Các chức năng chính mà phần mềm quản lý tài sản cần có:
1. Hệ thống: Chức năng này bao gồm các chức năng con: 1.1. Đăng nhập
1.2. Đăng xuất 1.3. Kết thúc
2. Quản trị hệ thống: phần mềm được xây dựng để quản lý tài sản cố định và do bộ phận quản lý tài sản của Nhà trường thực hiện, những nhân viên khác trong Nhà trường chỉ có thể xem tài sản tại đơn vị của mình và tài sản các giảng đường để tiện bảo quản, theo dõi nên bảo mật dữ liệu là khâu vô cùng quan trọng. Người sử dụng chương trình chi làm ba nhóm chính như sau:
Người dùng thông thường: là nhóm người có quyền thấp nhất, nhóm người dùng này chỉ được xem một số dữ liệu của chương trình mà người quản trị cho phép.
Người sử dụng cấp cao: là nhóm người dùng thông thường nhưng có thêm quyền nhập và chỉnh sửa dữ liệu và thực hiện thống kê, báo cáo khi có yêu cầu.
Người quản trị: là nhóm người có quyền cao nhất, ngoài các quyền của nhóm người dùng cấp cao, nhóm người này còn được phép quản lý (thêm, xóa, sửa người dùng) các nhóm khác.
Chức năng này bao gồm các chức năng con: 2.1. Phân quyền
2.2. Thay đổi mật khẩu
3. Cập nhật danh mục dữ liệu: chức năng này có nhiệm vụ quản lý các đơn vị trong Nhà trường: gồm các phòng, khoa, trung tâm, giảng đường trong Nhà trường; ngoài ra chức năng này cho phép cập nhật dữ liệu ban đầu để phân nhóm tài sản, xác định phương thức hình thành tài sản, thông số kỹ thuật của tài sản, thành phần và dự án tài sản … Chức năng này bao gồm các chức năng con:
3.2. Đơn vị sử dụng: chức năng này cho phép nhập và xem danh sách các đơn vị sử dụng tài sản trong Nhà trường (các phòng ban chức năng, các giảng đường …).
3.3. Người dùng tài sản: gồm có cán bộ quản lý, nhân viên, giảng viên, sinh viên.
3.4. Trạng thái tài sản: tài sản có các trạng thái mới 100%, đang sử dụng, đang bảo hành, hỏng hóc cần thanh lý…
3.5. Nguồn vốn hình thành tài sản: nguồn vốn tự chủ hoặc không tự chủ, do ngân sách Nhà nước, bộ, tỉnh, … cấp.
3.6. Phương thức hình thành tài sản: hình thành do mua sắm, do đầu tư xây dựng cơ bản, được cấp, điều chuyển, được cho, biếu tặng.
3.7. Thông số kỹ thuật tài sản: nhà cửa, kiến trúc; máy móc, thiết bị; phương tiện vận tải, truyền dẫn; …
3.8. Dự án tài sản: tài sản cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Tỉnh.
4. Quản lý tài sản: đây là chức năng chính của chương trình, chức năng này có liên quan trực tiếp đến các chức năng trên vì chức năng này cho phép cập nhật chi tiết tài sản cố định ở các đơn vị, thông tin của mỗi tài sản. Chức năng này đòi hỏi phải tính cả hao mòn cho tài sản cố định (phương pháp tính hao mòn theo phương pháp đường thẳng, theo quyết định 32 của Bộ Tài chính). Chức năng này bao gồm các chức năng con:
4.1. Cập nhật danh mục tài sản (cập nhật danh mục tài sản trước khi ghi tăng) 4.2. Ghi tăng tài sản :
- Mua TSCĐ trong nước, mua nhập khẩu - Mua TSCĐ chưa thanh toán
- Mua TSCĐ bằng tiền mặt, tiền gửi, thẻ tín dụng
- Ghi tăng TSCĐ do được biếu tặng, được nhận vốn góp hoặc nhận vốn cấp; - …
4.3. Lập phiếu giao nhận tài sản: Cho phép lập và in phiếu giao nhận tài sản (theo mẫu giao nhận TSCĐ).
4.4. Tính hao mòn tài sản: Phần mềm cho phép thực hiện tính giá trị hao mòn TSCĐ đối với tất cả các TSCĐ đã được khai báo vẫn còn trong thời gian tính khấu hao.
4.5. Kiểm kê tài sản.
4.6. Điều chuyển tài sản: Cho phép lập và in chứng từ điều chuyển TSCĐ khi thực hiện điều chuyển TSCĐ từ bộ phận, phòng ban này sang bộ phận, phòng ban khác.
4.7. Lập phiếu yêu cầu xử lý tài sản: trong trường hợp có mất mát, hư hỏng, … 4.8. Ghi giảm tài sản: Cho phép lập và in các chứng từ ghi giảm TSCĐ trong các trường hợp:
- Đưa đi góp vốn vào công ty con, công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng TSCĐ.
- Kế toán TSCĐ phát hiện thiếu.
- TSCĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận theo quy định phải chuyển thành công cụ, dụng cụ.
5. Tìm kiếm, thống kê: Chức năng này giúp người quản lý tài sản, người quản lý chương trình có thể tìm kiếm thông tin về các đơn vị, các giảng đường; thông tin tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong Nhà trường. Ngoài ra, chức năng này còn cho phép đưa ra các số lượng thống kê theo yêu cầu: thống kê tài sản theo đơn vị, bao cáo tăng/ giảm tài sản, báo cáo hao mòn tài sản, … Với chức năng này, người quản lý tài sản sẽ có đầy đủ thông tin từ tổng thể đến chi tiết về tài sản cố định của từng đơn vị, từng giảng đường, từng kho; từ đó nắm được chất lượng, số lượng, thực trạng của các tài sản sản kể trên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6. Trợ giúp.