Mục tiêu được xây dựng cụ thể, rõ ràng, giúp tồn thể cơng ty cĩ định hướng chung trong cơng việc.
Hiệu quả làm việc tại các đơn vị được cải thiện rõ rệt, các thành viên hiểu được vai trị của mình thơng qua bảng mơ tả cơng việc. Các quy trình, hướng dẫn thực hiện được ban hành giúp nhân viên biết được mình phải làm gì, xử lý cơng việc như thế nào….
Tạo động lực làm việc cho nhân viên. Khi mục tiêu chất lượng được đề ra, mọi thành viên đều biết được tập thể của mình sẽ đi đến đâu, kế hoạch hành động như thế nào, từ đĩ cĩ những phấn đấu thích hợp.
Việc đánh giá nhân viên để xem xét khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm đều dễ dàng và cĩ tính thuyết phục, bởi vì:
• Cơng ty luơn cĩ dữ liệu về kết quả thực hiện cơng việc thực tế và dữ liệu về sự đĩng gĩp của mỗi nhân viên trong việc hồn thành mục tiêu của cơng ty.
• Cơng ty luơn biết rõ năng lực của mỗi nhân viên trong cơng ty nhờ cĩ quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự rõ ràng.
• Khi một cơng bố khen thưởng hoặc xử phạt hoặc bổ nhiệm chức vụ mới được đưa ra luơn cĩ những dữ liệu rõ ràng để chứng minh cá nhân được khen thưởng hoặc bị xử phạt xứng đáng với điều đĩ.
Giảm thiểu sai sĩt trong việc. Mọi cơng việc đều cĩ hướng dẫn cụ thể, rõ ràng, giúp nhân viên tránh được những sai sĩt.
Các nguồn tài nguyên được phân bổ và sử dụng hợp lý. Nhân sự được bố trí phù hợp, đúng chức năng. Các quy trình được chuẩn hĩa, giảm thiếu thời gian thừa, thao tác thừa. Chất lượng sản phẩm ổn định, giảm tỷ lệ phế phẩm.
Giảm thiểu rủi ro đối với nguyên vật liệu đầu vào.
Các hoạt động được ghi nhận chi tiết bằng văn bảng, biểu mẫu giúp lãnh đạo cĩ thể dễ dàng kiểm tra, đánh giá hoạt động của các phịng ban, các cá nhân.
Hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, ngăn nắp giúp việc truy cập dễ dàng.
Quy trình được chuẩn hĩa giúp cơng việc trở nên trơi chảy hơn. Bất cứ vấn đề nào phát sinh cũng cĩ thể xác định được trách nhiệm thuộc về ai dựa vào quy trình, tránh được hiện tượng đùng đẩy trách nhiệm trong các phịng ban.