V. Điều kiện vận dụng mơ hình Capacity
2.Các yếu tố cần thiết cho việc vận hành thành cơng hệ thống ABC và ABM:
Cĩ nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành cơng của việc vận hành hệ thống ABC. Dựa vào nhiều tài liệu nghiên cứu, cĩ các nhân tố quan trọng sau đây: sự hỗ trợ và ủng hộ của các nhà điều hành cấp cao, các hệ thống khác, sự liên kết trong việc đánh giá và bồi thường, sự đào tạo, các quyền sở hữu ngồi bộ phận kế tốn, nguồn tài nguyên, các hệ thống cơng nghệ thơng tin tinh vi và phức tạp.
-Sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhà điều hành cấp cao:
Các nghiên cứu cho thấy rằng sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhà điều hành cấp cao là nhân tố quyết định sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống ABC. Điều này cũng nhất quán với các kết quả nghiên cứu khác rằng tất cả các cuộc cải cách đều cần phải cĩ sự ủng hộ và ủng hộ của các nhà quản trị cấp cao. Các nhà điều hành cấp cao nên tập trung các tài lực, chiến lược, mục tiêu và việc thực hành hệ thống ABC. Họ phải thể hiện cam kết của họ trong việc áp dụng hệ thống ABC bằng cách sử dụng hệ thống ABC trong việc đưa ra các quyết định.
-Các hệ thống khác:
Theo các nghiên cứu gần đây bởi nhĩm quản lý chi phí của Viện kế tốn quản trị, 62% các cơng ty thử áp dụng hệ thống ABC nhưng khơng thành cơng như các hệ thống khác đang được áp dụng tại Cơng ty. Họ giải bày rằng họ khơng thể cung cấp đủ tài nguyên để áp dụng hệ thống ABC bởi vì nhu cầu của họ với việc áp dụng các hệ thống
khác cao hơn nhiều, chẳng hạn: hệ thống quản lý chất lượng tồn diện (TQM), hệ thống JIT (Just-in-time), hệ thống thẻ cân bằng điểm (Balanced Scorecard).
-Sự liên kết trong việc đánh giá và bồi thường:
Shields và McEwen đã chỉ ra tầm quan trọng của sự liên kết trong đánh giá và bồi thường, nên việc áp dụng hệ thống ABC là điều tự nhiên bởi vì các nhân viên thường chú ý đến những việc ảnh hưởng đến phúc lợi của họ. Phúc lợi của đa số các nhân viên lại bị ảnh hưởng bởi các hệ thống đánh giá và bồi thường và khi nhân viên tin rằng hệ thống ABC giúp việc đánh giá và bồi thường đĩ trở nên cơng bằng hơn thì họ sẽ cĩ động lực để giúp cho hệ thống ABC được thành cơng.
-Đào tạo:
Sự đào tạo và huấn luyện sẽ giúp cho mọi người hiểu được hệ thống ABC khác với hệ thống truyền thống ở đâu và tại sao ABC cung cấp một hệ thống thơng tin đo lường kinh tế tốt hơn. Nĩ cũng gia tăng quyền sở hữu ngồi kế tốn. ABC địi hỏi phải đào tạo từ cấp quản lý đến cấp nhân viên. Cĩ thể đào tạo bằng cách thuyết trình, nghiên cứu tài liệu…
-Quyền sở hữu ngồi kế tốn:
Khi hệ thống ABC chỉ được kiểm sốt và quản lý bởi bộ phận kế tốn, cĩ một điều nguy hiểm rằng họ cĩ thể chỉ sử dụng nĩ để thỏa mãn nhu cầu riêng của họ. Một lý do quan trọng trong việc các cơng ty khơng áp dụng thành cơng là bộ phận kế tốn vẫn cịn giữ quyền sở hữu mà khơng chia sẻ quyền này với các bộ phận ngồi kế tốn. Bởi vì lý do này mà bộ phận kế tốn cũng như các bộ phận khác ngồi kế tốn phải tham gia vào các quyết định ban đầu trong việc đầu tư, thiết kế và áp dụng hệ thống ABC. Bằng cách này bộ phận ngồi kế tốn sẽ cĩ nhiều cơ hội hơn trong việc hỗ trợ và phát triển hệ thống ABC.
-Tài nguyên:
Quá trình thiết kế và áp dụng hệ thống ABC địi hỏi các cơng ty phải cĩ đủ các nguồn tài nguyên phù hợp. Tài nguyên cần thiết nhất đĩ là thời gian và sự cam kết của bộ phận kế tốn, nhà điều hành cấp cao, nhân viên, phần mềm và các chuyên gia tư vấn. Việc áp dụng hệ thống ABC thường mất thời gian hơn mong đợi. Các cơng ty tham gia vào cuộc phỏng vấn của IMA cho biết phải mất thời gian khoảng 3 năm triển khai trước khi họ cĩ thể sử dụng ABC. Khoảng thời gian cần để hồn thành tùy thuộc vào kích cỡ của cơng ty.
Trong cuộc khảo sát 143 Cơng ty, Shields và McEwen nhận thấy rằng cĩ một nguồn nhân lực phù hợp là một nhân tố quan trọng cho sự thành cơng của hệ thống ABC. Điều thú vị là, các loại tài nguyên khác như phần mềm thương mại hay phần mềm tùy chỉnh hoặc các tư vấn ở bên ngồi thường khơng chứng tỏ rằng nĩ quan trong đến sự thành cơng của việc áp dụng ABC. Đa số các cơng ty được khảo sát sử dụng phần mềm thương mại để xây dựng hệ thống ABC. Việc sử dụng các phần mềm thương mại hay phần mềm tùy chỉnh khơng ảnh hưởng nhiều đến hệ thống ABC trong dài hạn.
Shields và McEwen cũng chỉ ra trong nghiên cứu của mình rằng việc lựa chọn các hệ thống cơng nghệ thơng tin là quan trọng với bộ phận kế tốn và hệ thống thơng tin quản lý (Management Information System) nhưng sự lựa chọn này khơng ảnh hưởng tới
thành cơng cơ bản của một dự án ABC.
-Các hệ thống cơng nghệ thơng tin tinh vi và phức tạp:
Trong cuộc khảo sát tiến hành bởi IMA, mức độ tinh vi và phức tạp càng cao của hệ thống cơng nghệ thơng tin là nhân tố quan trọng giúp cho cơng ty tiến nhanh vào giai đoạn sử dụng được hệ thống ABC. 61% các cơng ty trong giai đoạn sử dụng hệ thống ABC cĩ điểm số IT trên trung bình, so với 46% của các cơng ty chưa đi vào giai đoạn sử dụng. Việc ứng dụng hệ thống ABC sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu cơng ty cĩ hệ thống IT sở hữu các đặc điểm sau: tương thích tốt với hệ thống phụ, giao diện hệ thống quản lý dữ liệu thân thiện với người dùng, dễ dàng truy cứu dữ liệu về doanh số, chi phí,...của 12 tháng trước và liên tục cập nhật các thơng tin này vào cơ sở dữ liệu.