II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM CẢI TIẾN QUẢN LÝ CƠNG TÁC HẬU
3. Nâng cao cơng tác quản lí, đào tạo và khuyến khích người lao động
động
Doanh nghiệp hay bất kì tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay nguồn nhân lực của nĩ, sự thành bại trong sản xuất kinh doanh cĩ liên quan và phụ thuộc khá nhiều vào trình độ tay nghề, tinh thần làm việc, ý thức trách nhiệm của người lao động, năng lực tiềm tàng của mỗi con người là vơ hạn, làm thế nào để
khai thác được một cách cĩ hiệu quả những năng lực tiềm tàng này luơn là câu hỏi cho bất kì nhà quản lí nào.
Cơng ty cần quan tâm đến việc giáo dục ý thức trách nhiệm cho người lao động về
vấn đề hiệu quả và tiết kiệm trong sản xuất. Để làm được điều này thì các phịng chức năng trong cơng ty cần phối hợp chặt chẽ với các tổ chức đồn thể như: tổ chức cơng
đồn, tổ chức đồn thanh niên. Cơng ty cĩ thể tổ chức các buổi sinh hoạt văn hĩa, các buổi nĩi chuyện chuyên gia về hoạt động sản xuất kinh doanh và tầm quan trọng của cơng tác tiết kiệm trong sản xuất cũng như hiệu quả của việc sản xuất đúng chất lượng kĩ thuật, tiến độ hồn thành cơng việc... phải làm sao để người lao động hứng thú , quan tâm đến vấn đề thì mới nâng cao ý thức cho họđược.
Song song với cơng tác tuyên truyền nâng cao trách nhiệm, cơng ty cũng cĩ thể
phát động các phong trào thi đua theo phân xưởng hoặc theo tổ, đội sản xuất. Ngồi phong trào thi đua hàng ngày cơng ty cĩ thể phát động thêm các tháng thi đua, tuần thi
đua trong các dịp đặc biệt hoặc trong các trường hợp cần tăng năng suất lao động. Để
các hoạt động này thực sự cĩ hiệu quả phải cĩ phần thưởng xứng đáng với cá nhân, phân xưởng, tổ đội cĩ thành tích. Cần chú ý trong sử dụng tiền thưởng để kích thích
KIL
OB
OO
KS
.CO
lao động, ởđây phải lựa chọn hình thức thưởng phù hợp, mức thưởng hợp lí, thưởng phải kịp thời và thưởng phải cơng bằng chính xác, nêu khơng sẽ cĩ kết quả khơng tốt, vừa lãng phí, mất đi khơng khí quan hệ tốt đẹp giữa những người lao động lại khơng kích thích được họ. Ngồi ra cơng ty cũng cần xây dựng bầu khơng khí tâm lí xã hội tốt trong các tổ nhĩm lao động như: hỗ trợ, thăm hỏi khi ốm đau, khi họ cĩ việc cá nhân, chuyện buồn.
Cơng ty cũng cần quan tâm đầu tư cho cơng tác đào tạo, nâng cao trình độ kĩ
thuật-cơng nghệ, trình độ tay nghề cho người lao động bằng cách khuyến khích người lao động tham gia các lớp bồi dưỡng tay nghề, các khĩa học nâng cao trình độ, đối với những lao động cĩ nguyện vọng đi học thì cơng ty cần tạo điều kiện ủng hộ, hỗ trợ về
lương và chi phí đào tạo cho họ. Một khi trình độ của người lao động tăng lên thì họ sẽ
cĩ khả năng tốt hơn về kĩ năng làm việc, lao động kĩ thuật thì cĩ thể vận hành máy mĩc sử dụng vật liệu theo tiêu chuẩn, giảm được lãng phí về vật tư, nhân viên, cán bộ
kinh doanh sẽ nâng cao được năng lực đàm phán, khả năng bán hàng...Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy khả năng sáng tạo của người lao động, phát huy tinh thần làm chủ của họ, cần cho họ thấy rằng làm lợi cho cơng ty cũng chính là làm lợi cho chính họ. Cần lắng nghe, tiếp thu ý kiến đĩng gĩp của người lao động bởi họ chính là những người trực tiếp tham gia sản xuất cũng như trực tiếp tiếp xúc với khách hàng qua đĩ sẽ giúp nhà lãnh đạo ra quyết định được đúng đắn.
Cĩ chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ quản lí sử dụng máy mĩc, thiết bị, nguyên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp, giao trách nhiệm đến từng người cơng nhân để nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần chấp hành kỉ luật lao động
để sử dụng tốt các yếu tố vật chất. Vì vậy bên cạnh những biện pháp kích thích người lao động cơng ty cũng cần cĩ các biện pháp hành chính, kỉ luật nghiêm khắc đối với những lao động vi phạm kỉ luật lao động. Cùng với những lợi ích khuyến khích về
kinh tế luơn phải cĩ những biện pháp xử lí sai phạm, nhẹ thì nhắc nhở, cảnh cáo, phạt tiền, trừ lương...nặng thì đuổi việc.
Đây là một số biện pháp để nâng cao năng lực của tồn bộ tập thể từ cán bộ cho
KIL
OB
OO
KS
.CO
4. Đẩy mạnh cơng tác huy động và sử dụng cĩ hiệu quả các nguồn vật tư kĩ thuật ở cơng ty
Vật tư kĩ thuật của cơng ty chủ yếu được huy động từ các nguồn: nguồn tồn kho
đầu kì, nguồn động viên tiềm lực nội bộ, nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng sản xuất và nguồn mua trên thị trường, trong đĩ quan trọng nhất là nguồn mua trên thị trường. Các nguồn này cần phải được huy động một cách triệt để và sử dụng một cách cĩ hiệu quả
thì mới đảm bảo được nhu cầu vật tư cho cơng ty. Muốn vậy, trước hết cơng ty phải tiến hành tính tốn các nguồn này cho chính xác
Với nguồn tồn đầu kì: nguồn này được xác định bằng phương pháp ước tính nên nĩ địi hỏi sự chính xác và đầy đủ về tài liệu tính tốn và kinh nghiệm của cán bộ vật tư. Cán bộ vật tư cần thu thập đủ các số liệu về tồn kho thực tế tại thời điểm tính tốn
ở thẻ kho, sổ kho, số liệu này muốn chính xác thì cần kết hợp giữa số liệu ghi chép và việc kiểm tra thực tếở trong kho, vật tư trong kho cần được kiểm tra, kiểm kê định kì, vừa cĩ được số liệu chính xác nhất, vừa phát hiện kịp thời những phát sinh trong cơng tác dự trữ bảo quản vật tư. Ngồi ra dựa vào tài liệu về lượng vật tư dự kiến sẽ mua trong năm báo cáo và lượng vật tư thực tế đã mua từ đầu năm báo cáo đến thời điểm lập kế hoạch, cán bộ vật tư cĩ trách nhiệm tính tốn nhu cầu vật tư chính xác qua mỗi kì, bởi nhu cầu của kì trước là tiền đề để tính tốn nhu cầu của kì sau. Tài liệu tính tốn nhu cầu được tổng hợp từ nhu cầu của các phân xưởng và phải được kiểm nghiệm qua kế hoạch sản xuất, định mức tiêu dùng vật tư xem xét nhu cầu đĩ cĩ phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức tiêu dùng hay khơng? Nếu khơng phù hợp thì phải xem xét các phát sinh cĩ hợp lí hay khơng, từ đĩ cĩ thể chấp nhận được hay khơng chấp nhận? Nếu khơng chấp nhận cần điều tra thực tếđể xử lí kịp thời. Để sử dụng cĩ hiệu quả nguồn tồn kho đầu kì địi hỏi sựđảm bảo của cơng tác bảo quản. Chỉ cĩ bảo quản tốt vật tư tồn kho thì giá trị vật tư tồn kho về lượng và chất mới được bảo đảm theo
đúng yêu cầu sản xuất .
Với nguồn động viên tiềm lực nội bộ thì ở Hải Châu nguồn này chính là việc thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm. Nguồn này được xác định căn cứ vào số lượng, chất lượng chủng loại các phế phẩm thu được, năng lực sửa chữa các loại vật tư cơ khí, chế biến sử dụng lại nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Cơng tác này cần được tiến hành nhanh chĩng, cơng ty phải rút ngắn hơn nữa thời gian thu hồi để cĩ thể tăng tỉ lệ
phế liệu phế phẩm đem tái sử dụng. Hiện nay ở cơng ty cĩ những nguyên vật liệu được thu hồi theo tháng nên dễ làm biến chất hoặc mất mát vì vậy cán bộ vật tư – cán bộ kĩ
KIL
OB
OO
KS
.CO
thuật cần đơn đốc các quản đốc phân xưởng phải đẩy nhanh quá trình thu hồi phế liệu, phế phẩm, cĩ những phế liệu thì phải thực hiện ngay lập tức như đầu mẩu, via bánh, kẹo bung vỏ…cịn lại cĩ thể rút ngắn xuống thành một đến hai tuần. Với những phế
liệu thu hồi chưa sử dụng lại ngay được thì phải bảo quản, lưu giữ kịp thời tránh hư
hỏng mất mát. Cơng ty cũng cần gắn trách nhiệm vật chất đối với người lao động khơng chỉ dừng lại ở việc để sản phẩm bị hư hỏng trở thành phế liệu mà cũng cần gắn trách nhiệm vật chất trong sử dụng bảo quản phế liệu để tránh được việc thất thốt qua khâu thu gom phế liệu để giảm lượng phế liệu trở thành phế liệu khơng thể thu hồi do sự cố ý hay vơ tình của người lao động.
Với nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng sản xuất- cơng ty cĩ thể căn cứ vào lượng vật tư thực tế chi ra cho một đơn vị sản phẩm hay tổng sản phẩm sản xuất với mức tiêu dùng vật tư tương ứng để tính tốn lượng vật tư tiết kiệm được. Muốn phát huy được nguồn này cần phải đẩy mạnh các biện pháp kĩ thuật sản xuất khoa học tiên tiến, tổ
chức quản lí và yếu tố con người. Cơng ty cĩ thể tiết kiệm vật tư bằng cách đầu tư dây chuyền cơng nghệ mới, tiên tiến, hiện đại, điều này vừa tiết kiệm được vật tư tiêu dùng vừa nâng cao được chất lượng và giá trị của sản phẩm, cơng nghệ hiện đại thì vật tư
tiêu dùng sẽ bớt hao hụt, giảm được các phế liệu phế phẩm trong sản xuất. Cơng ty cũng phải khuyến khích sáng kiến cải tạo kĩ thuật trong sản xuất chế biến sản phẩm giúp tiết kiệm trong tiêu dùng vật tư, giải quyết được bài tốn kinh tếđặt ra cho cơng ty trong việc đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm với khả năng về vốn cĩ hạn, khơng đủ để đầu tư dây chuyền cơng nghệ mới. Tuy nhiên quan trọng hơn hết vẫn là
đẩy mạnh các biện pháp về quản trị nhân lực nâng cao ý thức trách nhiệm của lao
động, họ là những người trực tiếp hoặc gián tiếp sản xuất ra sản phẩm, tay nghề và ý thức của họ sẽ quyết định hiệu quả của việc sử dụng vật tư. Ởđây tiết kiệm những phải hợp lí, tiết kiệm nhưng khơng làm ảnh hưởng đến giá trị phẩm chất của sản phẩm, chỉ
cĩ như vậy nguồn tiết kiệm mới thực sự cĩ hiệu quả, phát huy tác dụng và đem lại lợi ích lớn cho cơng ty.
Với nguồn hàng mua trên thị trường - để huy động và sử dụng tốt nguồn này cơng ty cần cĩ sự tính tốn chính các về nhu cầu vật tư, nhu cầu mua sắm vật tư, cĩ mạng lưới cung ứng vật tư uy tín về chất lượng, ổn định về khả năng cung cấp. Sự tính tốn chính xác sẽ tránh được sự lãng phí chi phí vật tư do phải mua quá nhiều gây khĩ khăn cho cơng tác thu mua, vận chuyển, bảo quản, ứđọng vốn, hoặc nếu thiếu hụt sẽ khơng
KIL
OB
OO
KS
.CO
đảm bảo sản xuất, khơng đảm bảo nhu cầu của khách hàng. Khi mua hàng trên thị
trường cần cĩ các thơng tin cập nhật đầy đủ về thị trường đầu vào cũng như đầu ra,
điều này phụ thuộc vào hệ thống thơng tin thương mại của cơng ty, cải thiện được hệ
thống này sẽ giúp đỡ cho cơng tác tạo nguồn mua hàng của cơng ty được thuận lợi hơn. Ngồi ra khi cĩ các thơng tin cần thiết thì khả năng, kĩ năng của cán bộ vật tư
trong giao dịch đàm phán sẽ giúp cơng ty cĩ được những hợp đồng mua bán cĩ lợi với chất lượng hàng tốt, giá cả phù hợp, để đạt được những thoả thuận, điều khoản cĩ lợi trong hợp đồng, cán bộ kinh doanh phải nắm được những nguyên tắc, nghệ thuật trong giao dịch đàm phán, với mỗi đối tác khác nhau thì cĩ các kiểu đàm phán, phong cách
đàm phán khác nhau. Trước mỗi cuộc đàm phán cần cĩ sự chuẩn bị chu đáo về thơng tin, về ngơn ngữ, về năng lực và về thời gian địa điểm đàm phán. Người đi giao dịch
đàm phán cần phải nắm được các quy tắc sau:
- Tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp : tạo ấn tượng qua trang phục phải lịch sự, phù hợp với văn hố, hồn cảnh. Lời chào, lời giới thiệu, cái bắt tay, sự nâng li trong buổi đầu tiếp xúc, cần phải bày tỏ sự trân trọng với người đối thoại, khung cảnh giao tiếp phải sạch sẽ trang nhã, tạo cảm giác thống mát về mùa hè, ấm cúng về mùa đơng.
- Thể hiện sự quan tâm tới con người, biết lắng nghe đối tác, câu hỏi thể hiện sự chân thành.
- Khi giao tiếp với ai cần cố gắng hiểu người ấy về mặt sức khoẻ, xã hội, gia cảnh, tâm lí, hiểu thấu đáo sẽ tránh được những cơn thịnh nộ khơng cần thiết.
- Cần phải tơn trọng đối tác.
- Khẳng định đối tác: cĩ những lời khen chân thành.
- Quy tắc định vị: nên trao đổi vị trí, đặt vị trí của mình vào đối tác để hiểu xem họ
nghĩ gì, vì sao họ phải làm như thế.
- Quy tắc giữ chữ tín: hầu hết các doanh nghiệp khi ra đời muốn tồn tại phát triển bền lâu, một trong yếu tố hết sức quan trọng là làm ăn lâu dài vì thế chỉ cĩ giữ chữ tín mới cĩ thể hợp tác lâu dài.
Cán bộ kinh doanh phải trang bị cho mình những kiến thức về giao dịch đàm phán và vận dụng nĩ cĩ hiệu quả trong thực tế, từ đĩ mới đạt được mục đích trong đàm phán, ngày càng cĩ nhiều đối tác muốn làm ăn với cơng ty giữ vững và mở rộng được thị trường đầu vào cũng nhưđầu ra.
KIL
OB
OO
KS
.CO
Nguồn mua trên thị trường cĩ thể rất dồi dào những nguồn lực của cơng ty lại cĩ hạn, để đáp ứng được nhu cầu vật tư của mình, cơng ty phải huy động được vốn kinh doanh bằng nhiều cách. Vốn là điều kiện khơng thể thiếu được để một doanh nghiệp
được thành lập và tiến hành các hoạt đơng sản xuất kinh doanh. Trong mọi doanh nghiệp vốn đều bao gồm hai bộ phận vốn chủ sở hữu và nợ, mỗi khoản mục này được cấu thành bởi nhiều khoản mục khác nhau tùy theo tính chất của chúng. Hải Châu đã là một cơng ty cổ phần việc huy động vốn dựa vào việc bán cổ phần, thực hiện tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại.
Để thực hiện huy động vốn cĩ hiệu quả cơng ty cần cĩ uy tín, các mối quan hệ và tài sản thế chấp. Việc thực hiện vay vốn từ ngân hàng cần cĩ tài sản thế chấp và chi phí sử dụng vốn và chịu sự biến động của tình hình tín dụng trên thị trường trong từng thời kì, hơn nữa cịn phải chịu sự kiểm sốt của ngân hàng về mục đích và tình hình sử
dụng vốn vay...đây cũng là nguồn huy động vốn quan trọng nhưng số lượng vốn vay cĩ hạn. Cơng ty cũng cần phát huy hơn nữa khả năng khai thác nguồn vốn tín dụng thương mại hay cịn gọi là tín dụng của người cung cấp. Nguồn nay hình thành một cách tự nhiên trong quan hệ mua bán chịu, mua bán trả chậm hay trả gĩp. Đây là một phương thức tài trợ rẻ, tiện dụng và linh hoạt trong kinh doanh hơn nữa nĩ cịn tạo khả
năng mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh một cách lâu bền. Các điều kiện ràng buộc cụ thể cĩ thể được ấn định khi hai bên kí hợp đồng mua bán hay hợp đồng kinh tế nĩi chung. Chi phí sử dụng các nguồn vốn tín dụng thể hiện qua lãi suất của khoản vay, đĩ là chi phí lãi vay, sẽ được tính vào giá thành sản phẩm hay dịch vụ. Khi mua bán hàng hĩa trả chậm chi phí này cĩ thểẩn dưới hình thức thay đổi mức giá tùy thuộc vào quan hệ và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.
Cơng ty cĩ thể tăng vốn chủ sở hữu bằng cách phát hành cổ phiếu mới, đây là hoạt
động tài trợ dài hạn của doanh nghiệp, khi mà thị trường chứng khốn của nước ta