3.1 Khái quát quy trình kiểm tốn chung tại Cơng Ty Kiểm Tốn Bắc Đẩu (PACO)
3.1.1 Quy trình kiểm tốn chung 3.1.1.1 Tiếp cận khách hàng
3.1.1.1.1 Đối với khách hàng cũ
Hằng năm, sau khi hồn thành kiểm tốn, việc cập nhập các thơng tin nhằm đánh giá lại khách hàng hiện hữu để xem cĩ nên tiếp tục kiểm tốn cho họ nữa hay khơng, nghiên cứu xem cĩ cần thay đổi nội dung của hợp đồng kiểm tốn hay khơng là điều mà các kiểm tốn viên của cơng ty luơn phải thực hiện nhằm mục đích hạn chế những rủi ro cĩ thể xảy ra.
Nhìn chung, ở PACO chưa cĩ trường hợp kiểm tốn viên phải ngưng kiểm tốn cho khách hàng vì những lý do như: xảy ra tranh chấp hoặc mâu thuẫn về phạm vi kiểm tốn giữa khách hàng và kiểm tốn viên.
Ngồi ra, do đã từng kiểm tốn cho đơn vị nên trong hồ sơ kiểm tốn năm trước sẽ cĩ nhiều thơng tin cần thiết cho cuộc kiểm tốn năm hiện hành. Do đĩ kiểm tốn viên sẽ kiểm tra hồ sơ kiểm tốn năm trước xem cĩ những sai sĩt nào đã được phát hiện, sau đĩ tiếp tục theo dõi xem chúng cĩ được sửa chữa ở năm hiện hành hay chưa. (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.1.1.1.2 Đối với khách hàng mới
• Kiểm tốn viên sẽ tìm hiểu lý do mời kiểm tốn của khách hàng, thu thập những khía cạnh liên quan tới khách hàng như lĩnh vực kinh doanh, tình hình tài chính vv…
• Tại Paco khách hàng mới thường là những đối tượng sau đây:
Những cơng ty đang trong giai đoạn xây dựng cơ bản và chuẩn bị đi vào hoặc động sản xuất kinh doanh.
Các cơng ty đã cĩ kiểm tốn viên tiền nhiệm. Trường hợp này nếu cĩ sự đồng ý chính thức của đơn vị, kiểm tốn viên sẽ tiếp xúc với họ để đánh giá khả năng nhận lời kiểm tốn thơng qua thu thập những thơng tin hữu hiệu từ phía kiểm tốn viên tiền nhiệm, chẳng hạn như tính chính trực của các nhà quản lý, hệ thống kiểm sốt nội bộ, lý do để họ khơng tiếp tục cộng tác với nhau, bất đồng giữa họ nếu cĩ …
• Từ các thơng tin thu thập được, kiểm tốn viên nghiên cứu và đánh giá sơ bộ về tình hình tài chính của đơn vị, đánh giá sơ bộ về mức trọng yếu và rủi ro tìm tàng trong họat động sản xuất kinh doanh của khách hàng và quyết định cĩ nhận lời kiểm tốn hay khơng. (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.1.1.2 Thỏa thuận với khách hàng
• Khi thấy cĩ thể nhận lời mời kiểm tốn.Kiểm tốn viên tại Paco sẽ thỏa thuận với khách hàng những nội dung sau:
Mục đích và phạm vi kiểm tốn.
Thời gian kểm tốn, kiểm tốn theo niên độ hoặc theo quý ….
Phí kiểm tốn.
Việc cung cấp tài liệu và các phương tiện cần thiết trong quá trình kiểm tốn.
• Bước này được thực hiện với khách hàng mới, hoặc với khách hàng cũ nhưng trong quá trình kiểm tốn phát sinh những vấn đề cần thỏa thuận lại
hoặc cần điều chỉnh một vài vấn đề trong hợp đồng trước đĩ. (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.1.1.3 Phân cơng kiểm tốn viên
• Sau khi thỏa thuận sơ bộ với khách hàng cơng ty tiến hành phân cơng kiểm tốn viên. Chính sách luân chuyển kiểm tốn viên thường được thực hiện tại cơng ty nhằm tránh việc quá quen thuộc với khách hàng, dẫn đến sức ỳ tâm lý và kiểm tra theo lối mịn, điều này thường ảnh hưởng tới chất lượng của cuộc kiểm tốn, mất đi tính độc lập và khách quan của kiển tốn viên. • Tuy nhiên đối với một số khách hàng Paco hạn chế thay đổi kiểm tốn viên
nhằm giúp họ nắm được những đặc thù trong kinh doanh duy trì mối quan hệ mật thiết giữa hai bên … Tại Paco, việc luân chuyển hay khơng luân chuyển kiểm tốn viên khơng ảnh hưởng tới cơng tác kiểm tốn do thống nhất với nhau về cách làm việc và thỏa thuận với nhau những lưu ý trong đợt kiểm tốn kế tiếp. (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.1.1.4 Hợp đồng kiểm tốn
Hợp đồng kiểm tốn giữa Paco và khách hàng thường bao gồm những yếu tố sau:
Số hiệu văn bản và ngày tháng ký kết hợp đồng.
Tên địa chỉ, tài khoản ngân hàng của cả hai bên.
Nội dung dịch vụ.
Chất lượng hoặc yêu cầu cơng việc.
Nội dung hoặc yêu cầu cơng việc kiểm tốn
Trách nhiệm của ban giám đốc đơn vị được kiểm tốn trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Trách nhiệm của khách hàng trong việc cung cấp chứng từ, tài liệu kế tốn và những thơng tin khác liên quan tới kế tốn.
Hình thức báo cáo kiểm tốn.
Ngồi ra trong hợp đồng cũng khẳng định với đơn vị là kiểm tốn viên sẽ khơng chịu trách nhiệm phát hiện mọi gian lận và sai sĩt. Điều này đã được nêu rõ trong Chuẩn mực kiểm tốn VSA 240 “ gian lận và sai sĩt “ giám đốc hoặc người đứng đầu chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận và sai sĩt. (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.1.1.5 Tìm hiểu tinh hình kinh doanh của khách hàng
Để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị được kiểm tốn, kiểm tốn viên của cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu thường thu thập các thơng tin sau đây:
• Loại hình doanh nghiệp (Nhà nước, tập thể, tư nhân, cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngồi…).
• Lĩnh vực, phạm vi và đối tượng kinh doanh, thời gian được phép hoạt động. • Rủi ro kinh doanh (cơng nghệ cao, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng,
• Các chủ sở hữu vốn và các bên liên quan (trong nước, ngồi nước, uy tín và kinh nghiệm…).
• Các thơng tin về ban giám đốc (Ví dụ như: năng lực, trình độ chuyên mơn, phân cấp quyền hạn và trách nhiệm trong bộ máy điều hành, người cĩ thẩm quyền quyết định và phê chuẩn tại cơng ty…).
• Chuẩn mực, chế độ kế tốn, các quy định pháp luật và các chính sách và cĩ liên quan.
• Sản phẩm và dịch vụ (Ví dụ như : chính sách giá cả, danh sách các mặt hàng kinh doanh, quy trình sản xuất…).
• Các nhà cung cấp hàng hĩa và dịch vụ quan trọng (Ví dụ: các hợp đồng dài hạn, mức ổn định của nhà cung cấp, các điều kiện thanh tốn, các hình thức nhập khẩu, cung ứng…).
• Các tài sản và cơng nợ, nghiệp vụ bằng ngoại tệ…
• Các chính sách về thanh tốn, chính sách đối với nợ quá hạn. (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.1.2 Xác định mức độ rủi ro, trọng yếu
3.1.2.1 Đánh giá rủi ro, gian lận & sai sĩt
Kiểm tốn viên sẽ đánh giá trách nhiệm và cách làm việc của các nhân viên kế tốn cĩ tuân thủ các chuẩn mực kế tốn hiện hành hay khơng? Họ làm việc cĩ áp lực nào ảnh hưởng hoặc cố ý làm sai lệch các thơng tin trên BCTC hay khơng?
…
Ngồi ra kiểm tốn viên cần phải xem xét các vấn đề sau: • Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu
• Các khoản phải thu, vì đĩ lá khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế tốn, nĩ chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản và cĩ làm ảnh hưởng đền tính tốn và phân tích các tỷ số tài chính
• Cân đối lãi lỗ trong việc thực hiệncac1 hợp đồng, giá trị danh tiếng của cơng ty và quan hệ của người kiểm tốn với khách hàng
3.1.2.2 Xác định mức trọng yếu
Kiểm tốn viên dựa trên kinh nghiệm, sự xét đốn và kết quả của quá trình tìm hiểu về cách thiết kế và vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ, hệ thống kế tốn để đánh giá mức trọng yếu .
Thơng thường trưởng nhĩm kiểm tốn sẽ xem xét một số chỉ tiêu quan trọng trên BCTC như: tồng tài sản, tổng nguồn vốn, tồng nợ phải trả, các khoản vay, cầm cố thế chấp, tổng thu nhập, lãi lỗ … để đánh giá mức độ trọng yếu cho BCTC chuẩn bị kiểm tốn.
3.1.3 Chương trình kiểm tốn
Trình bày các cơng việc mà trợ lý kiểm tốn hay kiểm tốn viên sẽ phải thực hiện theo các bước từ trên xuống dưới nhằm đảm bảo áp dụng một cách thống nhất và khơng bỏ sĩt. Trên giấy chương trình kiểm tốn sẽ cĩ nhiều mục rõ ràng. Khi kiểm tốn viên hay trợ lý làm xong mục nào sẽ đánh dấu vào mục đĩ và ghi chú các vấn đề liên quan vào bên cạnh.
Một chương trình kiểm tốn gồm cĩ 3 phần cơ bản: tài sản; nợ và vốn chủ nhân, lãi lỗ và các khoản khác. Trong mỗi phần là các khoản mục được phân biệt với nhau bằng các ký hiệu chữ cái C, D, E, …(Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
Đầu file:
•••• Kiểm tra và xem xét (A): lưu lại các giấy điều chỉnh của kiểm tốn viên về từng khoản mục. Đĩ là những tờ giấy ghi lại các sai sĩt của đơn vị mà kiểm tốn viên đã phát hiện ra trong quá trình thực hiện cuộc kiểm tốn và đề ra hướng xử lý, điều chỉnh những sai sĩt đĩ (xem phụ lục).
•••• Tìm hiểu nguồn gốc thơng tin (B): phần này lưu trữ các tài liệu, bao gồm: bảng cân đối kế tốn, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả kinh doanh, các bản sao liên quan đến giấy phép đầu tư, cam kết của ban giám đốc…
Tài sản: bao gồm các khoản mục: tiền mặt và ngân hàng; chứng khốn cĩ thể bán, khoản sẽ thu, tồn kho, chi phí trả trước, đầu tư; liên kết; khoản sẽ thu dài hạn; tài sản cố định; tài sản vơ hình.
Nợ và vốn chủ nhân: bao gồm các khoản mục: tín phiếu phải trả, các khoản phải trả ( phải trả cơng nhân viên, phải trả người bán, thuế phải nộp); thuế lợi tức phải trả; nợ dài hạn; tín dụng khơng thường xuyên khác; các cam kết và các khoản bất thường; Vốn cổ đơng, vốn chủ sở hữu.
Lãi lỗ và các khoản khác: bao gồm: Doanh thu, giá vốn và chi phí; các vấn đề khác; các thơng tin về các VPDĐ thường xuyên; các thơng tin đặc biệt về thuế hồn trả.
ĐẦU FILE NỢ VÀ VỐN CHỦ NHÂN
A - Kiểm tra và xem xét M - Tín phiếu phải trả
B - Tìm hiểu nguồn gốc thơng tin N - Các khoản phải trả
TÀI SẢN NN - Xác nhận khoản phải trả
C - Số dư tiền mặt và ngân hàng O - Thuế lợi trức phaỉ trả &thuế lợi tức triển hỗn
D - Chứng khốn cĩ thể bán P - Các khoản nợ tích lũy và lợi tức triển hỗn
E - Khoản sẽ thu Q - Nợ dài hạn
EE - Xác nhận khoản sẽ thu R - Tín dụng khơng thường xuyên khác
F - Tồn kho S - Các cam kết và các khỏan bất thường
FF - Quan sát và xác nhận tồn kho T - Vốn cổ đơng, vốn chủ sở hữu
G - Chi phí trả trước LÃI LỖ VÀ CÁC KHOẢN KHÁC H - Đầu tư U - Doanh thu, giá vốn và chi phí
I - Liên kết V - Các vấn đề khác
J - Khoản sẽ thu dài hạn, ký gởi khơng
thường xuyên và các W - Thơng tin về các VPDĐ thường xuyên
K- TS khác TSCĐ, Nhà cửa đất đai,
máy mĩc thiết bị X - Các thơng tin đặc biệt về thuế hồn trả
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ chương trình kiểm tốn của cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu (2007), Tài liệu hướng dẫn lưu hành nội bộ Cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu)
3.2 Quy trình thực hiện kiểm tốn khoản mục nợ phải thu và doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ tại Cơng ty kiểm tốnBắc Đẩu
3.2.1 Những tài liệu cần thiết trong quá trình kiểm tốn khoản Nợ phải thu và doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Khách hàng của Bắc Đẩu thường là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi nhánh của các cơng ty nước ngồi tại Việt Nam (chủ yếu là Đài Loan), hệ thống kiểm sốt nội bộ đa số là sơ sài và ít được chú ý. Mặc khác, do sự giới hạn về thời gian và chi phí nên việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ thường được kiểm tốn viên xem xét chỉ ở mức độ khái quát thơng qua quan sát, phỏng vấn hoặc ghi chép bằng lời. Ngoại trừ đối với các khách hàng lớn, hoặc khách hàng mới kiểm tốn lần đầu, Bắc Đẩu sẽ tiến hành tìm hiểu kĩ hơn về hệ thống kiểm sốt nội bộ và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt cần thiết.
Một số thử nghiệm kiểm sốt đối với khoản mục nợ phải thu và doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ áp dụng tại cơng ty TNHH kiểm tốn Bắc Đẩu như sau:
STT Tên tài liệu Mục đích Ghi chú
1
Bảng CĐKT tại ngày báo cáo, bảng CĐSPS cho giai đoạn báo cáo.
Đối chiếu số liệu và kiểm tra chi tiết.
CĐSPS cĩ thể theo từng tháng, quý hay cho cả một giai đoạn. 2 Tồn bộ sổ kế tốn cơng nợ phải thu liên quan đến giai đoạn cần kiểm tốn (sổ tổng hợp và sổ chi tiết).
Kiểm tra chi tiết
Cần được in đầy đủ trước khi bắt đầu thực hiện cơng việc kiểm tốn.
3
Bản liệt kê chi tiết số dư cơng nợ phải thu từng đối tượng đến cuối giai đoạn cần kiểm tốn.
Đối chiếu số liệu và kiểm tra chi tiết
Cần được liệt kê đầy đủ trước khi bắt đầu thực hiện cơng việc kiểm tốn.
4
Tồn bộ chứng từ mua hàng, chứng từ thanh tốn và chứng từ khác liên quan đến cơng nợ phải trả giai đoạn cần kiểm tốn.
Kiểm tra chi tiết
Cần được tập hợp đầy đủ trước khi bắt đầu thực hiện cơng việc kiểm tốn.
5
Tồn bộ tờ khai hải quan (đối với xuất khẩu) và tồn bộ hĩa đơn (VAT) của hàng bán ra trong kỳ
Kiểm tra chi tiết
Cần được tập hợp đầy đủ trước khi bắt đầu thực hiện cơng việc kiểm tốn.
6 BCTC đã kiểm tốn, bảng CĐSPS năm trước.
Kiểm tra chuyển tiếp số dư đầu kỳ
Doanh nghiệp mới thành lập khơng cĩ tài liệu này
7
Biên bản xác nhận số dư cơng nợ đến cuối giai đoạn cần kiểm tốn.
Đối chiếu thực tế kiểm kê và số dư sổ
sách
Cĩ thể khơng cĩ tại thời điểm kiểm tốn cần bổ sung sau đĩ.
8 Giấy làm việc của kiểm tốn viên kỳ trước.
Kiểm tra chuyển tiếp số dư đầu kỳ
Chỉ áp dụng nếu cĩ thực hiện kiểm tốn giữa kỳ.
Bảng 3.1: Bảng thử nghiệm kiểm sốt khoản mục nợ phải thu và doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
3.2.2 Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ
Việc nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ là rất quan trọng đối với kiểm tốn viên. Vì vậy trước khi tiến hành bất cứ một cuộc kiểm tốn nào KTV đều phải cĩ một qui trình tìm hiểu về doanh nghiệp để cĩ cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp.
Tại cơng ty PACO, việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ được thực hiện chủ yếu qua việc quan sát và phỏng vấn nhân viên đơn vị. Thường thì một số thử nghiệm kiểm sốt sẽ được thực hiện trong khi tiến hành kiểm tra chi tiết. Kiểm tốn viên cũng thường tiến hành việc tìm hiểu các thủ tục kiểm sốt ở đơn vị được kiểm tốn, thơng qua đĩ kiểm tốn viên cĩ thể đánh giá những sai sĩt cĩ thể xảy ra.
Một điểm cần chú ýlà: Ở cơng ty kiểm tốn Bắc Đẩu, việc thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt thường được dựa vào kinh nghiệm của kiểm tốn viên chính, nhĩm trưởng của cuộc kiểm tốn và các thử nghiệm kiểm sốt được kết hợp thực hiện trong khi thực hiện các thử nghiệm chi tiêt để tiết kiệm thời gian và chi phí.Ví dụ như: chọn mẫu một số nghiệp vụ trên sổ cái Nợ phải thu và kiểm tra ngược lại đến nhật ký liên quan nhằm kiểm tra xem các nghiệp vụ