4. Phương pháp nghiên cứu
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Với tổng số nhân lực toàn công ty tính tới cuối năm 2011 là 15 người trong đó có 10 lao động trực tiếp và 5 lao động gián tiếp.Tuy vậy, việc hoàn thiện bộ máy tổ chức điều hành của công ty là rất cần thiết.
Giám đốc Phòng nhân chính Phòng tài vụ Phó giám đốc Trạm BDSC Phòng KD phụ tùng Phó giám đốc Phòng kinh doanh ô tô
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ mấy quản lý của công ty.)
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức từ trên xuống dưới và thực hiện các chức năng chính sau:
- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành các bộ phận trong công ty theo phân công uỷ quyền và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền đó. Phó giám đốc là người trực tiếp điều hành cán bộ, luân chuyển và sắp xếp công việc, quản lý nhân viên, tuyển dụng cán bộ.
- Phòng nhân chính:
+ Đối với nhân viên hành chính: Quản lý toàn bộ công tác hành chính của công ty cũng như quản lý dấu, hồ sơ, làm công tác văn thư.Quản lý và theo dõi công tác vệ sinh chung của công ty. Tham mưu giúp lãnh đạo đề xuất các biện pháp tang hiệu quả kinh doanh.
+ Đối với nhân viên nhân sự: Phụ trách công tác an ninh trật tự cho trụ sở công ty.Quản lý điện, nước , lao động, thực hiện các chế độ của nhà nước cho người lao động. Tuyển dụng lao động trên cơ sở phối hợp các phòng ban, bộ phận có nhu cầu, quản lý phụ trách công tác xây dựng kiến thiết cơ sở hạ tầng công ty.
- Phòng tài vụ:
+ Chức năng nhiện vụ:
• Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các chiến lược ké hoạch đầu từ kinh doanh thương mại thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
• Kiểm soát toàn bộ hoạt động tới tài chính của công ty.
• Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân tích hoạt động kinh doanh giúp giám đốc bảo toàn và phát triển nguồn vốn, tài sản của công ty.
• Quản lý tài sản công ty.
• Cân đối thu chi, trả lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Cũng giống như các phòng bộ phận khác, phòng được trang bị các thiết bị phục vụ: Bàn ghế, mày tính, máy in, máy phô tô, điều hòa,…
- Chạm bảo dưỡng sửa chữa: + Chức năng:
* Bảo hành chính hãng, kinh doanh dịch vụ BDSC * Kinh doanh phụ tùng chính hãng
+ Nhiệm vụ:
* Tổ chức thực hiện kinh doanh theo chức năng, thực hiện dung quy chế công ty.
* Lập các kế hoạch doanh thu tháng, theo dõi việc thực hiện đẻ có các điều chính phù hợp.
* Quản lý, tổ chức hợp lý lao động của xưởng, lên các yêu cầu về lao động đề phòng nhân chính xét duyệt.
* Sử dụng, quản lý tốt cơ sở vật chất dung cho xưởng và phục vụ cho công tác BDSC.
* Xưởng được hình thành nhằm mục đích đảm bảo yêu cầu của công ty khi công ty tham gia làm đại lý. Bên cạnh việc bảo hành chính hang cho xe Huyndai, xưởng còn thực hiện BDSC cho khách có nhu cầu, đối với mọi loại, mác xe. Khách của công ty chủ yêu là các công ty, xí nghiệp, tổ chức đoàn thể và một số ít khách dư , do vậy công việc của xưởng luôn được đảm bảo và tăng trưởng đều đặn qua các năm.
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị:
Toàn bộ cơ sở vật chất, nhà xưởng, trang thiết bị, mày móc của xưởng đều phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe của một đại lý bảo hành của một hãng ô tô nỗi tiếng và uy tín – Huyndai. Xưởng được bố trí phù hợp với tiêu chuẩn, do vậy về cơ sở phục vụ quản lý, điều hành xưởng được thiết kế thành một khu liên hợp theo công nghệ BDSC:
* Các phòng làm việc bố trí theo một tổng thể hiện đại, liên hoàn, các công cụ phục vụ cho quản lý như máy vi tính, điều hòa, …
* Phòng tiếp khách: Dùng để nghỉ ngơi, thuận tiện cho khách theo dõi việc BDSC xe của mình.
* Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc BDSC cực kỳ hiện đại, các dàn nâng, các mày đo chính xác phục vụ cho việc kiểm tra chất lượng BDSC, chính cớ sở vật chất hiện đại như vậy là một lợi thế rất lớn cho xưởng trong hoạt động kinh doanh khi mà các cơ sở BDSC khác còn nghèo nàn về cơ sở vật chất.
-Phòng kinh doanh ô tô:
+ Nhiện vụ:
• Tổ chức hoạt động kinh doanh theo chức năng nhằm hoạt động hiệu quả cao nhất
• Lên kế hoạch doanh thu hàng tháng, kế hoạch mua và bán xe hàng tuần.
• Đào tạo các lao động của bộ phận về nghiệp vụ giao dịch • Ký kết hợp đồng mua bán xe
Các nhân viên của bộ phận phải thường xuyên tới các khách hàng để chào hàng nhằm tăng số xe bàn và cũng để tăng tính cạnh tranh với các đại lý, hãng xe khác khi mà giá cả thị trường có nhiều biến dộng do tỷ giá ngoại tệ thay đổi thường xuyên, các doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng gay gắt.