giúp cho việc tính giá thành sản phẩm dễ dàng. Bảng phân bổ VL - CCDC Tháng 06 năm 2012 Đơn vị: Nghin đồng STT TK ghi có Tài khoản 152 153 Cộng 1521 1522 1523 1 TK 621: Chi phí NVL trực tiếp 121 490 72 511 194 001 2 TK 627: Chi phí SX chung 16 727 24 640 41 367
3 TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 9 687,1 41 415 51 102, 1 Cộng 121 490 72 511 26 414,1 66 055 286 470,1
Kế toán công cụ dụng cụ thua mua nhập xuất cũng tơng tự nh kế toán vật liệu. Trong qua trình thu mua công cụ dụng cụ, có những hóa đơn thua mua cha thanh toán hoặc chậm thanh toán, kế toán phải lập sổ theo dõi với từng ngời bán.
Cơ sở lập: Dựa vào hóa đơn và các chứng từ liên quan
Phơng pháp lập: ứng với mỗi loại vật liệu ghi vào dòng, cột tơng ứng phù hợp.
Cột diễn giải: Phản ánh nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ.
Cột số d đầu kỳ: Căn cứ vào số tiền còn nợ của ngời bán kỳ trớc.
Cột hóa đơn: Ghi số, ngày trên hóa đơn GTGT.
Cột phát sinh : Ghi số tiền phát sinh trong kỳ của từng loại nguyên vật liệu
Cột số d cuối kỳ = Số d đầu tháng + Tổng số phát sinh Có – Tổng phát sinh nợ
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Đợc mở chi tiết cho từng khách hàng.
Từ sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, kế toán vào bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán.
Cơ sở lập: Dựa vào sổ chi tiết thanh toán với từng ngời bán.
Phơng pháp lập: ứng với mỗi khách hàng, ghi vào dòng cột tơng ứng phù hợp.
Cột tên khách: Ghi tên nhà cung cấp theo sổ chi tiết thanh toán với ngời bán t- ơng ứng.
Cột số d đầu kỳ: Lấy từ cột d đầu kỳ của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tơng ứng.
Cột phát sinh: từ cột số phát sinh của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tơng ứng.
Cột số d cuối kỳ = Số d đầu kỳ + Số phát sinh Có – Số phát sinh Nợ.
Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung.
* Tác dụng: Sổ Nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng giữa các tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ cho việc cuối quý ghi vào Sổ Cái. Số liệu ghi trên Sổ Nhật ký chung đợc dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
* Cơ sở ghi:Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT .
* Cách lập:
- Cột “Mã” ghi: Mã của chứng từ đợc ghi vào Nhật ký chung.
- Cột “Ngày” ghi: Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Cột “Số” ghi: Số hiệu của chứng từ đợc ghi vào Nhật ký chung.
- Cột “Diễn giảI” ghi: Nội dụng nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán. - Cột “TK” ghi: Số hiệu của các Tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột “PS Nợ” ghi: Số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ. - Cột “PS Có” ghi: Số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có
Đơn vị Cụng ty TNHH TM Khí Cụng Nghiợ̀p Địa chỉ: 264 Tụn Đức Thắng-Đụ́ng Đa-HN
Sổ nhật ký chung
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái TK 152, TK 153 theo các nghiệp vị kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu.
NTS Ngày Số Diễn giải TK PS Nợ PS Có
Cộng trang truớc chuyển sang 8 738 587000 8 738 587000 … … … … … … … 4/06 4/06 8 Mua NVL chính để SX SP 152 1 272 727 Thuế GTGT 10% 133 127 273 Tièn hàng cha thanh toán 331 1 400 000 5/06 5/06 10 Mua NVL chính để SX SP 152 6 820 000 Thuế GTGT 10% 133 682 000
Cha thanh toán ngòi bán 331 7 502 000 6/06 6/06 15 Xuất kho NVL chính SX SP 621152 6 468 000 6 468 000 … … … … … … … 14/0
666 14/6 51 Trả tiền cho Cty Việt Vơng 331111 21 500 000 21 500 000
14/0 6 14/61 18 Mua CCDC phục vụ SX PX 627153 104 500 104 500 15/0 6 15/6 19 Mua NVL về SX 152 2 670 454 Thuế GTGT 10% 133 267 046 Thanh toán bằng tiền mặt 111 2 937 500 … … … … … … … Cộng chuyểnsang trang sau 8 810 121 502 8 810 121 502
Tác dụng: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán đợc quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho