Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu:
1. Dẫn luận:
- TLLT là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các CQ, cá nhân. Bất kỳ TL nào được sản sinh ra để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ, phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu khác nhau (tính khách quan).
- Dưới góc độ nghiên cứu của các nhà văn bản học và LT học thì một mặt chúng ta công nhận tính khách quan chung của TL, mặt khác cần nghiên cứu kỹ hơn, khoa học hơn và “công bằng” hơn cho từng TL để đưa vào bảo quản lâu dài trong các LT để phục vụ cho những yêu cầu và mục đích khác nhau của Nhà nước (đây là tính xã hội).
- Trong quá trình hoạt động của các CQ, TL được sản sinh ra ngày càng nhiều, rất phong phú về nội dung và rất đa dạng về hình thúc cũng như loại hình. Từ đó, tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ , vị trí của từng CQ mà TL hình thành ra không giống nhau và phục vụ cho các mục đích khác nhau.
2. KN XĐGTTL:
XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại TL hình thành trong hoạt động của các CQ theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những TL có giá trị cho Phông LTQG Việt Nam.
Từ KN trên ta thấy, TL văn kiện nói chung là một trong những phương tiện quan trọng được sử dụng để ghi lại hoạt động của các CQ (tức là phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của đời sống xã hội). TL văn kiện còn là bằng chứng để ghi lại các kết quả hoạt động của các CQ và cá nhân, khi cần những thông tin chứa đựng trong những văn kiện này có thể được sử dụng để phục vụ cho các mục đích như nghiên cứu khoa học, phục vụ sx trực tiếp, nghiên cứu để chỉ đạo, kiểm tra… (ở đây nói đến phông LT văn kiện là gồm toàn bộ các TL có giá trị, ít giá trị hay không có giá trị của CQ).
Lý luận và thực tiễn của công tác LT đã chỉ ra rằng, giá trị của TLLT có thể được đánh giá ở nhiều mức độ khác nhau tuỳ theo giá trị của chúng về từng mặt. Đẻ các LT có thể lựa chọn, bảo quản những TL thật sự có giá trị thì các CQ sản sinh ra TL cần phải trực tiếp tiến hành công tác XĐGTTL.