Kế toán bán hàng của công ty bao gồm:
- Cước vận chuyển thuê công ty ngoài vận chuyển hàng hóa - Các khoản phí đi lại của nhân viên phụ trách tiêu thụ hàng hóa - Chi phí xăng dầu
- …..
2.3.1.1. Chứng từ kế toán
- Bảng phân bổ chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển - Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Phiếu kế toán
Ngoài ra còn có các sổ sách liên quan như: Sổ chi tiết, Sổ cái TK 641 và Nhật kí chung.
BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ HÓA ĐƠN GTGT HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
PHIẾU KẾ TOÁN SỔ CHI TIẾT, SỔ CÁI TK 641
NHẬT KÍ CHUNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sơ đồ2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày, kế toán tập hợp , phân loại những chứng từ liên quan đến Chi phí bán hàng như Hóa đơn bán hàng, Phiếu kế toán hay hóa đơn GTGT… Căn cứ vào các chứng từ đó để làm cơ sở nhập liệu vào phần mềm Fast Accounting. Kết thúc mỗi quý, kế toán xem xét lại một lượt những chứng từ đã nhập sau đó tiến hành công việc phân bổ chi phí bán hàng, mở sổ chi tiết, sổ cái TK 641 và thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Cuối cùng in ra để Kế toán trưởng kí duyệt.
2.3.1.2. Tài khoản kế toán
Kế toán sử dụng TK 641: “Chi phí bán hàng” và công ty đã đăng kí mở 2 tài khoản chi tiết cấp 2 tại cơ quan thuế là:
+ TK 6411: “Chi phí nhân viên, chi phí xăng dầu” + TK 6417: “ Chi phí dịch vụ, vận chuyển”
Kết cấu TK 641:
- Bên nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kì.
- Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản không có số dư cuối kỳ.
2.3.1.3. Phương pháp hạch toán
Căn cứ vào những lần giao dịch hàng hóa để hạch toán vào TK 641
CHỨNG TỪ, HÓA ĐƠN GTGT MÀN HÌNH NHẬP CHỨNG TỪ
NHẬT KÍ CHUNG SỔ CÁI TK 641 SỔ CHI TIẾT TK 641 BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO KẾ TOÁN
Sơ đồ2.5: Quy trình hạch toán chi phí bán hàng
Nghiệp vụ 1:
Ngày 07/04/2010, nhận được giấy báo nợ của ngân hàng ACB thanh toán cước vận chuyển cho Công ty TNHH TM-DV vận tải Như Đạt số tiền là 20.729.500 (trong đó thuế GTGT 10%). Kế toán hạch toán như sau:
Hình ảnh 9: Giấy báo nợ thanh toán cước vận chuyển
Nghiệp vụ 2:
Ngày 08/04/2010 chi phí hạ Container theo HĐBH số 17 số tiền 3.531.000 đồng (Thuế GTGT 10%) thanh toán cho Công ty Dich vụ Hàng hải Thiên Long bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán vào Phiếu chi như sau:
Hình ảnh 10: Phiếu chi tiền mặt thanh toán cước phí
Nghiệp vụ 3:
Ngày 21/04/2010, bộ phận vận chuyển chưa thanh toán lệ phí mua xăng dầu cho người bán số tiền 8.500.000 đồng. Kế toán hạch toán vào Phiếu kế toán:
Hình ảnh 11: Phiếu kế toán (Lệ phí xăng dầu)
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 10: Sổ cái tài khoản Chi phí bán hàng 2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
2.3.2.1. Chứng từ kế toán
- Hóa đơn GTGT.
- Phiếu kế toán, Giấy báo nợ.
Bên cạnh những chứng từ trên còn có những sổ sách liên quan như Sổ chi tiết, sổ cái TK 642
HÓA ĐƠN GTGT HÓA ĐƠN BÁN HÀNG PHIẾU KẾ TOÁN, GIẤY BÁO NỢ
SỔ CHI TIẾT, SỔ CÁI TK 642 NHẬT KÍ CHUNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sơ đồ2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ gốc có liên quan đến các khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán cập nhật dữ liệu vào phần mềm máy tính. Máy tính sẽ tự động cập nhật vào các sổ như Sổ chi tiết, Sổ cái TK 642 hay Nhật kí chung. Kết thúc mỗi Quý, thực hiện các bút toán phân bổ chi phí, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong Quý.
2.3.2.2. Tài khoản kế toán
Kế toán sử dụng TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” và công ty đã đăng kí mở tài khoản cấp 2 tại cơ quan thuế như sau:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng, điện nước, điện thoại. + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6425: Thuế, phí, lệ phí
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Kết cấu tài khoản 642:
Bên nợ: Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sing trong kỳ. Chênh lệch dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng phải lập kỳ trước chưa sử dụng hết.
Dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả. Kết chuyển chi phí quản lý DN sang TK 911
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
2.3.2.3. Phương pháp hạch toán
TK 642 phản ánh:
- Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phòng.
- Giá trị vật liệu mua sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: giấy, bút, mực, nhiên liệu.
- Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí mua tài liệu, kĩ thuật, chi phí thuê ngoài kiểm toán.
CHỨNG TỪ, HÓA ĐƠN GTGT MÀN HÌNH NHẬP CHỨNG TỪ
NHẬT KÍ CHUNG SỔ CÁI TK 642 SỔ CHI TIẾT TK 642 BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO KẾ TOÁN
Sơ đồ2.7: Quy trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Nghiệp vụ 1:
Ngày 05/04/2010, theo hóa đơn số 32376 thanh toán tiền tiếp khách cho Nhà hàng Sao Việt số tiền 1.699.500 đồng bằng tiền mặt. Thuế GTGT 10%. Kế toán hạch toán như sau:
Hình ảnh 13: Phiếu chi tiền mặt tiếp khách
Nghiệp vụ 2:
Ngày 05/04/2010, công ty thanh toán tiền điện, nước khối văn phòng cho Công ty Viễn Thông Hà Nội theo HĐ số 32378 số tiền bao gồm thuế GTGT 10% là 748.605 đồng. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau:
Hình ảnh 14: Phiếu chi tiền mặt thanh toán điện, nước
Nghiệp vụ 3:
Ngày 30/04, bộ phận kế toán tính lương cho cán bộ CNV trong tháng 4/2010 với tổng số tiền 78.550.000 đồng. Kế toán hạch toán như sau:
Hình ảnh 15: Phiếu kế toán thanh toán lương
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 11: Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
2.4. Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
2.4.1. Cơ sở tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Công ty TNHH Utech Việt Nam là doang nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Căn cứ tính thuế TNDN dựa vào thu nhập chịu thuế (TNCT) và thuế suất thuế thu nhập doang nghiệp. Bởi vậy, doanh thu để tính TNCT là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (không có thuế GTGT) Doanh nghiệp hiện chịu mức thuế suất thuế TNDN là 25%
Phương pháp tính thuế:
Thuế TNDN = Thu nhập x Thuế suất thuế phải nộp chịu thuế TNDN 2.4.2. Tài khoản kế toán
Kế toán sử dụng TK 821: “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” để phản ánh phần thuế doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý thuế.
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ: Thuế TNDN phải nộp trong năm Ghi nhận chi phí thuế TNDN hoãn lại.
Bên có: Số thuế TNDN hiện hành thực tế phải nộp trong năm nhỏ hơn số thuế thu nhập hiện hành tạm phải nộp được giảm trừ vào chi phí thuế TNDN hiện hành đã ghi nhận trong năm….
Tài khoản không có số dư cuối kỳ.
Cuối quý, kế toán hạch toán thuế TNDN phải nộp cho cơ quan thuế như sau: Nợ TK 821: Số thuế TNDN phải nộp
Có TK 3334: ….
2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Đây được xem là khâu quan trọng nhất của Công ty. Nó phản ánh tình hình hoạt động của Công ty là lãi hay lỗ để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
2.5.1. Chứng từ kế toán
- Phiếu kế toán, Nhật kí chung, sổ cái các tài khoản 511, 632, 641, 642… - Sổ tổng hợp, Sổ cái tài khoản 911
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, thu nhập từ các hoạt động tài chính và toàn bộ các chi phí khác sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.5.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 911: “Xác định kết quả kinh doanh” Kết cấu tài khoản:
TK 911
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng - Doanh thu thuần của sản phẩm, hóa, dịch vụ đã tiêu thụ hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. - Chi phí hoạt động tài chính, chi - Doanh thu hoạt động tài chính và phí thuế TNDN các khoản thu nhập khác.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản - Các khoản ghi giảm chi phí thuế lý doanh nghiệp. TNDN
- Kết chuyển số lãi trước thuế trong - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh kỳ. trong kỳ.
2.5.3. Phương pháp kế toán
Căn cứ vào các chứng từ nhập liệu vào máy tính và các Sổ sách đã được phần mềm tự động cập nhật, Kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển tự động sau:
Hình ảnh 17: Thực hiện bút toán kết chuyển
Các tài khoản Chi phí bán hàng (TK 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642) hay TK 635 kết chuyển tương tự TK 632 (Giá vốn hàng bán)
Sau khi tập hợp đầy đủ các số liệu, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và xác định số chênh lệch giữa phát sinh nợ và phát sinh có của TK 911 để xác định lãi, lỗ.
Dưới đây là trích dẫn Sổ cái TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” của tháng 4 Quý 2 năm 2010.
Biểu 12: Sổ cái TK 911
2.5.4. Báo cáo kết quả tiêu thụ của công ty TNHH Utech VN Biểu 13: Danh sách tồn kho hết ngày 30/06/2010
Biểu 15: Báo cáo kết quả kinh doanh quý 2 năm 2010
Từ Báo cáo kết quả kinh doanh trên cho thấy Công ty TNHH Utech Việt Nam có kết quả tiêu thụ lãi và số tiền lãi nhận được là 1.454.932.500 đồng chẵn. 2.6. Nhận xét chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Utech Việt Nam
2.6.1. Ưu điểm
Trong nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay, Công ty TNHH Utech Việt Nam vẫn tồn tại và không ngừng phát triển là một điều đáng tự hào của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cung ứng các thiết bị, linh kiện điện tử cho ngành công nghiệp lắp ráp ô tô đầy biến động và trắc trở, để có được chỗ đứng như ngày nay là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của đỗi ngũ lãnh đạo và nhân viên trong công ty.
- Về tổ chức bộ máy quản lý, kinh doanh phía công ty đã phân ra những phòng ban cụ thể đảm nhận những vai trò khác nhau nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau và cùng quy về một mối là phòng Giám đốc. Điều này cho thấy sự chặt chẽ trong khâu tổ chức bộ máy trong công ty, tạo sự tin tưởng với khách hàng.
- Tại các phòng ban, dưới sự điều hành của Trưởng phòng, các nhân viên phối hợp nhịp nhàng và ăn khớp với nhau trong từng công việc. Nhân viên trong công ty được bố trí công việc cụ thể và phù hợp với chuyên ngành mà bản thân được đào tạo trong nhà trường. Nhân viên nắm vững được nghiệp vụ, bởi vậy cũng giảm thiểu đáng kể thời gian hướng dẫn công việc cho từng cá nhân.
- Phòng Kinh doanh và phòng Kế toán có mối liên quan mật thiết với nhau, các nghiệp vụ giao nhận hàng đều được giải quyết nhanh chóng và gọn nhẹ, tạo được sự hài lòng của khách hàng.
- Công ty lựa chọn hình thức kế toán máy giúp giảm được một lượng công việc đáng kể cho nhân viên phòng kế toán trong việc xử lý số liệu trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Việc lựa chọn phương pháp kế toán là hạch toán tổng hợp theo phương pháp KKTX rất phù hợp với hoạt động kinh doanh với công ty kinh doanh ít mặt hàng và đa phần là cùng chủng loại như Utech Việt Nam.
2.6.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đáng kể trên thì không một công ty hay tổ chức nào
lại không tránh khỏi những tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện mình hơn. Công
ty TNHH Utech Việt Nam cũng không nằm ngoài số đó. Trong quá tình tồn tại
và phát triển, phía công ty còn tồn tại một số hạn chế như sau:
* Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay còn khá chung chung, một kế toán viên đảm nhiệm khá nhiều công việc. Chẳng hạn riêng Kế toán tiêu thụ còn kiêm cả Kế toán kho hay Kế toán tiền kiêm luôn cả Kế toán công nợ và bán. Việc này đôi lúc gây cản trở trong chất lượng hoàn thành công việc của các nhân viên
trong phòng Kế toán nói riêng cũng như chất lượng hoàn thành công việc trong Công ty nói chung.
* Thứ hai: Về cách thức nhập dữ liệu
Việc cuối tháng cập nhật chứng từ từ các đại lý chuyển về Phòng kế toán của Công ty vào máy phục vụ việc hạch toán khiến lượng công việc của Kế toán viên quá tải, chất lượng công việc không được hiệu quả. Các chứng từ được hạch toán vào cùng một ngày cuối tháng không được khoa học.
* Thứ ba: Về việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Việc Công ty không phản ánh các khoản giảm trừ như giảm giá hàng bán hay phản ánh hàng bán bị trả lại không phản ánh hết được thực trạng kinh doanh của Công ty. Có những mặt hàng khách hàng không thể kiểm tra chất lượng ngay tại cửa hàng được như: súng hơi, tay cân lực hoặc máy đo nồng độ LLCBR, vì vậy khi hàng hóa được người mua mang về kiểm tra nếu không đạt tiêu chuẩn thì phía Công ty phải có trách nhiệm đổi lại hàng. Khi đó Kế toán cần phản ánh hàng bán bị trả lại để cuối quý ghi giảm trừ doanh thu. Bên cạnh đó, cần phải lập kế hoạch giảm giá các loại hàng đã cũ so với thị trường tiêu thụ hàng cùng chủng loại, tiến hành hạch toán khoản giảm giá hàng bán.
* Thứ tư: Về việc tính giá hàng tồn kho
Việc Công ty áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước - xuất trước không phù hợp với mặt hàng kinh doanh cảu Công ty và thực tế thị trường Việt Nam hiện nay. Bởi theo phương pháp này, doanh thu hiện tại không phù hợp với các chi phí hiện tại. Nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
* Thứ năm: Về tiêu thụ hàng hóa
Trong nền kinh tế lạm phát ngày càng tăng như hiện nay, việc tiêu dùng của khách hàng cũng bị ảnh hưởng đáng kể, tuy vậy phía công ty vẫn chưa có các chiến lược cụ thể nhằm thu hút khách hàng về phía mình. Chú trọng hơi nhiều vào khách hàng lâu năm mà chưa khai thác triệt để khách hàng tiềm năng.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC
