CV G= ID,j = 0, cl„-ƠỊ
SỬ DỤNG PHÂN MỂM MICROSOFT PROJECT TRONG VIỆC LẬP TIẾN ĐỘ XÂY DỤNG
9.2.2. Nội dung của \lic rosoft Project
Thị trường tin học Việt Nam biết đến chương trình Project của hãng M icro so f t q u a phần m ề m Microsoft Project Vcrsion 4.0 vào n ă m 1995.
M ic ro so ft Projcct Version 4.0 chạy trong mơi trường W in d o w s (M ic ro s o ft Project Version 4. For W indow s) lioăc gọi tắt là (M P .4 ) là phần m ề m c ơ s ở dữ liệu tiên tiến nhất và là sản phẩm phần m ề m c h u y ê n d ù n g (việc lập tiến độ và quản lý dự án xày dựng, nĩ đáp ứng đượ c những y êu cầu th ổ n g thường của một chương trình trong Window s, đĩ là k h ả nă n g hỗ trợ Cli p b o ar đ và hậu thuẫn được cho tính năng da tư liệu.
M P . 4 cĩ một £»iao diện sử dụng đẹp và là một chươ ng trình rất m ạ n h cho việc lập và quản lý d ự án. MP.4 được nhập vào Việt N a m để phục vụ cho c ơ n g lác giáng dạy, niíhiên cứu khoa học ử các tnrờng đại học và phục vụ ch o việc lập tiến độ và điéu khiến tiến độ ở một sơ c ơ n g trường xây dựng hiện đai.
H iệ n nay MP.4 đã được cải tiến để cho ra 111ỘI phĂn m ề m mới cĩ tên gọi là M ic ro s o ít Prọject - 98, sau đĩ là MP.2000 và íỊần đây n h ấ t là M P .2 0 0 7 cĩ
n h iề u ƯU đ iể m hơn. N h ư n g iM ic ro s o ft vẫn k h ơ n g n g ừ n g n g h iê n c ứ u đ ể c ĩ thể
hồn thiện chương trình hơn nữa. Tuy nhiên, phần cư b ản đ ể lập tiến độ là RÌống nhau.
P hầ n m é m này cĩ thể làm được các cơng việc sau: /. L ậ p liến dộ x â y cỉựiiíỊ và biểu diễn bầnạ:
- Sơ đổ m ạ n g dạng P E RT Chart; - Sư đồ n g an g dạng Gantt Chart;
- Sơ đồ n g an g dạn g trên lịch thời gian (Calcndar).
2. C ĩ cúc d ạ n g qu an sát p h ù hợp:
- Nap đ ầy đủ cho từng cơng việc, các dữ kiện về sự p h â n c ơ n g và điều kién làm việc;
- Mỏi c ỏ n « việc cĩ thế chi tiết hố với nhicu thịng tin, n h ư thời gian của c ơ n g việc, n s à y bắt đấu và kết thúc c ơ n a việc, các c ơ n g việc găng... Điều này uiíip ta cĩ thê thiết làp được các "Phiếu giao việc" ch o từng tổ, đội c ơ n g nhân.
- Cĩ bức tranh tống thể, biếu d iễ n tồn b ộ b ản tiến độ để cĩ thể so sá nh các cá ch thế hiện tìm ra bản tiến đ ộ hợ p ]ý nhất;
- Cĩ thê thay đổi c á c h trình b ày tiến độ c h o c ù n g m ộ t d ạ n g sơ đồ.
3. Gicii qu yế t các vấn d ể íronĩị lập liến đ ộ và quá trình đ iê u khiển íìếỉỉ dơ:
- Cĩ thể điểu ch ỉn h c ơ n g việc đ ể rút n g ắ n thời gian k ế h o ạch th e o m ộ t thời hạn định trước.
- Nếu thay đổi cá c d ữ liệu ch o cá c c ơ n g việc, lập tức cĩ tiến độ mới, được tính tốn lại tương ứng, điều này rất phù hợ p với việc điều khiển tiến độ trẽn c ơ n2 trường.
- Phân bố tài n g u y ê n và cá n đố i tài n g u y ê n c h o từng c ơ n g việc c ũ n g n h ư tồn bộ d ự án.
- Vẽ được các d ạ n g biểu đ ổ tài n g u y ê n .
4. Q u a n sái và b á o cáo:
- Cĩ thể q u a n sát tiến độ với d ạ n g lịch ( C a le n d a r ) ho ặc cá c d ạ n g sư đồ P E R T Chai t hoặc Gan tt Chart.
- Cĩ hệ thống sẩn sàng đổ báo cao: + T ổng quát về tiến độ;
+ Các việc đ a n g tiến hành; + Các viộc cịn lại;
+ Chi phí tài nguy ên .
5. In cức d ữ liệu:
- Cĩ thổ in ra từng phầ n ho ặc tồn bộ b ả n k ế hoạch tiến độ dưới clạng P E R T Chart hoặc G a n tt Chart;
- In cá c clạns biểu đồ tài n g u y ê n (Biểu đ ồ n h â n lực,...);
- In các bán g s ố liệu b á o c á o về c ơ n g việc h o ặ c chi phí tài n g u yên.
ỏ. L à m việc với nh iề u d ự án:
Cĩ thể nối kết m ộ t hay nh iề u d ự án c ủ a c ơ n g ty, nối kết từng c ơ n g việc trong mộ t d ự án với m ộ t c ơ n g việc tư ơn g ứng tr ong d ự án khác. Cĩ thc q u à n lý nhiều d ự án cùníí c h u n g m ộ t n g u ồ n vốn và tài nguyên.
Với nhũn í lợi t h ế n h ư trơn, p h ầ n m ề m M i c r o s o f t Project là một c ị n g cụ m ạ n h đê lạp tiến đ ộ và điều kh iể n tiến đ ộ xây dựn g.
- Trinh tự cài đặt m ộ t d ự á n mới; - N h ậ p cịn g việc vào d ự án; - In và vẽ các tư liệu.
T h ự c ra việc lập mộ t d ự á n b ằ n s Microsoíì Proịect là m ộ t q u á trình linh hoạt, k h ố n g bị gị bĩ theo m ộ t trình tự các bước cứn g nhắc. C ĩ thể bắt đầu bằne, c á c h nhậ p cá c cơ n g việc cần thiết và cĩ thể điểu c h ỉ n h lịch trình về sau. Ti ốp theo là n h ậ p các th ơn g tin cơ bản củ a dự án, rà s o á t việc tính tốn và các (lạng hiển thị, xác đ ịn h tài nguyên. Trên thực tế, c ĩ thể thực hiện tất cả các bước theo m ộ t trình tự bất kì.
TRÌNH T ự C À I ĐẶT MỘT D ự ÁN MỚi Cuníí cấp th ơ n g tin tĩm lược về dự án.
Bắt đầu m ộ t File mới b ằ n g lệiứi File New. MP sẽ hiển thị h ộ p thoại S u m m a r y Info.
D ù n g hơp thoại này để ghi các thõng tin cơ bản về m ộ t d ự án: - T c n dự án;
- T c n c ơ n g ty thực hiện d ự án;
- T ê n của g iá m đốc và người quản lý dự' án; - Các ghi ch ú về d ự án;
- Ngày bắt đ ầ u thực thi d ự án.
Sau đĩ phải thiết lập lịch cơní’ tác cho dự án và M P sẽ sử d ụ n g lịch này làm c ơ sử để p h â n chia thời g ia n cho dự á n .
L ịc h ng ầm đ ịn h tr on g Microsoíì Project là mộ t tuần c ĩ 5 n g à y là m việc, lừ th ứ 2 đến thứ 6, với 8 gi ờ là m việc cho m ộ t ngày và 1 g i ờ n gh ỉ ăn trưa.
Lịch mặc nh iê n là:
S án g lừ 8: 0 0 A M đến 12: 0 0 PM C h iề u từ 1: 0 0 P M đ ến 5: 0 0 PM
C ĩ thế thay đổi lịch làm việc, ngày làm việc, g iờ là m việc tuỳ ý, theo quy đị nh c ú a cơrtíĩ ty, bằng cá ch tạo ra một lịch mới từ lịch đ ã cĩ.
Đ e thay đổi ng ày là m việc trone tuán của mỏi th á n g , hãy c h ọ n w ork ing dế đ a n h dấu n h ữ n g ng ày làm việc và Nonvvorking đế đ á n h dấu nhữn g ngày nglii. Lịch cơ sở này được dùnsi cho tât c a cúc tài n g u v ê n trong d ự án, hoặc cĩ thế chọn c h o mỗ i tài n g u y ê n một lịch co' sơ.
Khi k h ơ n g d ù n g đ ến mộ t lịch nào nữa, d ù n g nút xố D E L E T E trong h ộp hội thoại Base C a le n d a r đê xố nĩ đi.
N h ậ p c ơ n g việc vào d ự án
Tron g phần bên trái c ủ a G a n tt Chart là b ả n g G a n tt chứa: tên, thời gian mỗi c ơ n g việc, đồ thị Gan tt b ao g ồ m các đ ư ờ n g thanh n g a n g biểu diễn chiều dài c ủ a các c ơ n g việc.
Cĩ thể nhập c ơ n g việc vào b ằ n g P E R T Cha rt hay T ask Sheet hoặc Gantt Chart hay T as k F or m . Khi tạo ra m ộ t d ự án mới, M P sẽ hiển thị vù ng nhìn n g ầ m định, được chỉ ra trong hộp hội thoại P ref ere nces. Khởi đầu đĩ là vùng nhìn Task Entry g ồ m : Gantt Chart ở trên và T a s k Entry ở dưới.
T rườ ng đầu tiên sẽ được c h ọ n và cĩ thể bắt đầu ghi tên từng c ơ n g việc vào d ự án; M P sẽ sử d ụ n g ng ày hiện tại, đ ể là m n g à y bắt đ ầu ch o d ự án và là ngày bắt đ ầu c h o c ơ n g việc đầu tiên của d ự án.
Lịch c ơ sở ch o d ự án là lịch ch u ẩn Standard Canlendar. Phân chia thời gian theo ràng buộc.
As soon as possible (c àng sớm c à n g tốt).
Nếu m u ố n , ta cĩ thể hiệu chỉnh lại c h ú n g sau khi n h ậ p x o n g cá c c ơ n g việc. N h ậ p c ơ n g việc từ V ie w nhìn T a s k Sheet.
Bắt đầu Task Sheet đưa ra Iĩiột b ả n g Entry để n h ậ p các c ơ n g việc c ơ sở trong nĩ.
Bảng Entry bao g ồ m các trường sau:
Chỉ s ố thứ tự (ID), tên cơ n g việc (Task n a m e ) , thời gian c ơ n g việc (Duration).
N gà y bắt đ ầu (Start), ng ày kết thúc (Finish), c á c c ơ n g việc đ ứng trước (Predecessors), tên tài n g u y ê n sử d ụ n g ( R e s o u r c e N am es) .
N h ậ p tài n g u y ê n c h o các c ơ n g việc
Tài n g u y ê n c h ín h trong xây dựn g là c ơ n g nhân, thiết bị, m á y m ĩ c , vật liệu... được sử d ụ n g đ ể ho àn thành nhữn g c ơ n g việc trong d ự án.
Khi ta nhập m ộ t loại tài nguyên, M P sẽ ghi nĩ vào mộ t vùng tài nguyên (Resource pool). V ù n g tài nguyên là m ộ t vùng chứa các tài nguyên được sử dụng khơng chí cho mộ t d ự án đĩ, mà cĩ thể cho nhiều dự án đang cùng làm việc.
- N h ậ p tài n g u y ê n bằn g m ộ t s ố c á c h n h ư sau: Khi bắt đ ầ u M P, vùng nhìn đầu tiên là Task Entry. Đ à y là vùng nhìn kết hợp, giữa G a n tt Chart và T a s k
Form . Gantt Chart 0' trên alìi các cơ n e \i ệ c . Task F o r m ở dưới để nh ập tài n a u y é n ấn địnli cho các cịng việc đĩ
Nếu cĩ một loại là; n ^ y è n mới, k h ơ n í! cĩ tron í v ù n g tài ng u y ên , M P sẽ hoi đe tnỏim báo ràn II. cĩ muốn Ihẽm tài imuvên n à \ vào vùng tài n g u v ê n liav k h ơ n g . Nếu muốn niiùp thêm ùii n e u v ê n này, M P sẽ hiển thị hộ p hội llioai. R e s o u rc e Eclit F o n n đè cĩ thể n h ậ n các tài n g u y è n m ớ i này.
- N h ậ p tầi nụuyên Irong vùniỉ nhìn R es o u rc c Sheet. Bắt đầu R e s o u r c e Slieet đưa ra bánụ Entry.
Đê n h ậ p các thịng tin cơ bán của tài n g u y ê n các giá trị n g ầ m đ ịn h trong các trưừnu này là:
Max Unit 1
Std R a tc Lươnu chuẩn cho tài n g u y ê n tính theo uiờ Ovt R a ic Ti lơ chi phí làm neoìv. uiờ
Các hước thực hièn:
1. T r o i m tiiíờnu tên, ahi lên tài iìiiuvơii;
2. Nếu mu o n cỉiỉ ra một nhĩm lài nguy ên, khai lên c ủ a n h ĩ m tài n g uyên tiong (rường CìroLip;
3. T ro im Max Unit, khai số đơn \ ị tài n g uy ên cỏ thể sử d ụ n g được (Mức toi đa ve tài nuiivcn);
4. Glii tlìơnu lin vào nh ữnc truờỉic k h á c nế u cá*'..
Sau khi nhập các tài nuuvcn cho c ị n c việc, sè tluết lạp mối qu an hộ giữa các e ị n c việc.
M ĩ i q u a n lĩệ giữa các c o n g việc ( T a s k R e l a t i o n s h i p )
Khi n h ậ p các cơne việc, íất cả các cơng việc đều bắt đầu từ c ù n g một nu ày và xuất liiơn bcn lề trái cua Gant; Chart. T u v nh iê n , các cơ n g việc bắt dầu vào nhữim ni^ày khác nhau phụ th u ộ c theo 1’ơne, n ỵ h ệ xây dim " , tố chức và an tồn lao dộim. Muốn vậy phai ‘hìốt lập được m ố i q u a n hệ giữa các c ỏ n ” viẹc, đe íVlP iu’ đ ộ n s lính r u à y nà; đầu c i k các c ị n g việc, với giả thiết, k h ỏ n e cỏ nụ ày n lí lì í uiữa các cị nii vìec đĩ. Cĩ 4 loại q u a n hệ phụ th u ộ c sau:
FS ( P i n i s h - U) - Startì Niiùv két thúc c o ttn vicc ir ơ ớ c sẽ x ác đ ị n h n g à y bắt đẩu cùa COỈ1U viẹc sau.
FF (Pinislì - to - Hinsish) N cày kct thúc cỏ ne việc trước sẽ xác định ngày kê! thúc cua cịim \'iệc sau.
SF (S ta n - to - Fini sh ) N gà y bắt đ ầ u cơn g việc trước sẽ xác định ng ày kết thúc của cỏnỉỉ viêc sau.
s s (Start - to - Start) N g à y bắt đ ầ u cơn g việc trước sẽ xác định ng ày bắt đầu c ủ a cơ n g việc sau.
N hưng đơn giản nh ấ t là q u a n hệ "các cơ n g việc đi trước" (Presecessors). Nếu nắ m vững cơ n g ng h ệ xây dựn g , ta dễ dàn g chỉ ra các c ơ n g việc phải đi trước cơ n g việc đan g xét.
Chỉ cần mối qu an hệ này M P sẽ tự đ ộ n g tính thời gian c ủ a từng c ơ n g việc và lập được sơ đồ m ạ n g hiển thị dưới d ạ n g G a n tt Chart hay P E R T Chart
T h ờ i g ia n tr o n g d ự án (D u r a tio n )
Thời gian c ủ a m ộ t c ơ n g việc là k h o ả n g thời gian từ khi bắt đầu ch o đến khi kết thúc cơ n g việc. M P cĩ thể tính tốn lại thời gian c ủ a các c ơ n g việc trên cơ sở khối lượng c ủ a cơ n g việc, s ố đơn vị tài n g u y ê n được ấn định cho nĩ. Nếu m u ơ n thời gian là c ố định, tức là tài n g u y ê n phải thay đối, phái ghi thời gian biêu c ố đị n h trong T as k F o n n .
Cách kí hiệu thời gian trong MP.
Phíit m
G iờ h
N s à y d
Tuần w
Thời gian hồn thành d ự án là thời gian kết thúc c ủ a c ơ n g việc cuối cùng.
In và v ẽ các tư liệu
Microsoft Project c h o ph ép in và vẽ các tư liệu c ủ a d ự án theo 2 cách: + Cĩ thê in ra cá c V ie w là G a n tt Chart, P E R T Chart, Task Sheei, R es o u rc e Sheet, R e s o u r c e G ra p h và R e s o u r c c Usage.
+ Cĩ thê tin ra 7 m ẫ u b á o c á o c ơ b ản bao gồm: • Báo c á o về các c ơ n g viêc chính;
• Báo cáo về các c ơ n g việc và tài nguyên;
• Sử d ụ n g các bộ lọc, để gửi ra các thơng tin củ a các c ơ n g việc hay tài ng uyên riêng biệt;
• Báo cáo lịch làm việc hà n g th á n g được in ra m ỗ i t h á n g một trang với lịch làm việc của các c ơ n g việc đượ c đá n h dấu trên nĩ;
• Báo cá o về cá c lịch khác.
Khi in ra các V ie w và cá c báo cáo trong MP, cĩ thể sử d ụ n g m á y in hay má}' vẽ. C ơn g việc in được điểu khiển bằing phan m ề m , do đ ĩ cĩ thể in trên bất kì mộ t m á y in hay m á y vẽ nào đươc cuim c ấ p bởi c á c c h ươ ng trình của W i n d o w .
T ro ng W i n d o w , cần sử dụ ng chương trình Se tu p đ ể cài đặt m ộ t m á y in hay m á y vẽ. Khi đ ĩ c h ư ơ n g trình Setup s;ẽ hỏi loại m á y in hay m á y vẽ sẽ sử d ụ n g và cài đật cá c trình điều khiên tirơng tự. v ề chi tiết xin x e m th êm các tài liệu về W i n d o w để hiểu rõ.
Đ iề u khiển việc phâ n trang (Paqe Breaik).
- M P tự đ ộ n g phâ n ch ia dự án (hành các trane khi in các V ie w nhìn hay các báo cáo, ho ặc cĩ thể ph ân từng trang bàng cá ch sử d ụ n g lệnh.
Sct Page Break, R e m o v e Break và R cm ov e All P ag e Break trong m e n u p o r m a t, ỏ' nhữn g nơi m u ố n phàn trang đê ir.
- Đ ế duyệt trước hình d ạ n g bán 111 ra SíiiO, c h ọ n nút Mu lti - Pag e (Là nút trình bày một c h ĩ n g giấy) d ể co cai nhìn khai q u ầ t vế lồn bộ báơ biểu.
- Sau đĩ c ĩ thể qu an sát kỹ lừng traing trong m ộ t k h u n g qu an sát tồn m à n hình.
- Chọn IUÌI Pag e Setup đ ể thay dổi các đăc tính tr an g của b áo biểu. Hãy Ị hay đổi uíl cả n h ũ n g gì c ầ n thiết và chọn ƠK.
- Chọn nút Print để gửi tài liệu cần in đ ế n má v in.
Đê bắl dầu in, chọn nút OK. Máy sẽ in ra tất cả các bảng biểu cần thiết đĩ. p ê cĩ tiến độ xây dựng th ư ờ ng in dưới dạn g.
- Gàntt Chart Sơ đồ nsancĩ
- P E R T Chart Sơ đồ mạng MPM. - R e s o u r c e G r a p h Biểu đồ nhân ! ưc.
9.3. VÍ DỤ: L Ậ P K Ê H O Ạ C H TIẾN Đ Ơ XÂY D ự N G
Phần inĩnq c ơ n g trình LINA'S PLACE, 6 Van Phú c, H à Nội. Sứ chum M ic r o s o í t Project.
Bước l : Lập b ả n g s ố liệu đầu vào chương trình M i c r o s o í t Project.
- Đ â y là m ộ t c ơ n g trình d ân dụnq, cơng n£Ịhệ x à v d ự n g phầ n m ĩ n g khơn g cĩ uì đãc biệt.w - •
- Đ ầ u tiên thống kê các cơ n g việc, tính kh ái lượníí tù các bàníỉ (lự tốn, hoặc bĩc khối lượng trực tiếp từ các bản vẽ kỹ thuật.
- Sử d ụ n g định m ức lao đ ộ n g đê tính ra s ố c ơ n s lao đ o n2.
- Từ đĩ lựa ch ọ n đượ c s ố người ch o lừng c ơ n g việc và tính được thời gian hồn thành tìmẹ cơ n g việc.C - c ■
Phần này tính tốn bình thường nh ư các p h ư ơ n g p h á p lập tiến độ khác.
Bước 2: N h ậ p s ố liệu vào m á y tính.
1. Thiết lập lịch c ĩ n v tác ch o d ự án và M P ( M ic r o s o ít Project) sẽ sử d u n g lịch này làm cơ sở đê phâ n ch ia thời gian ch o d ự án).
Ĩ ví clụ này ta tạo ra mộ t lịch mời từ lịch đã c ĩ của M P với thời gian làm viêc liên tục từ thứ 2 đ ến chủ nhật và n ^ á y làm 8 giờ, bằn g cách sử d ụ n g hộp thoai C H A N G E W O R K I N G T IM E.
2. C hon mối q u a n hệ phụ thuộc c ủ a c ơ n g việc.
Cĩ 4 loại qu an hệ phụ thuộc giữa các c ơ n g việc (Task R c la tio n s h ip ) đà ụiới thiệu ở phan lý thuyết; ư dây ta ch o n m ố i q u a n hệ phu thuộc lliĩm; tlurờnu nhất, mà sự kcì thúc củ a các cị n g việc đi trước sc xác định sư bắt đầu cúa c ỏ n2 việc phụ thuộc, dược sọi là mố i q u a n hệ "cuối - dầu".
(Pinísh - to - Start relationship) viết tắt là (FS). Ta cĩ thớ dùiìu một cột co sẩn đơ nh ập banq số liệu đẩu vào, đĩ là cột (P r cd ec cs so rs ), tức là các c ơ m ' việc trước.
3. C họ n nc à v bắt đầu hay ngày kết thúc
Ta cĩ thể nh ập các irơờng S T A R T D A T E và FI N IS H D A T E trong hộ p Ihoại S u n i m a r y Info với c hứ c n ă im n h ư m ộ t đ i ể m n c o , đế lên lịch CĨI1SỈ tác tr o n s dự án. Nc'u nh ập Start datc M icr os oí t P r o jc c t lcn lịch trình c ố n g việc đau ticn trong dự án, bát đẩu O' thời đ iểm đĩ và tính tốn ng ày tháng của các c ỏ n s việc tiếp theo, c ũ n<4 n h ư n c à y tháng kết thúc c ủ a d ự án, ciựa trên nuày tháim khỏi đẩu clĩ.
Nếu ta nh ập Pinish Date, trước hết M P lên lịch các c ơ n g việc ở lúc kếi