Để tập hợp, ghi chép các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó hình thành các thông tin cần thiết phục vụ quản lý, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tài khoản hợp lý, thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời tuân thủ các yêu cầu, quy định của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của nhà nớc.
Để đáp ứng những yêu cầu trên, hệ thống tài khoản kế toán phải xây dựng có căn cứ khoa học và thực tiễn, tuân theo các nguyên tắc sau:
Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý kinh tế nhằm đảm bảo cho hệ thống tài khoản kế toán luôn sát với tình hình, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán phải bao gồm số lợng hợp lý đủ để phản ánh tất cả các đối tợng kế toán. Việc sắp xếp các tài khoản kế toán trong hệ thống tàt khoản kế toán phải thể hiện tính khoa học và logic của mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán với nhau.
Xác định số lợng tài khoản và tiểu khoản phải căn cứ vào tính chất của đối t- ợng kế toán và đặc điểm vận động của chúng, căn cứ vào yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất quy định những tài khoản kế toán áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế và quy định rõ số lợng các tiểu khoản của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các nghành kinh tế quốc dân. Từng nghành kinh tế phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất để quy định những tài khoản, tiểu khoản nào sử dụng thích hợp cho nghành mình và có thể quy định thêm một số tiểu khoản có tính chất riêng của nghành.
Tên gọi của tài khoản và tiểu khoản căn cứ vào nội dung kinh tế của đối tợng kế toán phản ánh trong tài khoản và tiểu khoản đó. Thờng tên gọi của tài khoản, tiểu khoản là tên gọi của đối tợng phản ánh trong tài khoản hoặc tiểu khoản đó.
II. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành:
(xem thêm phụ lục: hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp (Ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính - Đã sửa đổi và bổ sung))
Trong một quốc gia tồn tại nhiều hệ thống tài khoản kế toán. ở nớc ta do tính thống nhất của nền kinh tế quốc dân và tính thống nhất của kế toán, mà hệ thống tài khoản kế toán cũng đợc quy định thống nhất áp dụng chung cho các đơn vị kế toán thuộc các nghành kinh tế quốc dân khác nhau.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng nhất của chế độ kế toán của nớc ta. Nó bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lợng tài khoản, tiểu khoản; tên gọi tài khoản, tiểu khoản và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Tuy nhiên, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất không phải không có sự sửa đổi, cùng với sự thay đổi của nền kinh tế, để phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà nớc và doanh nghiệp trong giai đoạn mới; hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cũng có những sửa đổi, bổ sung một cách phù hợp. ở nớc ta, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất đợc xây dựng lần đầu tiên năm 1957. Sau đó đến năm 1970 theo quyết định số 425 TC/CĐKT ngày 14/12/1970 hệ thống tài khoản kế toán thống nhất đợc sửa đổi, bổ sung lại cho phù hợp với điều kiện quản lý kinh tế của nhà nớc gồm 11 loại tài khoản, với 68 tài khoản và 9 tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản. Hệ thống tài khoản này đã đợc áp dụng trong các doanh nghiệp trong khoảng 19 năm.
Những năm gần đây khi nền kinh tế nớc ta chuyển đổi theo hớng mới – phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trờng – khi những yêu cầu mới về quản lý kinh tế đòi hỏi phải có sự bổ sung, thay đổi hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cũ. Do đó quyết định số 212- TC/CĐKT ngày 15/12/1989 của Bộ trởng Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành bao gồm 41 tài khoản trong bảng tổng kết tài sản, đợc đánh số từ 10 (tài khoản đầu tiên) đến 92 (tài khoản cuối cùng) và 8 tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản đánh số từ 01 đến 08.
Trên cở sở những nhận thức của mình, em xin đa ra một số ý kiến nhận xét về việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán ở nớc ta những năm qua:
Nhìn chung, từ năm 1989 trở về trớc, chế độ kế toán trong đó có hệ thống tài khoản kế toán bên cạnh những thành công đạt đợc còn có mặt hạn chế, chủ yếu là:
Số lợng các tài khoản, tiểu khoản cha đủ so với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vì vậy gây khókhăn cho công tác hạch toán ở các đơn vị, đồng thời gây hạn chế cho việc quản lý các hoạt động đó.
Việc sắp xếp các tài khoản, việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ở các doanh nghiệp nói chung còn cha khoa học và thống nhất, gây trở ngại cho công tác quản lý và chỉ đạo.
