3.1. Áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính công
ISO 9000 là bộ Tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO: International organization for standardnization)
ban hành. Ở nước ta việc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng trong dịch vụ hành chính công là vấn đề còn rất mới mẻ. Hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng này thể hiện ở chất lượng sản phẩm dịch vụ mà cơ quan hành chính nhà nước cung ứng cho nhân dân thể hiện qua các tiêu chí cơ bản sau: • Tính kịp thời của các văn bản được ban hành;
• Tính chính xác, độ sai sót ít và tính ổn định của các văn bản hành chính mới ban hành;
• Sự mau chóng, kịp thời và đúng pháp luật trong giải quyết các công việc do khách hàng yêu cầu;
• Độ tin cậy, chính xác của những thông tin, những chỉ dẫn của các cá nhân công chức, tổ chức, cơ quan hành chính đối với khách hàng;
• Thái độ sẵn sàng, thân thiện, hòa nhã của công chức hành chính trong giải quyết công việc với khách hàng.
Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề đơn giản có thể thực hiện trong thời gian ngắn mà nền hành chính cần hội tụ những yếu tố cơ bản sau:
Hệ thống công sở hành chính cần được xây dựng hiện đại với phương tiện phục vụ tiên tiến khoa học, đầy đủ; sắp xếp bố trí các phòng ban hợp lý tạo sự thuận tiện cho người dân khi đến cơ quan công quyền;
Đội ngũ cán bộ công chức có chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo bài bản, có tinh thần trách nhiệm cao và đạo đức công vụ; đồng thời được bố trí đúng vị trí, sở trường công việc;
Có sự phân công, phân cấp rõ ràng trong thực hiện nhiệm vụ; quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm đối với từng chức danh công tác;
Về phía khách hàng: trình độ dân trí phải ở mức tương đối cao, người dân phải có sự hiểu biết về pháp luật và cũng cần phải biết về văn hóa công sở.
Thực hiện những tiêu chí, yêu cầu trên sẽ là cơ sở để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong dịch vụ hành chính.
Có thể nói, đây là một hướng đi mới trong tiến trình cải cách nền hành chính nước ta. Vì thế cần có những bước đi vững chắc, những cuộc thử nghiệm để rút ra kinh nghiệm và nhân rộng trong các địa phương của thành phố nói riêng và cả nước nói chung.
3.2. Tăng cường áp dụng công nghệ hiện đại đặc biệt là công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thông tin trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Khi giải quyết các thủ tục hành chính, cán bộ cần được trang bị những phương tiện cần thiết để việc thực thi công vụ hiệu quả và tránh sự tùy tiện. Do đó, các cấp lãnh đạo cần có sự quan tâm đúng mức và kịp thời để trang bị các phương tiện cũng như các điều kiện làm việc cần thiết để giúp các bộ phận thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng và thuận lợi; từng bước hiện đại hóa các trang thiết bị; phục vụ công tác hiện đại hóa công sở nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác cải cách hành chính.
Bên cạnh đó, cần đặc biệt chú trọng công tác ứng dụng công nghệ thông tin, coi đây là một đòi hỏi khách quan của công tác cải cách hành chính và cũng là một giải pháp hữu hiệu đảm bảo cho mọi hoạt động hiệu quả.
Công nghệ thông tin được coi là “cánh tay đắc lực” phục vụ cho cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụ, giúp công việc được giải quyết nhanh gọn, chính xác; giúp công tác kiểm tra, giám sát của lãnh đạo được thực hiện thuận lợi. Như vậy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin là một hướng đi đúng, phù hợp với xu thế đang chuyển dần sang một xã hội thông tin như hiện nay.
3.3. Tiếp tục đơn giản và công khai hóa các thủ tục hành chính
Việc đơn giản và công khai hóa các thủ tục hành chính trong việc giải quyết mối liên hệ giữa Nhà nước với công dân, tổ chức là điều kiện góp phần tăng cường hiệu quả của quá trình giải quyết các yêu cầu của “khách hàng”
(tức công dân, tổ chức).
Công khai là cơ sở để kiểm tra quá trình thực hiện các thủ tục; đó cũng là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của cán bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ đối với nhân dân.
Do đó, để công tác đơn giản và công khai hóa các thủ tục hành chính đạt hiệu quả cần thực hiện các biện pháp sau:
Tiếp tục rà soát các thủ tục hành chính để loại bỏ những thủ tục không còn phù hợp;
Công khai các thủ tục hành chính dưới nhiều hình thức như: tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, niêm yết ở nơi thuận lợi tại trụ sở cơ quan, thông qua các cuộc cọp tổ dân phố, đăng tải thủ tục hành chính
trên các trang điện tử của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân thành phố để công dân, tổ chức có thể truy cập và nắm bắt thông tin dễ dàng.