Để đánh giá công việc tốt đầu tiên người đánh giá phải hoàn thiện được việc phân tích công việc. Đó là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Các thông tin có được thường được hệ thống hoá trong 3 loại văn bản:
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản mô tả công việc gồm:
- Xác định công việc: vị trí công việc, mã số của công việc, tên bộ phận, địa điểm thực hiện công việc, lãnh đạo trực tiếp, các mối quan hệ có liên quan, mức lương...
mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
- Điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về môi trường vật chất như máy móc, công cụ, trang bị cần sử dụng, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc. Mọi vấn đề liên quan đến điều kiện làm việc đều được nêu trong mục này.
Việc bản mô tả công việc được mô tả vắn tắt tại Techcombank dẫn đến việc khó đo lường được sự hoàn thành công việc. Để việc đánh giá thuận lợi hơn thì ngay từ đầu phân tích công việc cần làm rõ ràng, cụ thể dễ hiểu và dễ thực hiện đo lường. Gồm các phần: Công việc được miêu tả; Mức độ đều đặn (tuần, tháng, năm, theo chu kỳ, bất thường); Tiêu chuẩn đo lường (chính xác, đúng lúc, hoàn thành, đúng cách…); Thời gian phân bổ (%); Văn bản quy chiếu, tham khảo.
Ví dụ xây dựng phân tích công việc tại vị trí công việc chuyên viên kế toán giám sát chi nhánh.
Bảng 3.1: Bản mô tả công việc của chuyên viên kế toán giám sát chi nhánh
Công việc Mức độ thường xuyên Tiêu chí đo lường TG phân bổ Văn bản quy chiếu 1. Kế toán kiểm tra số liệu kế toán:
- Giám sát cân đối số liệu kế toán chi tiết tổng hợp của tất cả các chi nhánh Techcombank.
- Kiểm tra cân đối số liệu kế toán các chinh nhánh và toàn hệ thống trước khi gửi Ngân hàng Nhà nước và ban hành ra bên ngoài.
- Phát hiện các lỗi hạch toán có liên quan đến cân đối và các lỗi hệ thống để thông báo cho TTĐT khắc phụ kịp thời.
Hàng ngày. Hàng tháng. Khi có phát sinh. Chính xác. Đúng lúc. Hoàn chỉnh. 45% - Quy chế tài chính - Chế độ kế toán TCB - Các chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành
báo cáo giám sát từ xa trên hệ thống. - Lập báo cáo tổng hợp các lỗi (báo cáo
giám sát từ xa) và báo cáo khắc phục lỗi. Hàng tháng.
tắc.
Đúng quy tắc.
2. Kiểm tra giám sát nghiệp vụ kế toán các chi nhánh từ xa và tại chỗ:
- Tham gia kiểm tra toàn diện nghiệp vụ kế toán chi nhánh.
- Có thể kiểm tra từ xa hoặc tại chỗ.
Theo chương trình được phê duyệt và kế hoạch định trước. Theo phê duyệt Chính xác. Phản ánh đúng. Hoàn chỉnh. Theo quy tắc. 25%
3. Kế toán dự phòng rủi ro:
- Báo cáo dự phòng rủi ro gửi Ngân hàng Nhà nước.
- Tính dự phòng rủi ro cho từng đơn vị và toàn hệ thống trên cơ sở phân loại nợ của Techcombank.
- Theo dõi các khoản sử dụng quỹ dự phòng rủi ro toàn hệ thống. Hàng quý. Hàng tháng. Hàng tháng Chính xác. Đúng lúc. Có trật tự. Dễ tra cứu. Theo quy tắc. Hoàn chỉnh. 25% - Quy định của Ngân hàng Nhà nước
4. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của kế toán trưởng, phó phòng, kiểm soát viên
Hàng ngày Chính xác. Hoàn chỉnh.
5%
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
Những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cũng như trình độ giáo dục, đào tạo được nêu trong bản yêu cầu của công việc với người thực hiện chỉ nên ở mức cần thiết cho công việc để người lao động có thể hoàn thành được công việc, không nên đòi hỏi quá cao tới mức không cần thiết. Các yêu cầu của công việc với người thực hiện thường được viết gộp với bản mô tả công việc giúp người đọc dễ hình dung ra các yêu cầu của công việc.
Bảng 3.2: Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện của chuyên viên kế toán giám sát chi nhánh
Tiêu chí Mô tả
Trình độ kỹ thuật nghiệp vụ
Trình độ Tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế toán Ngoại ngữ TOEIC 500 hoặc tương đương
Sử dựng máy tính và các phần mềm
ứng dụng Excel, Words, Tin học văn phòng, Phần mềm kế toán Kiến thức kế toán tài chính Hạch toán kế toán trong khuôn khổ các quy định và chuẩn
mực kế toán Việt Nam
Khả năng về con số Không nhầm lẫn trong tính toán
Kiến thức kế toán chi phí Hạch toán chi phí theo quy định hiện hành
Kiến thức kế toán quản trị Hạch toán kế toán theo nguyên tắc kế toán quản trị
Hiểu biết về sản phẩm ngân hàng Có hiểu biể cơ bản về sản phẩm, đặc tính chính, đối tượng khách hàng sử dụng
Hiểu biết về pháp luật Hiểu biết pháp luật cho nghiệp vụ kế toán và ứng dụng
Khả năng phân tích
Kỹ năng phân tích đánh giá vấn đề Thu thập dữ liệu liên quan đến vấn đề phân tích, xử lý thô và phân loại dữ liệu thu thập được
Xử lý số liệu kế toán tài chính Có thể lập các bảng báo cáo kế toán đơn giản và xử lý dữ liệu theo quy trình hiện hành
Kinh nghiệm làm việc và cam kết
Kinh nghiệm thâm niên ngân hàng > 2 tháng Kinh nghiệm thâm niên kế toán > 6 tháng Kinh nghiệm kiểm soát và kế toán > 6 tháng Cam kết làm việc > 3 năm
Khả năng cá nhân
Tầm nhìn và đánh giá giá trị Lý giải được mục tiêu ngắn hạn Điều hoà Hiểu được xu thế chung
Tư duy và nhận thức Có tư duy mở, hiểu rõ nên, không nên
Khả năng tiếp nhận sự thay đổi Có khả năng tiếp nhận cái mới và tiếp nhận sự thay đổi Định hướng hành động Có định hướng khi hành động
Quản lý thời gian Hoàn thành công việc đúng hạn
Khả năng giao tiếp
Khả năng giao tiếp và truyền thông Có khả năng tiếp nhận thông tin và trình bày quan điểm khi tham gia tổ nhóm
Khả năng viết Có thể viết về một số vấn đề, đề tài theo yêu cầu Giao tế Có cá tính, tạo hình ảnh các nhân
Khả năng tổ chức
Định hướng khách hàng Làm việc có định hướng phụ vụ khách hàng Tổ chức Tự lập kế hoạch cho công việc của mình
Sức khoẻ Có sức khoẻ đảm nhận công việc
Yêu cầu về hiệu quả công việc
Hoàn thành đúng thời hạn nhiệm vụ
được giao Hoàn thành đúng thời hạn
Kết quả chỉ tiêu trong kỳ Hoàn thành các chỉ tiêu được giao Kết quả đánh giá trong kỳ theo
quyết định của ngân hàng
Loại hoàn thành trở lên, nếu yếu kém thì không quá 6 tháng liên tiếp
Yêu cầu về đào tạo Hoàn thành chuẩn đào tạo theo yêu cầu của ngân hàng
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Gồm hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
Tại Techcombank, phân tích công việc được thực hiện trong phạm vi cần thiết mô tả vắn tắt công việc, những nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan, mối quan hệ bên trong và bên ngoài ngân hàng, quyền hạn của vị trí công việc, những yêu cầu của công việc như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, thái độ.
Nên ít sử dụng những câu đo lường mang tính chất định tính như tiêu chuẩn “Đánh giá của khách hàng bên ngoài” có các thang cho điểm: kêu ca nhiều, chưa hài lòng, không phàn nàn, đánh giá tốt, giữ và phát triển được khách hàng. Những tiêu chuẩn này không được lượng hoá kiến việc đánh giá ít nhiều gặp khó khăn và không chính xác do có những lỗi dễ mắc phải như lỗi thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất. Những tiêu chuẩn như “Đánh giá của khách hàng bên ngoài”, “Tận tuỵ”, “Tinh thần trách nhiệm” cũng bị mắc những lỗi tương tự.
Tiêu chuẩn khác như “Chấp hành quy chế chung của ngân hàng” tuy đã được lượng hoá nhưng sự lượng hoá không được mô tả rõ ràng hay đưa vào văn bản ban hành. Cán bộ đánh giá không biết chính xác như thế nào là vi phạm nghiêm trọng hay vi phạm không nghiêm trọng để đưa ra kết quả đánh giá chính xác.
Các tiêu chuẩn khác như “Tinh thần hiệp tác”, “Ngăn nắp”, “Khả năng giải quyết vấn đề độc lập”, “Chuẩn mực”, “Năng động”, “Tự chủ” được đưa ra định lượng xong lại quá chung chung, lý thuyết rất khó để phân biệt, xác định đúng mức độ để đánh giá và cũng rất dễ mắc lỗi như lỗi thiên vị, xu thế...
Các tiêu chuẩn thực hiện công việc của lãnh đạo được xây dựng chặt chẽ hơn nhưng vẫn không đưa ra được sự cụ thể cần thiết để khi đánh giá có thể đối chiếu. Cần có những văn bản chính thức để việc đánh giá dễ dàng hơn.