- Đặc điểm nguyờn vật liệu tại Cụng ty:
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất của cụng ty là Cụng ty chuyờn sản xuất đồ may mặc (hàng thể thao) phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phỳ và đa dạng, nhiều mẫu mó và kớch cỡ nờn Cụng ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khỏc nhau như cỏc loại vải và cỏc phụ kiện khỏc như cỏc loại chỉ, khuy, khoỏ, cỳc, múc, băng gai, chun, mex, nhiờn liệu cỏc loại như điện xăng dầu mỏy để sản xuất cỏc loại sản phẩm cú quy cỏch mẫu mó khỏc nhau.
Hiện nay, cỏc loại vật liệu dựng cho cụng nghệ may của Cụng ty đều cú sẵn trờn thị trường, giỏ cả ớt biến động. Đõy cũng là một điều kiện thuận lợi để cụng ty đỡ phải dự trữ nhiều nguyờn vật liệu ở trong kho.
Cụng ty Thanh Xuõn cú đặc điểm là tỡm thị trường tiờu thụ trước (khỏch hàng) rồi mới tiến hành khai thỏc nguyờn vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa trỏnh tỡnh trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gõy thiệt hại đến giỏ trị sản phẩm khi sản xuất ra và trỏnh được tỡnh
trạng thiếu vật liệu gõy giỏn đoạn cho quỏ trỡnh sản xuất, đồng thời gõy ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kộm hiệu quả.
Đối với vật liệu chớnh là vải nhiều khi là do khỏch hàng cung cấp hoặc Cụng ty phải tự tỡm mua tuỳ theo yờu cầu của đối tỏc đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyờn vật liệu được căn cứ vào định mức tiờu hao và tiờu chuẩn kỹ thuật cho phộp do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nõng cao chất lượng sản phẩm cần chỳ trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyờn vật liệu đầu vào đũi hỏi phải đỳng tiến độ, chủng loại, đỳng khối lượng và chất lượng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiờu dựng vẫn cũn nguyờn giỏ trị như thiết kế.
Do đặc thự của nguyờn vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nờn đũi hỏi Cụng ty phải cú kho hàng đủ tiờu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đỳng yờu cầu kỹ thuật để khụng gõy ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm.
- Phõn loại nguyờn vật liệu tại Cụng ty
Trong Cụng ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khỏc nhau về cụng dụng, tớnh năng lý hoỏ, phẩm cấp chất lượng. Mặt khỏc, nguyờn vật liệu lại thường xuyờn biến động, do đú để quản lý và hạch toỏn được nguyờn vật liệu cần thiết phải tiến hành phõn loại vật liệu. Trờn cơ sở kết quả phõn loại, tuỳ thuộc vào cụng dụng, tớnh năng, vai trũ, tỏc dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà cú biện phỏp quản lý hạch toỏn cho phự hợp.
Căn cứ vào yờu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và cụng dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Cụng ty Thanh Xuõn chia thành cỏc loại sau:
- Nguyờn vật liệu chớnh: cỏc loại vải may hàng quần ỏo thể thao như vải cotton, vải dệt kim, vải thụ gai, số lượng cỏc loại vải nhiều, mỗi loại cú màu sắc kớch cỡ khỏc nhau.
- Phụ tựng thay thế: Gồm cỏc loại phụ tựng chi tiết để thay thế sửa chữa mỏy múc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dõy cudoa mỏy khõu, kim mỏy khõu, dầu tra mỏy, săm lốp ụtụ.
- Phế liệu: là cỏc loại vật liệu loại ra trong quỏ trỡnh sản xuất ra sản phẩm như cỏc loại vải vụn.
Như vậy việc phõn loại nguyờn vật liệu ở Cụng ty Thanh Xuõn núi chung là phự hợp với đặc điểm và vai trũ và tỏc dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giỳp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trờn cơ sở phõn loại này giỳp Cụng ty theo dừi được số lượng từng loại vật liệu chớnh, vật liệu phụ, phụ tựng thay thế, từ đú đề ra phương thức quản lý phự hợp.
2.2.2 Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu tại Cụng ty
Cụng ty CPTM & XNK Thanh Xuõn là cụng ty chuyờn sản xuất quần ỏo thể thao cỏc loại. Nguồn hỡnh thành NVL chủ yếu là mua ngoài. Cỏc nhà cung cấp chủ yếu là cỏc cụng ty thương mại dịch vụ trong nước.
Tại Cụng ty Thanh Xuõn kế toỏn sử dụng giỏ thực tế của vật liệu để hạch toỏn chi tiết hàng ngày tỡnh hỡnh Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu.
2.2.2.1 Giỏ thực tế của nguyờn vật liệu nhập kho:
Cụng ty CPTM & XNK Thanh Xuõn nhập kho nguyờn vật liệu toàn bộ do mua ngoài. Cụng ty tớnh giỏ vật tư nhập kho theo giỏ thực tế (giỏ gốc). Vỡ cụng ty tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ nờn khi nhập kho vật tư, giỏ để ghi sổ là giỏ gốc trờn húa đơn (giỏ khụng bao gồm thuế GTGT) cộng thuế NK (nếu cú) cộng với chi phớ thu mua,…cụ thể:
Giỏ thực tế
NVL mua ngoài =
Giỏ mua ghi
trờn HĐ + Thuế NK phải nộp (nếu cú) + Chi phớ thu mua - Giảm giỏ hàng mua (nếu cú)
2.2.2.2 Giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho:
Do đặc điểm sản xuất của cụng ty là số lần xuất kho NVL nhiều và liờn tục. Cụng ty ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ NVL xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền .
Trị giỏ vốn thực tế vật tư i xuất kho =
Số lượng vật tư
xuất kho x
Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền
2.2.3 Tổ chức hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty
2.2.3.1 Hạch toỏn ban đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong cụng ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT). Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyờn vật liệu ở cụng ty Thanh Xuõn chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phũng kế hoạch vật tư thụng qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bỏn trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiờu hao vật liệu và giỏ cả thị trường.
* Chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu:
Căn cứ vào hoỏ đơn hoặc giấy bỏo nhận hàng, nhõn viờn phũng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập ngay tại thời điểm nhận hàng và ký thành ba liờn phiếu nhập kho vật tư. Một liờn lưu tại phũng vật tư, một liờn do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để ghi sổ, và một liờn giao lại cho khỏch hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phỏt hiện vật tư thừa thiếu, kộm phẩm chất, khụng đỳng quy cỏch đó ghi trờn chứng từ thỡ nhõn viờn phũng kế hoạch vật tư chịu trỏch nhiệm kiệm nhận vật tư cựng với thủ kho phải bỏo ngay cho phũng kinh doanh biết cựng với bộ phận kế toỏn vật tư, lập biờn bản xử lý (cú xỏc nhận của người mua hàng). Thụng thường người bỏn giao hàng tại kho, thỡ chỉ nhập kho vật tư, hàng hoỏ đủ phẩm chất, chủng loại, số cũn lại trả cho người bỏn.
Như vậy thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu gồm cú cỏc chứng từ sau: Trong đú: Đơn giỏ bỡnh quõn vật tư i = Trị giỏ thực tế vật tư i tồn đầu kỳ + Trị giỏ thực tế vật tư i nhập trong kỳ Số lượng vật tư i tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư i nhập trong kỳ
- Hoỏ đơn.
- Biờn bản kiểm nhận vật tư. - Phiếu nhập kho.
- Thẻ kho.
Sơ đồ 2.5: Thủ tục nhập kho tại Cụng ty Thanh Xuõn
Đối với vật tư nhập lại kho từ phõn xưởng sản xuất do cần đối chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, nhõn viờn bộ phận kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liờn như trường hợp trờn.
Đối với phế liệu thu hồi: Cụng ty khụng làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phõn xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà khụng cần qua một hỡnh thức cõn, đo, đong, đếm nào. Khụng phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập kho phế liệu thu hồi của cụng ty trờn sổ sỏch.
Để hiểu rừ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Cụng ty ta cú thể xem cỏc chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu trong thỏng 10/2009 như sau:
Biờn bản kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL
Hoỏ đơn mua vật tư số 0050705 ngày 02/10/2009 của Cụng ty CP Động Lực
Biểu số 2.1
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2 Ngày 02 thỏng 10 năm 2009 Mẫu số 01GTKT-3LL LC/2009B Số: 0050705 Đơn vị bỏn hàng: ...Cụng ty Cổ phần Động Lực... Địa chỉ: ...Số 130 Phố Hạ Đỡnh – Thanh Xuõn - Hà Nội... Mó số thuế:…0100382553………. Số TK : ………. Họ tờn người mua hàng:... Đơn vị:………. Cụng ty CP TM & XNK Thanh Xuõn………... Địa chỉ:……….. Số 130, ngừ 342 Hạ Đỡnh - Thanh Xuõn - Hà Nội……….
Số TK : ………..
Hỡnh thức thanh toỏn:…… CK …….. Mó số thuế : 0102561036………
Số
TT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Hàng nguyờn vật liệu 672.209.296,6
(cú bảng kờ chi tiết kốm theo)
Cộng tiền hàng 672.209.296,6
Thuế suất GTGT: 10%x50% Tiền thuế GTGT: 33.610.464,8 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 705.819.761,4
Số tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm linh năm triệu, tắm trăm mười chớn nghỡn, bảy trăm sỏu mốt đồng chẵn./.
Người mua Người bỏn Thủ trưởng đơn vị
(Ký và ghi họ tờn) (Ký và ghi họ tờn) (Ký và đúng dấu)
Biểu số 2.2
Bảng kờ chi tiết kốm theo
BẢNG Kấ CHI TIẾT HÀNG HOÁ KẩM THEO HOÁ ĐƠN GTGT
Số serie: LC/2009B Số Hoỏ đơn: 0050705 Ngày: 02/10/2009
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Cổ phần Động Lực
Địa chỉ: 130-Hạ Đỡnh - Thanh Xuõn - Hà Nội
MST: 0100382553
Đơn vị mua hàng: Cụng ty CP TM & XNK Thanh Xuõn
Địa chỉ: Số 130, ngừ 342 - Hạ Đỡnh - Thanh Xuõn - Hà Nội
MST: 0102561036
STT Tờn hàng ĐVT SL Đơn giỏ Thành tiền
1 Vải 43018-B m 36.867,00 1.651,86 650.771.122,60
2 Khoỏ N5153 chiếc 15,145.00 1,415.53 21.438.174,00
Tổng doanh thu chưa thuế 672.209.296,6
Thuế GTGT (10x50%) 33.610.464,8
Tổng tiền thanh toỏn 705.819.761,4
Người mua hàng nguời bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
Căn cứ vào Hoỏ đơn số 0050705 (biểu số 2.1 trang 50) và tỡnh hỡnh kiểm nhận phũng kế hoạch vật tư lập biờn bản Kiểm nhận số 0111 ngày 02/10/2009.
Biểu số 2.3
Đơn vị: Cụng ty CP TM & XNK Thanh Xuõn Mẫu số: 03-VT
Bộ phận: Phũng Kế hoạch vật tư (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
VẬT TƯ, CễNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HểA
Ngày 02.thỏng 10.năm 2009
Số: 0111
-Căn cứ vào HĐMB và Hoỏ đơn GTGT.số 0050705.ngày 02 thỏng 10.năm 2009 của Cty CP Động Lực
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ễng/Bà: Vũ Mạnh Hựng Chức vụ: TP KH vật tư Đại diện: Cty T.Xuõn Trưởng Ban +ễng/Bà: Nguyễn Văn Mạnh Chức vụ: NV kinh doanh Đại diện: Cty Đ.Lực Ủy viờn
+ễng/Bà: Trần Văn Dũng Chức vụ: Thủ kho Đại diện: C.ty T.Xuõn Ủy viờn
Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
Số
TT cỏch vật tư, dụng cụ, Tờn, nhón hiệu, quy sản phẩm, hàng húa Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tớnh Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chỳ Số lượng đỳng quy cỏch, Số lượng khụng đỳng quy A B C D E 1 2 3 F 1 Vải 43018-B V430-B m 36.867,00 36.867,00 0 2 Khoỏ N5153 KN51 chiếc 15.145,00 15.145,00 0
í kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ số lượng và đạt tiờu chuẩn.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Thụng qua ý kiến của ban kiểm nhận vật tư nhõn viờn phũng Kế hoạch vật tư lập phiếu Nhập kho làm 3 liờn:
Biểu số 2.4
Đơn vi: Cụng ty CPTM & XNK Thanh Xuõn
Địa chỉ: Số 130/342 Hạ Đỡnh - Thanh Xuõn - HN Mẫu số 01-VT
( Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: 1022
Ngày 2 thỏng 10 năm 2009. Nợ TK: 1521
Cú TK :112, 331 Họ và tờn người giao: ……..Nguyễn Văn Thanh………
Theo biờn bản kiểm nghiờm vật tư, số 0111 ngày 02 thỏng 10 năm 2009 Nhập tại kho: ……Chị Lan ……… Địa điểm:Phõn xưởng may- Cụng ty
STT Tờn, nhón hiệu, qui cỏch, phẩm Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải 43018-B V430-B M 36.867 36.867 17.651,8 6 650.771.122,6 2 Khoỏ N5153 KN51 Chiếc 15.145 15.145 1.415,53 21.438.174,0 Cộng X X X X X 672.209.296,6
- Tổng số tiền( viết bằng chữ):.Sỏu trăm bảy mươi hai triệu, hai trăm lẻ chớn nghỡn, hai trăm chớn sỏu đồng chẵn./..
- Số chứng từ gốc kốm theo: HĐ GTGT số 0050705
Ngày 02 thỏng 10 năm 2009.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng (hoặc bộ phận cú nhu cầu nhập)
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
Hoỏ đơn mua hàng số 0060451 ngày 08/10/2009 của Cụng ty TNHH Cường Hằng
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2 Ngày 08 thỏng 10 năm 2009 Mẫu số 01GTKT-3LL ER/2009B Số: 0060451 Đơn vị bỏn hàng: ...Cụng ty TNHH Cường Hằng... Địa chỉ: ...Số 10 Phố Vừ Thị Sỏu - Hà Nội... Mó số thuế:…0103551802………. Số TK : ………. Họ tờn người mua hàng:... Đơn vị:………. Cụng ty CP TM & XNK Thanh Xuõn………... Địa chỉ:……….. Số 130, ngừ 342 Hạ Đỡnh - Thanh Xuõn - Hà Nội……….
Số TK : ………..
Hỡnh thức thanh toỏn:…… CK …….. Mó số thuế : 0102561036………
Số
TT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Vải cotton chất lạnh Kg 200 65.454 13.090.000
Cộng tiền hàng 13.090.000
Thuế suất GTGT: 10%x50% Tiền thuế GTGT: 654.500 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 13.744.500
Số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu, bảy trăm bốn mươi bốn nghỡn, năm trăm đồng chẵn./.
Người mua Người bỏn Thủ trưởng đơn vị
(Ký và ghi họ tờn) (Ký và ghi họ tờn) (Ký và đúng dấu)
Căn cứ vào Hoỏ đơn số 0050705 (biểu số 2.5 trang 54) và tỡnh hỡnh kiểm nhận phũng kế hoạch vật tư lập biờn bản Kiểm nhận số 0124 ngày 08/10/2009.
Biểu số 2.6
Đơn vị: Cụng ty CP TM & XNK Thanh Xuõn Mẫu số: 03-VT
Bộ phận: Phũng Kế hoạch vật tư (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
VẬT TƯ, CễNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HểA
Ngày 08.thỏng 10.năm 2009
Số: 0124
-Căn cứ vào HĐMB và Hoỏ đơn GTGT.số 006045.ngày 08 thỏng 10.năm 2009 của Cty TNHH Cường Hằng
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ễng/Bà: Vũ Mạnh Hựng Chức vụ: TP KH vật tư Đại diện: Cty T.Xuõn Trưởng Ban +ễng/Bà: Nguyễn Lan Anh Chức vụ: NV kinh doanh Đại diện: Cty C.Hằng Ủy viờn
+ễng/Bà: Trần Văn Dũng Chức vụ: Thủ kho Đại diện: C.ty T.Xuõn Ủy viờn
Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
Số T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư, dụng cụ, Mó số Phương thức Đơn vị Số lượng
theo Kết quả kiểm nghiệmSố lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Vải cotton chất lạnh VCT1 kg 200 200 0
í kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ số lượng và đạt tiờu chuẩn.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm
Thụng qua ý kiến của ban kiểm nhận vật tư nhõn viờn phũng Kế hoạch vật tư lập phiếu Nhập kho làm 3 liờn:
Biểu số 2.7
Đơn vi: Cụng ty CPTM & XNK Thanh Xuõn
Địa chỉ: Số 130/342 Hạ Đỡnh - Thanh Xuõn - HN Mẫu số 01-VT
( Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: 1035
Ngày 8 thỏng 10 năm 2009. Nợ TK: 1521 Cú TK :331 Họ và tờn người giao:……….. Nguyễn Thu Hoài………..
Theo biờn bản kiểm nghiờm vật tư, số 0124 ngày 08 thỏng 10 năm 2009 Nhập tại kho: Chị Hậu. Địa điểm:Phõn xưởng may- Cụng ty
STT Tờn, nhón
hiệu, qui cỏch, Mó số Đơn vị Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải cotton chất lạnh VCT01 Kg 200 200 65.454 13,090.000 Cộng X X X X X 13.090.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):.Mười ba triệu, chớn mươi nghỡn đồng chẵn./. - Số chứng từ gốc kốm theo: HĐ GTGT số 0060451
Ngày 08 thỏng 10 năm 2009.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng (hoặc bộ phận cú nhu cầu nhập)
Mua vật tư của Cụng ty CP Động Lực, hoỏ đơn chưa về sử dụng giỏ tạm tớnh để lập phiếu nhập kho và ghi sổ:
Biểu số 2.8
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc