CÁC LOẠI SỐ LIỆU
5.1. Yêu cầu chung: Để đảm bảo các yêu cầu tiêu chuẩn nêu trên, trong công tác thu thập và xử lý số liệu, cán bộ làm công tác theo dõi báo cáo cần tuân công tác thu thập và xử lý số liệu, cán bộ làm công tác theo dõi báo cáo cần tuân thủ một số biện pháp như sau:
- Cập nhật hàng tuần thông tin và số liệu về tiến độ thực hiện trên các hợp phần Chương trình;
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị và cán bộ thống kê và các lĩnh vực liên quan (Kế hoạch, tài chính, giáo dục, y tế, văn hoá, truyền thông...) ở cấp xã và cấp huyện, cấp tỉnh;
- Đối chiếu số liệu trên sổ sách được cung cấp và cập nhật với thực tế diễn ra trên hiện trường (nhất là các số liệu liên quan đến cơ sở hạ tầng và các hoạt động của các phong trào diễn ra trên địa bàn nông thôn);
- Kết hợp gặp gỡ thảo luận các cơ quan đơn vị, cơ quan ban ngành với kiểm chứng người dân và các tổ chức đại diện của nhân dân.
5.2. Yêu cầu cụ thể: Đối với các loại thông tin và số liệu cụ thể, cần lưu ý
một số điểm sau:
a. Đối với các thông tin cơ bản: Cần bám sát các số liệu của các cơ quan thống kê tổng hợp cấp xã, cấp huyện và cấp tỉnh
b. Đối với các số liệu thống kê liên quan đến cơ sở hạ tầng, các chỉ số đo lường và các sản phẩm: Cần bám sát các số liệu của các cơ quan và đơn vị liên quan. Trong trường hợp không rõ thì phải trực tiếp đối chiếu với số lượng thực tế và với thực tế tại hiện trường.
c. Đối với các số liệu thống kê liên quan đến vốn và tình hình giải ngân: Cần bám sát các số liệu của các cơ quan tài chính, kế hoạch, kết hợp đối chiếu với các tài liệu nghiệm thu thanh lý hợp đồng hay các chứng nhận của kho bạc địa phương.
d. Văn phòng điều phối Trung ương chịu trách nhiệm phổ biến hệ thống biểu mẫu báo cáo và tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về công tác báo cáo cho một số cán bộ của thành phố, để đội ngũ cán bộ này đào tạo bồi dưỡng cán bộ các cấp địa phương thực hiện công tác báo cáo; Tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ, Trưởng ban chỉ đạo và các thành viên Ban chỉ đạo Trung ương.
e. Ban Chỉ đạo chương trình ở các địa phương phải chỉ đạo các cơ quan quản lý, thực hiện chương trình của tỉnh, huyện, xã triển khai đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng báo cáo và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo đúng kỳ hạn, trung thực, chính xác; Bố trí cán bộ thực hiện công tác tổng hợp thông tin báo cáo và tạo điều kiện cho cán bộ tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn liên quan đến nội dung báo cáo; cập nhật các văn bản, báo cáo có nội dung liên quan của cấp trên, của đơn vị để nghiên cứu, tổng hợp.
Văn phòng Ban chỉ đạo tỉnh có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Chỉ đạo cấp tỉnh hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới tham gia thực hiện Chương trình.
f. Phản ánh kịp thời những vấn đề chưa phù hợp cần bổ sung, sửa đổi về Văn phòng điều phối Trung ương để nghiên cứu giải quyết./.
5.3. Thu thập và phân tích dữ liệu
5.3.1.Hành trình của dữ liệu
Dữ liệu lấy từ thực địa sẽ dần được tập hợp và phân tích qua nhân viên Ban QLDA và Chủ dự án, các cơ quan đối tác và tới một điểm trung tâm nơi mà dữ liệu sẽ giúp lãnh đạo Ban quản lý dự án và Cơ quan chủ quản ra quyết định và báo cáo lên cấp trên. Bằng cách này, dữ liệu sẽ được chuyển thành thông tin và kiến thức làm cơ sở cho các quyết định. Dữ liệu chỉ là các nguyên
liệu thô và bản thân nó không có ý nghĩa. Dữ liệu chỉ trở nên có ý nghĩa nếu nó được tổng hợp và phân tích để có thể trở thành thông tin. Kiến thức xuất hiện khi thông tin được liên hệ ngược trở lại các hoạt động nhằm đưa ra những giải thích và rút ra các bài học giúp cấp quản lý ra quyết định. Điều quan trọng là không những cần phải lập kế hoạch thu thập dữ liệu như thế nào mà còn phải lập kế hoạch để dữ liệu được chuyển thành thông tin như thế nào.
5.3.2.Các phương pháp theo dõi
• Các phương pháp chọn mẫu (ví dụ: theo xếp hạng nghèo đói hoặc theo vị trí địa lý);
• Các phương pháp theo dõi nòng cốt (ví dụ: phân tích các bên liên quan và sử dụng các phiếu điều tra);
• Các phương pháp thảo luận nhóm (như lấy ý kiến tập thể và phân vai); • Các phương pháp thu thập các thông tin phân bổ theo không gian (như bản đồ và sơ đồ);
• Các phương pháp thu thập các mẫu thay đổi theo thời gian (như nhật ký và ảnh);
• Các phương pháp phân tích các mối quan hệ và các liên kết (như khung lôgíc, sơ đồ tác động, cây vấn đề);
• Các phương pháp xếp hạng và đánh thứ tự ưu tiên (như ma trận, danh mục).
5.3.3.Thu thập dữ liệu để theo dõi
Để thu thập dữ liệu theo dõi cần lập kế hoạch thu thập dữ liệu, chú ý tới các yếu tố sau đây để đảm bảo tính tin cậy:
• Xem xét xem ai sẽ thu thập dữ liệu – những người thu thập dữ liệu ở cấp cơ sở sẽ cần phải có các kĩ năng phù hợp với phương pháp thu thập được lựa chọn. Đối với các phương pháp khảo sát, có thể sẽ cần phải có người phỏng vấn hoặc người hỗ trợ thảo luận nhóm. Đối với việc đo đạc kỹ thuật lại cần phải có kỹ sư và giám sát kiểm chứng. Luôn cân nhắc tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng tới chất lượng của dữ liệu và chất lượng các cuộc thảo luận với các bên liên quan. Các yếu tố này có thể bao gồm: tuổi tác, giới tính, trình độ và vị trí trong xã hội, trình độ học vấn, mức độ kinh tế- xã hội, tính cách và thái độ, sức khỏe, ngôn ngữ, tôn giáo và tập quán văn hóa.
• Xem xét việc phân công thu thập và phân tích dữ liệu – số người tham gia vào mỗi một giai đoạn thu thập dữ liệu sẽ có ảnh hưởng tới độ thống nhất và tính chính xác của dữ liệu. Càng hiểu người tham gia vào quá trình này thì càng cần phải giám sát chất lượng và tổ chức kỹ hơn.
• Đảm bảo người tham gia biết sử dụng các phương pháp thu thập và
phân tích dữ liệu –đối với mỗi phương pháp, những người thực hành cần phải
thử nghiệm trước và thực hành một số lần, được đào tạo ngay trong công việc
hoặc thông qua một số hình thức tăng cường năng lực khác.
• Đảm bảo ngôn ngữ được hiểu một cách rõ ràng: - Với điều kiện lý tưởng thì những người xuống thực địa lấy số liệu nên hoặc nói được tiếng địa phương, hoặc phải đi cùng một phiên dịch tin cậy. Nếu có thể thì cũng nên đào tạo cho cán bộ phiên dịch các phương pháp theo dõi đã lựa chọn. .
• Chuẩn bị một số thứ cần thiết cho mỗi một phương pháp, chẳng hạn
như các vật dụng - Luôn đảm bảo tổ chức dụng cụ gọn gàng, chuẩn bị cả các
dụng cụ sơ cua phục vụ cho việc đo đạc và ghi chép (văn phòng phẩm, biểu mẫu, các sơ đồ, v..v.)
5.3.4.Tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu a, Phân tích dữ liệu định lượng
Phần lớn các hệ thống theo dõi đều giúp phân tích dữ liệu định lượng nhiều hơn dữ liệu định tính. Phân tích dữ liệu định lượng thường bao gồm các tính toán như tính tổng số và giá trị trung bình các hoạt động được thực hiện hoặc tỷ lệ % so với kế hoạch hay mục tiêu. Phân bố tần suất và phân tích hồi quy có thể giúp đọc và phân tích dữ liệu. Trong một số trường hợp, có thể phải vận dụng những phân tích phức tạp hơn như phân tích chi phí - lợi ích.
b, Phân tích dữ liệu định tính
Phân tích dữ liệu định tính khác và khó hơn rất nhiều so với phân tích dữ liệu định lượng, đặc biệt đối với những người không quen giải quyết những vấn đề liên quan đến ý kiến, quan điểm, nhận thức của các cơ quan tham gia và những câu trả lời không chuẩn mực. Thông qua phân tích các thông tin thu thập được có thể rút ra những kết luận từ mỗi câu hỏi hoạt động hay chỉ số. Quá trình phân tích cũng đòi hỏi phải phân loại câu trả lời từ các dữ liệu thô. Một số lưu ý khi phân tích số liệu định tính:
• Cán bộ thu thập dữ liệu tham gia phân tích - tất cả các cán bộ thu thập dữ liệu và cán bộ điều phối cần tham gia buổi họp phân tích dữ liệu. Điều này rất quan trọng vì như vậy, những người có mặt khi thu thập dữ liệu cũng tham gia vào quá trình phân tích. Cán bộ điều phối theo dõi các cuộc thảo luận mở và có thể rút ra nhiều điều giúp giải thích dữ liệu trong khi phân tích.
• Cùng một lúc vừa thu thập vừa phân tích các dữ liệu định tính
• Sử dụng thang điểm để tóm tắt và tổng hợp dữ liệu định tính - nếu tiêu chí hoặc thang điểm được xác định trước cho quá trình phần tích dữ liệu định tính thì có thể sử dụng hệ thống xếp loại hoặc cho điểm để mô tả và các dữ liệu khác.
• Cần cơ cấu phân tích cho từng câu hỏi hoạt động và từng nhóm
người được phỏng vấn
c, Các phương pháp phân tích so sánh
Có bốn phương pháp thường có thể sử dụng để theo dõi những thay đổi trong chương trình nông thôn mới
• Trước và sau - so sánh dữ liệu đo lường một chỉ số “trước” và “sau” khi chương trình được thực hiện. Dữ liệu đo trước khi chương trình, dự án thực hiện gọi là dữ liệu đầu kỳ.
• Có và không có (đối chứng) - so sánh dữ liệu đo lường một chỉ số tại cộng đồng hoặc địa phương có hoạt động đầu tư với dữ liệu tương ứng thu được tại cộng đồng hoặc địa phương tương tự khác không có hoạt động đầu tư. Đây cũng được gọi là “so sánh đối chứng” vì cộng đồng hoặc địa phương không có hoạt động đầu tư được gọi là “đối chứng”.
• BACI (Trước – Sau – Đối chứng – Tác động) – phương pháp này là tổng hợp của hai phương pháp trên.
• Thay đổi so với kế hoạch - so sánh hoạt động hoặc kết quả thực tế với kế hoạch
5.4. Một số kỹ năng tổng hợp số liệu quá trình báo cáo của xã, thôn
Theo dõi và đánh giá công việc phức tạp và khó khăn, nên cần nhiều kỹ năng để đạt hiệu quả cao. Sau đây xin giới thiệu một số kỹ năng có thể sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác theo dõi vỡ đánh giá hoạt động nông thôn mới.
1. Kỹ năng thu thập thông tin 2. Kỹ năng phân tích thông tin
3. Kỹ năng phân tích thông tin phản hồi 4. Kỹ năng xử lý số liệu
5. Kỹ năng viết báo cáo
V. BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập nhóm: (phần bài tập sẽ được thiết kế linh hoạt để phù hợp với điều kiện cụ thể của từng địa phương). Sau đây xin giới thiệu một số chủ đề
1. Xác định mục đích, mục tiêu, các hoạt động và kết quả mong đợi của chương trình nông thôn mới tại địa phương.
2. Thực hành phương pháp thu thập thông tin, xử lý, kiểm tra chéo thông tin dùng cho theo dõi, đánh giá
3. Xác định hiện trạng 19 tiêu chí của địa phương so với bộ tiêu chí Quốc gia về xây dựng nông thôn mới.
4. Viết báo cáo theo dõi, đánh giá quá trình xây dựng nông thôn mới của địa phương.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định 113/2009/NĐ-CP về giám sát và đánh giá đầu tư.
2. Nghị định 131/2006/NĐ-CP về quản lý nhà nước về ODA
3. Quyết định 135/2009/QĐ-TTg, ngày 04/11/2009 về quy chế quản
4. Quyết định số 800/QĐ-TTg, ngày 04/6/2011 về phê duyệt
Chương trình mục tiêu Quốc gia về xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2010 – 2020
5. Thông tư liên tịch số 26/2011/TTLT-BNN&PTNT-BKH-BTC
ngày 13/4/2011 về hướng dẫn thực hiện Chương trình MTQG xây dựng nông thôn mới.
6. Thông tư số 13/2010/TT-BKH, ngày 02/6/2010 của Bộ Kế hoạch
và Đầu tư về mẫu báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư.
7. Sổ tay hướng dẫn xây dựng nông thôn mới – Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn – năm 2010.
8. Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi
phía Bắc – Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
9. Quyết định số: 04/2008/QĐ-UBDT, ngày 08/8/2008 của UBDT
về chế độ và biểu mẫu báo cáo Chương trình phát triển kinh tế - xã hội các xã đặc biệt khó khăn vùng đồng bào dân tộc và miền núi giai đoạn 2006 – 2010.
10. Cẩm nang Theo dõi và Ðánh giá - Bộ Kế hoạch và Đầu tư,
tháng 8/2007.
PHẦN PHỤ LỤC
CÁC MẪU BÁO CÁO
ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO SƠ KẾT QUÝ (6 THÁNG VÀ NĂM) Xã ... Huyện... Tỉnh (Thành phố)…………..
1. Đặc điểm tình hình (thuận lợi, khó khăn trong tổ chức triển khai và
chỉ đạo thực hiện).
2. Kết quả tổ chức triển khai thực hiện Chương trình đến quý... (6 tháng, năm):
a. Công tác tuyên truyền, vận động:
- Công tác triển khai thực hiện các văn bản có liên quan (tên, số, trích yếu văn bản, số cuộc, số lượt người tham dự, các nội dung thực hiện có liên quan khác…)
- Công tác tuyên truyền vận động trong cán bộ, đảng viên, trong nhân dân về xây dựng nông thôn mới (số cuộc, số lượt tham dự, nội dung chính của công tác vận động…)
b. Công tác đào tạo, tập huấn:
Báo cáo chung về công tác đào tạo, tập huấn cán bộ thực hiện xây dựng nông thôn mới; công tác đào tạo tập huấn cộng đồng về xây dựng nông thôn mới và các nội dung khác có liên quan… (Chi tiết nội dung đào tạo tập huấn, số cuộc, số lượt tham dự…)
c. Công tác chỉ đạo của Ban chỉ đạo xã:
Các nội dung chỉ đạo của Ban chỉ đạo xã trong tháng, quý… (Chi tiết trích yếu nội dung chỉ đạo, triển khai thực hiện…)
d. Công tác của Ban quản lý:
- Tiến độ các công trình thực hiện đề án, quy hoạch xã nông thôn mới đã được triển khai trên địa bàn xã… (các công trình được giao cho xã quản lý thực hiện).
- Tiến độ các công trình, dự án lồng ghép thực hiện xây dựng nông thôn mới trên địa bàn…
e. Các nội dung khác…: Kết quả tổ chức thực hiện các nội dung xây dựng nông thôn mới trên địa bàn xã điểm đến hết hết quý... /201... Nêu rõ kết quả thực hiện các nội dung theo kế hoạch đề ra (về quy hoạch; xây dựng hạ tầng; phát triển sản xuất và tổ chức sản xuất; văn hoá, xã hội và hệ thống chính trị).
f. Đánh giá chung về kết quả thực hiện trong kỳ:
- Đánh giá khái quát về kết quả Chương trình trong quý đã đạt được? - Những điểm mới trong chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện? (những văn bản đã ban hành; việc hình thành các tổ chức, đơn vị tham gia Chương trình; huy động các nguồn lực...).
- Đối chiếu kết quả thực hiện luỹ kế đến Quý …/201.. về các tiêu chí nông thôn mới đạt ở mức nào và mấy tiêu chí đạt?
- Hạn chế, tồn tại và vướng mắc nổi lên cần giải quyết?
g. Về huy động nguồn lực :
- Việc huy động các ngành, đơn vị doanh nghiệp và huy động sức dân tham gia các nội dung của Chương trình.
- Kết quả huy động vốn và nguồn vốn đã thực hiện trong quý... ? Luỹ kế