Kế toán thanh toán theo dõi thường xuyên liên tục các khoản nợ của khách hàng và khoản phải trả của Doanh nghiệp đồng thời lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của doanh nghiệp. Vì thế kế toán thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, phần này sẽ đi sâu hơn về kế toán thanh toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long.
3.1, Đặc điểm, nội dung kế toán thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hóa đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng và kết thúc một quá trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh toán với người bán và người mua không chỉ thể hiện trên các báo cáo tài chính mà còn có cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
Trong quan hệ thanh toán với người bán, Công ty đã thực hiện tốt nhiệm vụ thanh toán với người bán của mình. Để đảm bảo việc quản lý tài chính một cách hiệu quả. Việc quản lý công nợ một cách chặt chẽ theo từng đối tượng, công tycó thể chiếm dụng vốn của nhà cung cấp nhưng cũng đồng thời đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ.
Trong thanh toán với người mua, Công ty đã tổ chức hợp lý hoạt động thanh toán, cố gắng tránh bị chiếm dụng vốn, gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả của quá trình kinh doanh. Bằng các chính sách khuyến khích như chiết khấu thanh toán, Tặng quà khi khách hàng thanh toán đúng hoặc trước hạn. Công ty cũng ra các quy định cụ thể rõ ràng, nếu khách hàng nào nợ quá hạn không trả như:Sẽ tính lãi các khoản nợ theo tháng, hoặc khởi tố ra pháp luật nếu như công nợ của khách hàng quá lớn nợ trong thời gian quá dài. Việc tổ chức như vậy đã giúp Công ty thực hiện quản lý công nợ khá hiệu quả vì thời hạn thanh toán là hết sức cần thiết.
3.2 Tài khoản kết toán thanh toán sử dụng.
Theo quy định công ty sẽ lên tài khoản chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp để kế toán thanh toán tiện theo dõi và giải quyết các vấn đề về công nợ được dễ dàng hơn.
- Tài khoản 131: ( chi tiết cho từng khách hàng) phải thu khách hàng.
+, Tài khoản 1311 : Phải thu Công ty cổ phần đầu tư khoáng sản – Than Đông Bắc. +, Tài khoản 1312 : Phải thu Công ty cổ phần than Vàng Danh.
…
- Tài khoản 331: (chi tiết cho từng nhà cung cấp) Phải trả người bán. +, Tài khoản 3311: Phải trả Công ty cổ phần VPP Cửu Long.
+, Tài khoản 3312: Phải trả Công ty TNHH thương mại Đức Hiếu. …
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT).
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (mẫu số 05-TT). - Phiếu chi (mẫu số 02-TT).
- Giấy báo Nợ. - Ủy nhiệm chi.
Sơ đồ 3.6:Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với khách hàng.