Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng chứng từ kế toán: phiếu nhập, phiếu xuất,.. để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Để tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại Công ty cổ phần hệ thống công nghiệp DVD, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Khi nhận được các chứng từ kế toán là phiếu nhập và phiếu xuất kho về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng. Thẻ kho được lập như sau:
Đơn vị: Công ty cổ phần hệ thống công nghiệp DVD Mẫu số: S09-DNN Địa chỉ: Đường 80B – Phùng Xá – Thạch Thất – Hà Nội (QĐsố: 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của BTC)
Thẻ kho
Ngày lập thẻ:01/04/2015
Tờ số: 01
Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm, vật tư: Que hàn Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Số lượng
Ngày Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu tháng 1358
05/04 Mua của Cty An Thuận Phát 4000
06/04 285 285
PXKSX Xuất que hàn sx hộp thông gió heap 265 Cộng phát sinh 4000 4.500 265 Tồn cuối tháng 5093 Ngày30 tháng 04 năm 2015 Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên)
+ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ hoặc thẻ chi tiết để phản ánh, theo dõi tình hình nhâp, xuất, tồn kho hàng ngày. Sổ chi tiết được theo dõi về cả mặt hiện vật và giá trị. Cuối kỳ kế toán phảI tính toán lập các bảng kê tổng hợp nhập, xuât, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu để:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho.
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn vớin số liệu trên sổ kế toán toán tổng hợp.
Sơ đồ 2.3 - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Đơn vị: Công ty cổ phần hệ thống công nghiệp DVD Địa chỉ: Đường 80B – Phùng Xá – Thạch Thất – Hà Nội
Sổ chi tiết vật tư
Tháng 04 năm 2015 Tài khoản: 152 Tên vật tư: Que hàn
ĐVT: đồng Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N-X-T Số ( thẻ) KT chi tiết Thẻ kho Kế toán tổng hợp Chứng từ xuất
Ngày tháng
Chứng từ
Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất
N X Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền
Số dư đầu kỳ 15.400 ……. …… . ……… …. ……… … ………… …… ………. ……….. ………… …. 05/04 Nhập trong tháng 15.300 4.000 61.200.000 06/04 Xuất cho sx 15.400 265 4.081.000 …… …… ……… ……… ………… ……… …………. ………… Cộng tháng 4.000 61.200.000 265 4.081.000 Ngày 30 tháng04 năm 2015 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
2.2.1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
a. Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 152 – nguyên vật liệu
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công,chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác; - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua; - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ:
Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
-Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như:
+TK 331 “ phải trả cho người bán” và được Mở chi tiết cho từng người bán. + TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+TK 133 ( 1331) thuế GTGT được khấu trừ.
b. Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu
TK111, 112, 141, 331, 311 TK 152 TK 154
Nhập kho vật liệu mua ngoài Xuất VL dùng cho TK1331 sản xuất kinh doanh
Thuế VAT được khấu trừ TK 642 TK 627,641,642,241 Xuất NVL phục vụ QLSX, bán hàng TK 154 TK 154 TK 154
Nhập kho vật liệu tự chế, thuê Xuất vật liệu thuê ngoài ngoài gia công chế biến gia công chế biến
TK 632 TK 411 TK 128,222 Nhận vốn góp bằng NVL TK 632 Xuất bán NVL
TK 3381 TK 1381
TK 1381,642
Nguyên vật liệu thừa phát hiện NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê khi kiểm kê
TK 412
lại NVL
- Truờng hợp hàng và hoá đơn cùng về
Nợ TK152: Giá thực tế vật liệu nhập kho chưa thuế
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111,112,311,331: Tổng giá thanh toán
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn:
+ Nếu trong tháng nguyên vật liệu về nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
+ Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính cụ thể: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331: Phải trả cho người bán
Nếu chênhh lệch âm sẽ ghi đỏ - Phản ánh chi phí thu mua vật liệu
Nợ TK 152: Phần được tính vào giá nguyên vật liệu
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán
- Nhập vật liệu do tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công, chế biến. Nợ TK152: Nguyên vật liệu
Có TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ( Chi tiết tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến) - Nhận vốn góp liên doanh
Nợ TK152: Nguyên vật liệu
Có TK411: Nguồn vốn kinh doanh - Trường hợp thừa so với hoá đơn:
+ Nếu nhập kho toàn bộ số hàng
Nợ TK 152: Giá trị toàn bộ số hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK338(3381): Giá trị hàng thừa chưa thuế Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hoá đơn
+ Khi có quyết định xử lý nguyên liệu thừa căn cứ vào quyết định xử lý Nợ TK 338(3381): Phải trả phảI nộp khác
Có các tài khoản liên quan
+ Nếu nhập kho theo số hoá đơn kế toán ghi nhận số nhập kho bình thường Giữ hộ người bán Nợ TK 002
Khi sử lý số thừa Có TK 002 - Trường hợp thiếu hàng so với hoá đơn + Khi nhập kho
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu chưa thuế
Có TK 111,112,331: Giá trị thanh toán
+ Khi có quyết định xử lý số hang thiếu cắn cứ vào quyết định xử lý: Nợ các tài khoản liên quan
Có TK 138(1381): Xủ lý số hàng thiếu
- Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152
- Trường hợp mua nguyên vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm,hạch toán:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD dở dang (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
- Trường hợp nguyên vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ cuối kỳ nhập lại kho, hạch toán: Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Cuối kỳ nhập kho sản phẩm hoàn thành, hạch toán:
Nợ TK 155- Thành phẩm
Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu :
Nợ TK 632
Có TK 152- Nguyên vật liệu Ví dụ:
Ngày 20/12/2014 cán bộ mua vật tư về nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho.
Cùng ngày xuất kho vật tư cho phân xưởng sản xuất, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho
Hoá đơn
Giá trị gia tăng Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2 : Giao khách hàng AA/13P
Ngày 20 tháng 12 năm 2014 0002959 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần sơn Hải Phòng số 2
Địa chỉ: An Dương, Hải Phòng Số Tài khoản: ………
Họ tên người mua hàng: Đỗ Anh Tuấn
Tên đơn vị : Công ty cổ phần hệ thống công nghiệp DVD Địa chỉ : Đường 80B – Phùng Xá – Thạch Thất – Hà Nội Số tài khoản :
Hình thức thanh toán: Mã số: