Các doanh nghiệp Việt Nam mới làm quen với hệ thống quản lý chất lợng ISO 9000, khi áp dụng đều gặp phải khó khăn về khâu văn bản hoá hệ thống tài liệu. Trong khi đó các nớc công nghiệp phát triển khi họ áp dụng ISO họ đã có nền tảng về tiêu chuẩn trong đơn vị mình, hệ thống văn bản rõ ràng, riêng biệt đối với từng khâu. DO vậy khi áp dụng ISO 9000 các tài liệu chủ yếu sau đây của doanh nghiệp phải đợc t liệu hóa, cũng nh chuyển hoá thành tiêu chuẩn quy định trong từng doanh nghiệp.
- Chính sách chất lợng và cây mục tiêu chất lợng.
- Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn (cá nhân, tập thể) quan hệ lề lối trong các hoạt động có liên quan đến quản lý chất lợng.
- Các thủ tục và các yêu cầu kỹ thuật liên quan đến các yếu tố chất l- ợng, các giai đoạn trong chu trình sống của sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất (từ marketing, nghiên cứu, triển khai, thiết kế, công nghệ đến kiểm tra , đo lờng, bao gói, thử nghiệm, l kho ).…
- Các chơng trình kế hoạch chất lợng dài hạn và hành năm.
- Sổ tay chất lợng ,có thể gồm các phần chính nh: phơng thức quản lý và sử dụng sổ tay, trách nhiệm của lãnh đạo đối với chính sách chất lợng và với việc phân bổ quyền hạn, trách nhiệm trong doanh nghiệp, quá trình quản lý trang thiết bị đo lờng - kiểm tra, thử nghiệm, thẩm định trong nôị bộ doanh nghiệp.
- Các ghi chép (hồ sơ, báo cáo ) về chất l… ợng.
Tiêu chuẩn hoá trong doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp đã triển khai hoạt động tiêu chuẩn hóa, tốt nhất là nên áp dụng phơng pháp “tiêu chuẩn hoá đồng bộ” và “tiêu chuẩn hoá đi trớc” để xây dựng bộ tiêu chuẩn cơ sở bao gồm cả tiêu chuẩn về thành phẩm, nguyên vật liệu, bán thành phẩm vàt iêu chuẩn về thiết kế, công nghệ, tổ chức quản lý (thay cho mọi loại tài liệu về thủ tục, quy trình, thể lệ, nội quy, yêu cầu kỹ thuật). Thực hiện đợc điều này thì tiêu chuẩn hoá thực sự trở thành cơ sở tổ chức - kỹ thuật của toàn bộ hoạt động quản lý chất lợng trong doanh nghiệp. Thì việc áp dụng ISO 9000 của doanh nghiệp chỉ còn là vấn đề thời gian, còn đối với những doanh nghiệp đã triển khai thì hoạt động lại càng tích cực và hiệu quả hơn.