Để cho quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đợc tiến hành liên tục, Xí nghiệp đã tổ chức ra bộ phận phục vụ, quản lý sản xuất tại các phân xởng và bộ phận sản xuất. Muốn duy trì hoạt động của chúng thì phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định nh : Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác... Để đảm bảo có nguồn bù đắp các khoản chi phí này (theo quy định của Nhà nớc) thì kế toán phải hạch toán vào giá thành sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung của Xí nghiệp đợc hạch toán theo từnh yếu tố chi phí rồi sau đó tiến hành phân bổ cho các đối tợng tập hợp chi phí liên quan. Việc phân bổ đợc tiến hành dựa trên tiêu thức phân bổ là giờ công sản xuất
Khoản mục chi phí sản xuất chung đợc theo dõi trên TK627 “Chi phí sản xuất chung” và đợc chi tiết thành 3 tiểu khoản sau :
- TK627.1 : Chi phí sản xuất chung Phân xởng Xẻ - TK627.2 : Chi phí sản xuất chung phân xởng Mộc - TK627.3 : Chi phí sản xuất chung phân xởng Cơ điện
Chi phí tiền lơng của nhân viên phân xởng, bộ phận bao gồm chi phí tiền lơng chính, các khoản khác nh (ăn tra, nghỉ ốm, tiền trách nhiệm...) khoản trích BHXH và KPCĐ của nhân viên phân xởng sản xuất nh : Quản đốc, phó quản đốc, thủ kho của các phân xởng.
Việc trả lơng cho các nhân viên quản lý tại các phân xởng của Xí nghiệp đợc trả theo lơng của bộ phận gián tiếp của Xí nghiệp (lơng bộ phận văn phòng Xí nghiệp) và trả theo hệ số lơng cấp bậc.
Lơng nhân viên
quản lý = 180.000đ x hệ số lơng + Phụ cấp khác
Ngoài ra, nhân viên quản lý phân xởng (quản đốc phân xởng) còn đợc h- ởng các khoản phụ cấp khác nh : Phụ cấp trách nhiệm, trợ cấp BHXH, phụ cấp do tăng năng suất lao động.
Căn cứ vào đó kế toán tiền lơng lập Bảng thanh toán lơng cho nhân viên quản lý phân xởng.
Kế toán tiền lơng hạch toán chi phí nhân viên phân xởng trong quý 1 năm 2000 nh sau:
Nợ TK 627.2 : 1.340.000 Có TK 334 : 1.340.000
• Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ :
Chi phí về vật liệu bao gồm những chi phí về vật liệu phụ xuất dùng để sửa chữa TSCĐ của phân xởng, để phục vụ công tác sản xuất tại phân xởng (nh găng tay, áo bảo hộ lao động, đồ nhựa ...). Tất cả vật liệu xuất dùng cho phân xởng để phục vụ sản xuất, Xí nghiệp đều coi là xuất vật liệu phụ.
Công cụ dụng cụ sản xuất xuất dùng chủ yếu và thờng xuyên xảy ra ở 2 phân xởng sản xuất chính là 2 phân xởng Mộc và phân xởng Xẻ, chúng chủ yếu phục vụ cho gia công hoàn thiện sản phẩm nh : lỡi ca, mũi khoan, giấy ráp, đá cắt, đá mài...
Nguyên tắc xuất dùng : Phần lớn công cụ dụng cụ ở 2 phân xởng sản xuất chính là những mặt hàng có bán rộng rãi trên thị trờng nên dễ mua. Do đó, khi nhận đợc phiếu yêu cầu xuất kho công cụ dụng cụ, cán bộ vật t đi mua giao cho phân xởng theo phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc viết 2 liên, một liên giao cho phân xởng, một liên lu tại phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật t. Cuối tháng, phân xởng chuyển cho bộ phận kế toán vật t để kế toán xác định giá trị công cụ xuất kho (tính đơn giá xuất theo phơng pháp giá bình quân gia quyền ).
Căn cứ vào phiếu xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất chung, kế toán ghi vào sổ chi tiết NVL,CCDC. Cuối quý, căn cứ vào sổ chi tiết NVL, CCDC kế toán lập bảng phân bổ NVL, CCDC.
Kế toán hạch toán chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho phân xởng sản xuất trong quý 1 năm 2000 nh sau :
Nợ TK 627.1 : 887.000 Có TK 152P : 517.000 Có TK 153 : 370.000 Nợ TK 627.3 : 19.000
Có TK152P : 19.000
• Chi phí khấu hao TSCĐ :
Máy móc thiết bị và nhà xởng chuyên dùng cho sản xuất sản phẩm tại Xí nghiệp là những t liệu lao động có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài (gọi là TSCĐ). Vì vậy, việc quản lý chặt chẽ TSCĐ này là vô cùng cần thiết và phải đợc coi trọng.
Trong quá trình sản xuất và sử dụng TSCĐ bị hao mòn dần. Để hình thành nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu tái sản xuất, đổi mới và mở rộng TSCĐ, Xí nghiệp phải trích khấu hao cơ bản. Khoản chi phí khấu hao mà Xí nghiệp sẽ trích hàng quý sẽ tính vàp chi phí sản xuất và vào giá thành sản phẩm. Trớc đây, chi phí này là một trong những khoản mục cơ bản liên quan trực tiếp đến quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm (l;à một khoản mục độc lập) nhng hiện nay theo hệ
thống kế toán mới ban hành thì khảon chi phí này đợc tập hợp vào khoản mục chi phí sản xuất chung và đợc theo dõi trên TK627. Việc tính toán khấu hao máy móc thiết bị và nhà xởng đợc thực hiện theo Quyết định số 1062 của Bộ tài chính.
Theo đó, công tác tính khấu hao máy móc thiết bị sản xuất và tài sản khác ở Xí nghiệp Gỗ Hà nội đợc thực hiện theo Quy định 507/BTC. Theo quy định này tỷ lệ khấu hao TSCĐ đợc xác định cho từng tài sản riêng. Song, để đơn giản cho việc tính khấu hao, Xí nghiệp chọn tỷ lệ khấu hao bình quân cho từng loại TSCĐ, cụ thể:
- Nhà cửa, vật kiến trúc : 8%/quý - Máy móc thiết bị công tác : 6%/quý
Xí nghiệp tính chi phí khấu hao TSCĐ theo phơng pháp bình quân (phơng pháp đờng thẳng) cho từng loại TSCĐ và tính phân bổ khấu hao theo quý.
Hằng quý, mức khấu hao cơ bản đợc tính theo công thức :
Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao TSCĐ = --- ( quý ) 4
Hằng quý căn cứ vào số khấu hao đã trích kỳ trớc và tình hình tăng giảm TSCĐ trong quý, kế toán xác định số khấu hao phải trích trong quý theo công thức :
Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao phải trích = đã trích + tăng trong - giảm trong quý này quý trớc quý này quý này
Chi phí khấu hao cơ bản TSCĐ thuộc các bộ phận, phân xởng sản xuất đợc tập hợp theo toàn Xí nghiệp.
Để theo dõi tình hình hiện có và biến động khấu hao TSCĐ, Xí nghiệp sử dụng TK214 “Hao mòn TSCĐ”
Các chi phí khấu hao TSCĐ đợc hạch toán trực tiếp vào bên Nợ TK627 “Chi phí sản xuất chung” (đối với các phân xởng sản xuất chính). Ngoài những khoản khấu hao TSCĐ ở các phân xởng sản xuất chính, còn có khấu hao TSCĐ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh dịch vụ và nó đợc phản ánh trực tiếp vào TK631.
TK627.1 : Chi phí khấu hao tại phân xởng Xẻ
TK627.2 : Chi phí khấu hao TSCĐ tại phân xởng Mộc TK627.3 : Chi phí khấu hao TSCĐ tại phân xởng Cơ điện TK631.1 : Chi phí khấu hao TSCĐ tại phân xởng Cơ điện TK631.2 : Chi phí khấu hao TSCĐ tại bộ phận đời sống TK631.4 : Chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận XDCB
TK631.5 : Chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận kinh doanh dịch vụ.
Công việc này do kế toán TSCĐ thực hiện và số liệu đợc phản ánh trên bảng phân bổ số 3 “Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ”. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ là cơ sở để vào Bảng kê số 4 và Nhật ký chứng từ số 7.
Sở công nghiệp Hà nội Xí nghiệp Gỗ Hà nội
Bảng phân bổ khấu hao cơ bản quý 1/2000
đvt : Đồng (VND) S TT Đối tợng sử dụng TK đối ứng Khấu hao cơ bản 1 Máy móc thiết bị phân xởng Xẻ 627.1 175.000 2 Nhà xởng phân xởng Xẻ 627.1 154.000 3 Máy móc thiết bị phân xởng Mộc 627.2 1.800.000 4 Nhà xởng phân xởng Mộc 627.2 9.700.000 5 Máy móc, nhà xởng phân xởng Cơ điện 631.1 452.000 6 Máy móc, nhà xởng bộ phận đời sống 631.2 244.000 7 Máy móc, nhà xởng bộ phận XDCB 631.4 26.000.000 8 Máy móc, nhà xởng bộ phận kinh
doanh dịch vụ
Cộng 40.000.000
Ngày ... tháng.... năm... Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào Bảng phân bổ số 3, kế toán phản ánh phần chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho sản xuất tại mỗi phân xởng trong quý 1 năm 2000 theo định khoản: Nợ TK627.1 : 329.000 Nợ TK627.2 : 11.500.000 Có TK214 : 11.829.000 Nợ TK631.1 : 452.000 Có TK214 : 452.000
• Chi phí trích trớc tính vào chi phí sản xuất chung :
Chi phí trích trớc (chi phí phải trả) là những khoản chi phí thực tế cha phát sinh nhng đợc ghi nhận là chi phí của kỳ hạch toán.
Căn cứ vào kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ của cả năm và căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong quý của Xí nghiệp mà Xí nghiệp tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
ở Xí nghiệp Gỗ Hà nội chỉ có chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mới có thể dự toán đợc và lên kế hoạch tiến hành trích trớc chi phí (vì TSCĐ của Xí nghiệp chủ yếu là nhà xởng và máy móc thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, đã qua sử dụng nhiều năm rồi; cho nên cần phải thờng xuyên sửa chữa và gia cố để sử dụng).
+ Khi lên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ thì kế toán ghi sổ: Nợ TK335
+ Định kỳ phân bổ vào chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ là giờ công sản xuất:
Nợ TK627 Có TK335
• Chi phí dịch vụ mua ngoài :
Chi phí dịch vụ mua ngoài của Xí nghiệp để phục vụ sản xuất kinh doanh hiện nay chủ yếu là về tiền điện phục vụ cho hai phân xởng sản xuất chính ở Xí nghiệp là phân xởng mộc và phân xởng Xẻ, Cuối tháng, căn cứ vào giấy báo của chi nhánh điện về chỉ số điện sử dụng thực tế trên công tơ (đồng hồ đo điện) tại từng phân xởng mà kế toán tính ra tiền điện phải trả cho Sở Điện lực Thành phố Hà nội.
Chi phí dịch vụ mua ngoài là những khoản chi phí đợc thể hiện trên NKCT số 5. Căn cứ vào NKCT số 5, kế toán phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện) nh sau:
Ví Dụ : Tháng 3 năm 2000. Chi phí tiền điện của Xí nghiệp là: -Phân xởng Xẻ : 1.040 kWh x 650 = 676.000
-Phân xởng Mộc : 521 kWh x 650 = 338.650
Toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài của Xí nghiệp là : 1.014.650đ và đợc Sở Điện lực Thành phố Hà nội cho thanh toán chậm theo định khoản sau:
Nợ TK627.1 : 676.000 Nợ TK627.2 : 338.650 Có TK331 : 1.014.650
• Chi phí bằng tiền khác :
Là những chi phí đợc thể hiện trên NKCT số 1, NKCT số 2, Bảng kê số 4 phần ghi Có TK111, ghi Có TK112 và dòng ghi Nợ TK627 “Chi phí sản xuất chung” có tác dụng phục vụ cho sản xuất tại phân xởng Xẻ và phân xởng Mộc của Xí nghiệp (nh chi phí hội nghị, tiếp khách...).
Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào các tài liệu kế toán có liên quan, kế toán tập hợp chi phí bằng tiền phát sinh vào chi phí sản xuất chung.
Chi phí bằng tiền phục vụ cho sản xuất của quý 1 năm 2000 nh sau: Nợ TK627 : 5.133.000
Có TK111 : 1.313.000 Có TK112 : 3.820.000
d) Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp :
• Hạch toán chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng của Xí nghiệp đợc sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, sản phẩm nh chi phí chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, chào hàng ... và các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Việc tập hợp chi phí bán hàng đợc thể hiện trên TK641 “Chi phí bán hàng”
+ Trong kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng:
Nợ TK641
Có TK liên quan
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng đã tập hợp đợc vào TK911 “Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh”.
Nợ TK911 Có TK641
Chi phí bán hàng phát sinh tại Xí nghiệp là rất ít và hầu nh có kỳ là không phát sinh chi phí. Sổ kế toán dùng để tập hợp chi phí bán hàng là bảng kê số 5 và đợc tập hợp trực tiếp vào NKCT số 7.
Chi phí quản lý Xí nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động của toàn Xí nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế phí và lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài bằng tiền khác.
Tập hợp chi phí QLDN đã đợc thể hiện trên TK642 “Chi phí QLDN” + Trong kỳ, các chi phí QLDN của Xí nghiệp đợc tập hợp nh sau:
Nợ TK 642
Có TK liên quan
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý Xí nghiệp vào TK 911”Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh”
Nợ TK 911 Có TK 462
Sổ kế toán dùng để tập hợp chi phí QLXN là bảng kê số 5. Số liệu của bảng kê số 5 đợc tập hợp trực tiếp vao NKCT số 7