II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM CẢI TIẾN QUẢN LÝ CƠNG TÁC HẬU
1. Cải tiến hệ thống thơng tin thương mại ở cơng ty
Thơng tin thương mại là tồn bộ các thơng tin hỗ trợ và phục vụ cho việc xây dựng, tổ chức, thực hiện, theo dõi và điều chỉnh việc thực hiện các kế hoạch, quyết
định, xử lí các vấn đề hàng ngày về các hoạt động thương mại ở các doanh nghiệp. Vấn đề quan trọng và thiết yếu trong việc tổ chức hệ thống thơng tin thương mại ở
doanh nghiệp là tạo lập được hệ thống thơng tin thơng suốt giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các đối tác và khách hàng. Điều này cĩ ý nghĩa là tạo ra hệ thống thơng tin liên kết thơng suốt giữa các hoạt động marketing, bán hàng, mua hàng, tài chính, sản xuất, vận chuyển và giữa các bộ phận trong doanh nghiệp tới các khách hàng, người cung cấp, người vận chuyển và tồn bộ hệ thống phân phối, cung cấp. Ban giám đốc cơng ty cần thấy được vai trị của thơng tin là cần thiết để gắn kết các hệ thống thơng tin với các chiến lược và tạo động lực thúc đẩy các bộ phận chức năng chia sẻ thơng tin nhằm đạt được các mục tiêu chung.
Việc chia sẻ thơng tin dọc suốt các thành viên trong hệ thống quan hệ thương mại của doanh nghiệp là yếu tố cần thiết để tổ chức cĩ hiệu quả các hoạt động thương mại. Hơn nữa cũng cần phải đảm bảo tính chính xác của các thơng tin truyền dẫn. Sự lệch lạc trong của các thơng tin thương mại cĩ thể dẫn đến những kết quả khơng tốt như: dự
trữ quá mức, chất lượng dịch vụ khách hàng thấp, mất doanh số, các kế hoạch khơng thực tế, tổ chức vận chuyển khơng hiệu quả.
KIL
OB
OO
KS
.CO
Để nâng cao được hiệu quả hoạt động thương mại đầu vào cũng nhưđầu ra cơng ty cĩ thể triển khai các hệ thống thơng tin dưới dạng "hệ thống thơng tin liên tổ chức" ( IOSI: Internet- Organization- Information- System). Hệ thống này được tạo lập trên cơ
sở cơng nghệ thơng tin xuyên suốt các ranh giới hoạt động của doanh nghiệp, IOIS là hệ thống hợp nhất của quá trình xử lí và truyền dữ liệu được sử dụng bởi ít nhất hai tổ
chức. Các tổ chức này cĩ thể cĩ hoặc chưa cĩ quan hệ thương mại với nhau, tuy nhiên vấn đề quan trọng là sự tồn tại của một hệ thống các liên kết điện tử trên cơ sở máy tính giữa các tổ chức và hệ thống này cĩ thể tự động thực hiện một số nội dung của quan hệ thương mại như: đặt hàng, kiểm tra tình hình đơn hàng, theo dõi dự trữ, kiểm tra lại các thơng tin về giao nhận mà trước đây thực hiện qua các phương tiện khác. Hệ
thống này cĩ thểđược tổ chức thành hai khối lớn: Khối thơng tin dữ liệu và khối thơng tin đã được xử lí ( khối thơng tin kết quả) dưới dạng báo cáo phục vụ trực tiếp cho việc quản lí và đưa ra các quyết định, theo dõi kết quả hay tiến độ triển khai việc thực hiện các hoạt động thương mại.
KIL
OB
OO
KS
.CO
Cơng ty cĩ thể triển khai hệ thống thơng tin thương mại theo các hình thức sau:
-Thương mại điện tử: Đây là thuật ngữ được sử dụng để mơ tả một phạm vi rộng những cơng cụ và kĩ thuật được sử dụng nhằm tiến hành các hoạt động kinh doanh trong mơi trường làm việc khơng cần giấy tờ. Thương mại điện tử tồn tại dưới các hình thức khác nhau như: truyền tin điện tử (EDI), thưđiện tử, chuyển tiền điện tử, xuất bản
điện tử, cơ sở dữ liệu chung, internet và trang web. Thương mại điện tử cĩ tác động rất lớn đến cách thức mà một tổ chức tiến hành các hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp cĩ thể tự động hĩa quá trình vận động của các tài liệu giao dịch với các nhà cung cấp và khách hàng theo cách thức mà tồn bộ quá trình giao dịch được thực hiện trên cơ sở điện tử và khơng cĩ giấy tờ. Với sự phát triển của internet và khả năng truyền thơng tin một cách hiệu quả với chi phí thấp trên phạm vi tồn cầu, thương mại
Khối thơng tin dữ liệu
Thơng tin về sản phẩm Quy cách sản phẩm, giá cả, lịch sử phát triển của sản phẩm
Thơng tin về khách hàng Dự báo khách hàng, tình trạng khách hàng, phân bố
của khách hàng Thơng tin về người cung
cấp
Dịng sản phẩm , điều kiện thương mại
Thơng tin về vận chuyển Các doanh nghiệp vận tải, thời gian vận chuyển, chi phí
Thơng tin về dự trữ Mức dự trữ, chi phí, địa điểm dự trữ
Thơng tin về hệ thống cung cấp
Những nhân vật quan trọng trong quan hệ thương mại của một tổ chức, vai trị của các đối tác, lịch trình các cuộc tiếp xúc
Thơng tin về cạnh tranh Các sản phẩm cạnh tranh, thị phần
Các thơng tin kinh tế chung Triển vọng phát triển kinh tế, những thị trường mới Thơng tin về bán hàng
và marketing
Các điểm bán hàng, doanh số, các chương trình giao tiếp, tình hình xử lí đơn hàng, tình trạng đơn hàng, lực lượng bán, các dự báo bán hàng
Các thơng tin quá trình thương mại
Quy trình, chi phí, giao hàng, thời gian
Khối thơng tin kết quả
- Hệ thống dự báo và kế hoạch thương mại.
- Hệ thống báo cáo về việc thực hiện các kế hoạch thương mại. - Các báo cáo về tình hình thực hiện các đơn hàng.
- Báo cáo giao hàng. - Các báo cáo chi phí.
- Báo cáo về tình hình thị trường. - Các hướng dẫn và điều chỉnh.
KIL
OB
OO
KS
.CO
điện tửđang trở thành một trong những mối quan tâm lớn của các tổ chức và là cơ hội
để các doanh nghiệp liên kết các nỗ lực trong hoạt động thương mại.
Hiện nay cơng ty Hải Châu đã cĩ trang Web riêng nhưng hiệu quả của trang web này chưa cao, thơng tin chưa phong phú, mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu cơ bản về
doanh nghiệp. Vì vậy cơng ty nên cải tạo lại trang web một cách phong phú và hấp dẫn hơn như: cung cấp thêm thơng tin về giá cả sản phẩm, thực hiện bán hàng trực tuyến, quảng cáo hấp dẫn hơn nữa.
- Truyền tin điện tử là một hình thức của thương mại điện tử: là việc trao đổi thơng tin về các tài liệu giao dịch ở dạng tiêu chuẩn giữa các máy tính. Truyền tin điện tử là thuật ngữđể mơ tả khả năng và thực tiễn việc sử dụng các phương pháp trao đổi thơng tin giữa hai tổ chức bằng điện tử thay vì các hình thức truyền thống như thư hoặc fax. Khả năng thể hiện năng lực của tất cả các thành viên khác nhau của một hệ thống thương mại trong việc sử dụng hệ thống máy tính để trao đổi thơng tin một cách hiệu quả. Thực tiễn là năng lực của các thành viên thuộc hệ thống cung cấp trong việc chia xẻ và sử dụng cĩ hiệu quả các thơng tin được trao đổi. Truyền tin điện tửđược sử dụng nhằm liên kết các thành viên của hệ thống cung cấp lại với nhau trên các vấn đề liên quan đến xử lí đơn hàng, sản xuất, dự trữ, kế tốn và vận chuyển, nĩ cho phép giảm các cơng việc liên quan đến giấy tờ và chia sẻ các thơng tin về hĩa đơn, đặt hàng, thanh tốn và lịch trình giữa doanh nghiệp và các đối tác trong hệ thống cung cấp. Lợi ích của truyền tin điện tử là rất lớn bao gồm:
- Cĩ thể truy cập thơng tin một cách nhanh chĩng. - Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Giảm bớt các cơng việc giấy tờ. - Giao tiếp tốt hơn.
- Nâng cao năng suất.
- Cải thiện việc theo dõi và xử lí.
- Cho phép cắt giảm chi phí thương mại. - Tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Ngồi ra Mã vạch và đọc mã vạch, ngân hàng dữ liệu, internet, in tranet ( mạng nội bộ
doanh nghiệp ), extranet ( mạng liên tổ chức), mạng tồn cầu (www) cũng là những hình thức triển khai của hệ thống thơng tin thương mại.
KIL
OB
OO
KS
.CO
Như vậy cơng ty cần tạo lập một hệ thống thơng tin thương mại đầy đủ và rộng khắp, khai thác sử dụng hệ thống này một cách hiệu quả hỗ trợ tốt nhất cho quá trình ra quyết định kinh doanh.
2. Cải tiến cơng tác định mức tiêu dùng vật tư
Trước hết ta phải xác định rõ nhiêm vụ của cơng tác định mức tiêu dùng vật tư từ đĩ qua kết quả mà cơng ty thực hiện được ta sẽ thấy được những gì và cần phải hồn thiện bổ sung. Cơng tác định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật cĩ 6 nhiệm vụ sau:
-Nghiên cứu xác định hệ thống các loại vật tư kĩ thuật tiêu dùng phải xây dựng mức - Xác định loại mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật phải xây dựng tính cho chi tiết sản phẩm,
đầu sản phẩm.
- Tiến hành xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật trong doanh nghiệp - Tổ chức ban hành và áp dụng mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật
- Kiểm tra kiểm sốt quá trình thực hiện mức
- Xây dựng các chế độ chính sách để khuyến khích việc thực hiện tốt mức đã ban hành.
Như vậy đa số các loại vật tư của cơng ty đều được xây dựng và thực hiện tốt mức ban hành nhưng bên cạnh đĩ cơng ty cịn cĩ những hạn chế trong cơng tác này địi hỏi phải hồn thiện bổ sung.
Cơng ty cần phải tiến hành điều chỉnh mức vật tư kĩ thuật cho phù hợp hơn với tình hình thị trường, ởđây cơng ty phải thực hiện giảm mức bởi nĩ cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh trong nước cũng như ngồi nước. Cơng ty cần cải tiến cơng nghệ, thay thế máy mĩc cũ, đầu tư dây chuyền mới hiện đại hơn, điều này địi hỏi phải cĩ vốn lớn và cĩ đội ngũ lao động cĩ đủ trình độ để sử dụng dây chuyền thiết bị hiện đại. Tuy nhiên ởđây khơng chỉ dừng lại ở vấn đề cơng nghệ, chính tay nghề cơng nhân cùng với ý thức chưa cao trong sử dụng vật tư cũng là nguyên nhân chính làm mức sử dụng vật tư cao. Cũng như nhiều cơng ty khác ở Việt Nam, Hải Châu vẫn chấp nhận tỉ lệ
phế phẩm nhất định do tay nghề cơng nhân gây nên, khơng những thế tỉ lệ này ở Hải Châu là cao chính vì vậy cơng nhân làm việc khơng hiệu quả, khơng tạo được áp lực cần thiết cho cơng nhân, chính vì vậy doanh nghiệp cần giảm tỉ lệ phế phẩm này xuống và nhanh chĩng xĩa bỏ nĩ.
Việc xây dựng mức cũng cần phải nghiên cứu chính xác tỉ mỉ về các yếu tố cấu thành nên mức để tránh tình trạng thất thốt nguyên vật liệu do xác định mức khơng
KIL
OB
OO
KS
.CO
chính xác. Hiện nay cơng ty cĩ sử dụng phương pháp phân tích tính tốn và thống kê báo cáo để xác định mức, tuy vậy phương pháp thống kê báo cáo cĩ ưu điểm là đơn giản, dễ tính và tiết kiệm được thời gian, nĩ cĩ khả năng phát huy tác dụng tốt trong
điều kiện hệ thống ghi chép ban đầu hoạt động cĩ hiệu quả, chính vì thế cơng ty cần chú trọng hơn nữa trong việc thu thập xử lí số liệu để cĩ những tài liệu cập nhật và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác tính tốn mức. Cơng ty cũng cần khắc phục nhược điểm của phương pháp này là thành phần của mức tiêu dùng cho kì kế
hoạch được xác định bao gồm nhiều khoản chi phí bất hợp lí trong sản xuất do sử dụng nhiều khoản chi phí bất hợp lí trong sản xuất do sử dụng số liệu thực chi làm số liệu ban đầu để tính mức kế hoạch. Cả hai phương pháp này đều địi hỏi phải cĩ phương tiện tính tốn hiện đại và khả năng của cán bộ tính tốn. Khi doanh nghiệp cĩ sản xuất sản phẩm mới cĩ thể áp dụng một phương pháp tính mức khác đĩ là phương pháp thí nghiệm kinh nghiệm. Đây là phương pháp cĩ ưu điểm là lượng chi phí nguyên vật liệu
đã xác định được đảm bảo tính tiên tiến hơn, cĩ thể tính tốn cụ thể, nhanh, dễ dàng. Thực chất của phương pháp này là dựa vào các kết quả thí nghiệm cĩ kết hợp với kinh nghiệm đã thu được trong sản xuất kinh doanh để xây dựng mức cho kì kế hoạch. Tùy theo đặc điểm, tính chất của nguyên vật liệu và đặc điểm của sản phẩm sản xuất để
xác định nội dung, phạm vi thí nghiệm, cĩ thể:
- Thí nghiệm trong sản xuất ( thực nghiệm): Tức là tiến hành sản xuất thử ngay trong
điều kiện thực tế của sản xuất để thu thập , phân tích số liệu và rút ra kết luận về mức tiêu dùng cho kì kế hoạch.
- Thí nghiệm trong cơ sở nghiên cứu ( phịng thí nghiệm): Tức là tiến hành sản xuất thử trong phịng thí nghiệm tìm ra mức tiêu dùng của kì kế hoạch trong điều kiện cho phép của cơ sở thí nghiệm.
Yêu cầu của phương pháp này là:
- Điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế sản xuất.
- Điều kiện thí nghiệm phải mang tính chất đại diện, phản ánh được những nét cơ bản phù hợp với những diều kiện sản xuất khác nhau, cĩ thể xảy ra trong sản xuất thực tế
Các bước tiến hành:
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Nghiên cứu các tài liệu: Thiết kế sản phẩm, quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, danh muc nguyên vật liệu sử dụng, các tiêu chuẩn về chất lượng nguyên vật liệu và sản phẩm sẽ tạo ra.
- Chuẩn bị máy mĩc thiết bị nơi làm việc, chọn tay nghề cơng nhân...Các điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế sản xuất. Thiết kế và chuẩn bị các biểu báo ghi chép số liệu.
+ Tiến hành thí nghiệm: Thí nghiệm phải được tiến hành nhiều lần, bảo đảm tính đại diện và đặc trưng của các kết quả ghi chép về phát sinh nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất theo những dữ kiện đã tính tốn. Các số liệu ghi chép phải tỉ mỉ, chính xác. + Tổng hợp và phân tích số liệu: Đây là một bước quan trọng nhằm loại khỏi hệ thống số liệu đã quan sát được những số liệu nghi ngờ khơng phản ánh đúng thực chất của quá trình tiêu dùng. Phát hiện tính quy luật, chỉnh lí và sắp xếp lại hệ thống số liệu, tính tốn các thành phần chi phí tham gia, xác định kết quả cuối cùng của các phương án với những tham số cụ thể và cần thiết.
+ Xác định mức tiêu dùng cho kì kế hoạch: Từ các kết quả đã phân tích, lựa chọn phương án tối ưu về tiêu dùng nguyên vật liệu đểđưa ra kết quả cuối cùng về mức tiêu dùng cho kì kế hoạch.
+ Tiến hành sản xuất thử trong điều kiện thực tếđể kiểm định tính chính xác của các kết quả thu được.
+ Ban hành mức.
Như trên đã nĩi phương pháp này chỉ cĩ hiệu quả trong trường hợp sản xuất sản phẩm mới, sau khi đã đưa sản phẩm mới này vào sản xuất đại trà cần áp dụng tính mức theo phương pháp phân tích tính tốn để áp dụng cĩ hiệu quả các phương pháp tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất bởi nhược điểm của phương pháp này là chưa phân tích được một cách cụ thể từng thành phần chi phí, các số liệu nĩi chung cịn mang tính tổng hợp, phản ánh nhiều nhân tố cùng tác động, do đĩ khơng phân tích sâu sắc được từng nhân tốảnh hưởng.
Cơng ty cần cĩ chếđộ thưởng phạt xứng đáng trong vấn đề sử dụng tiết kiệm/lãng phí vật tư, tỉ lệ phế phẩm. Thơng qua kết quả so sánh giữa vật tư tiêu dùng thực tế và mức tiêu dùng vật tư sẽ xác định được lượng vật tư lãng phí hay tiết kiệm được. Mức thưởng/ phạt nên ở mức từ 30-50% giá trị vật liệu, quy chế cĩ thưởng (nếu tiết kiệm), cĩ phạt ( nếu lãng phí) này chỉ áp dụng với vật tư chính như: đường, bột mì, ...cịn đối