Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau cuộc họp.
Chuẩn bị
Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ đƣợc chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không đƣợc xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không đƣợc mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc thông thƣờng sau:
• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết.
Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những ngƣời dự họp, nên nếu có thể đạt đƣợc mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm nhƣ vậy.
• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp.
Mỗi ngƣời tham dự phải trả lời đƣợc những câu hỏi sau: Tại sao tôi có mặt ở đây? Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông báo trƣớc cho mọi ngƣời về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết.
• Mời đúng người dự họp.
Chỉ mời những ngƣời có thể đóng góp ý kiến, những ngƣời cần phải tham dự hoặc những ngƣời có thể học hỏi từ cuộc họp này.
• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp.
Chƣơng trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.
• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp.
về các mục quan trọng trên chƣơng trình họp. Những điều bạn biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chƣơng trình.
• Yêu cầu mọi người sẵn sàng.
Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết định.
Diễn tiến cuộc họp
Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ nhƣ mong muốn, bạn nên thực hiện những điều sau:
• Xác định mục đích cuộc họp.
Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời mọi ngƣời dự họp, nhƣng bạn vẫn nên nhắc lại.
• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến.
Nếu một vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài ngƣời tham dự ngại phát biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh, Phil. Còn suy nghĩ của cô về vấn đề này là gì, Charlotte?”.
• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề.
Những cuộc họp vƣợt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi ngƣời lãng phí thời gian.
• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể.
Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy quyết định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và nhƣ đã nhất trí, tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng và lên lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm ngƣời thanh lý hệ thống máy chủ của chúng ta”.
Theo dõi sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi ngƣời thƣờng có xu hƣớng xả hơi và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhƣng nó chƣa thật sự kết thúc, nếu bạn là ngƣời điều khiển một cuộc họp hoặc nhận trách nhiệm về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một biên bản họp theo tinh thần này:
Người gửi: Richard
Người nhận: Nhóm dự án công nghệ thông tin.
Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta đã chọn DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đƣa chúng ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định này là:
• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc. • Janet sẽ bắt đầu tìm ngƣời thanh lý hệ thống máy chủ cũ.
Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần nay. Sau đó chúng ta có thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.
Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi ngƣời thông qua việc nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, đồng thời nhắc nhở một số ngƣời tham dự về các bƣớc hành động tiếp theo mà họ đã nhất trí trong cuộc họp.
Giai đoạn trình bày bài thuyết trình 1. Khi bắt đầu thuyết trình:
a. Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả. Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho ngƣời nghe hình dung đƣợc sơ lƣợc về đề tài bạn sắp đề cập. Thƣờng thì bạn có thể đƣa nó vào sau bài diễn thuyết. b. Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho ngƣời khác phải giật mình.
c. Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không phải ai cũng thích sự hài hƣớc và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về ngƣời nghe, nhƣng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cƣời thoải mái.
d. Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )
Ngoài việc trình bày cho mọi ngƣời hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía ngƣời nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những tríc h dẫn vô cùng phù hợp.
e. Thuật lại một câu chuyện có liên quan
Hầu hết mọi ngƣời chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhƣng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn.
f. Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi kéo sự chú ý của khán giả.