Phần mềm PPT cho phép chúng ta nhúng tập tin .swf trực tiếp vào PPT để giảng dạy, có 2 cách để nhúng tập tin .swf vào PPT như sau:
a. Không dùng phần mềm hỗ trợ:
Ƣu điểm: Sử dụng được trên hầu hết các phiên bản Powerpoint.
Nhƣợc điểm: Phải đặt file Flash trong cùng thư mục với bài Powerpoint và cách làm khá phức tạp.
1. Trước hết bạn mở file PowerPoint cần chèn Flash. Bạn có thể tạo một Slide mới để chứa file Flash bằng cách vào Insert → New Slide.
2. Vào menu View/ Toolbar/Control Toolbox (đối với Ms ppt 2003). Trong hộp thoại Control Toolbox, nhấn vào biểu tượng More Controls.
Chú ý: đối với Ms ppt 2007 tìm biểu tượng More Controls không giống như Ms ppt 2003, mà ta làm nó xuất hiện trên hệ thống Menu như sau:
+ Bấm chuô ̣t phải vào thanh menu, chọn Customize Quick Access Toolbar…,
+ Dùng phím pageDown hay pageUp để tìm và chọn biểu tượng More Controls, bấm Add rồi OK. Kết quả như hình dưới:
Lúc bây giờ trên thanh công cu ̣ có thêm biểu tượng More Controls
3. Chọn biểu tượng More Controls, vẽ hình chữ nhật có kích cỡ tùy ý. Bấm chuô ̣t phải vào hình chữ nhâ ̣t, chọn properties, xuất hiê ̣n hô ̣p thoa ̣i:
+ Tại thuô ̣c tính Movie ta nhâ ̣p tên của file flash cần nhúng vào.
4. Bây giờ, bạn có thể nhấn Shift + F5 để kiểm tra. Bạn có thể đều chỉnh kích cỡ của hình chữ nhật chứa file Flash như một hình bình thường bằng cách: đưa chuột vào các góc khi thấy các mũi tên điều chỉnh xuất hiện thì nhấn chuột trái và kéo để thay đổi kích cỡ.
Lưu ý: Nếu bạn mang bài PowerPoint có chèn file Flash thì bạn phải đặt file Flash này cùng thư mục với file PowerPoint (*.ppt) trước khi thực hiện các bước trên. Theo kinh nghiệm, tôi khuyên bạn nên tập hợp các hình ảnh, âm thanh, film, file Flash, … và file PowerPoint chính đặt trong cùng một thư mục (khi mang qua máy khác, bạn chỉ cần chép thư mục chứa bài trình diễn đó
là an toàn).
Bạn có thể sử dụng địa chỉ tương đối, tức là thay gì phải ghi đầy đủ đường dẫn, bạn chỉ cần copy tên file swf vào Movie URL hay Movie và file swf được đặt cùng thư mục với bài PPT.
Nếu file Flash không tự chạy khi trình diễn thì bạn hãy click chuột phải lên file Flash và chọn Play.
b. Dùng phần mềm hỗ trơ ̣ Swiff Point Player hay Snagit
Ƣu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, không phải lưu kèm file Flash.
Nhƣợc điểm: Dung lượng file Powerpoint khá lớn (do chứa cả file Flash) và nếu sử dụng file này tại những máy chưa cài Swiff Point Player, snagit thì chúng ta phải cài đặt phần mềm này vào máy đó.
Khi chúng ta cài đă ̣t phần mềm hỗ trợ Swiff Point Player hay Snagit vào máy. Trên thanh công cu ̣ của ppt được thêm biểu tượng Insert Flash into Presentation
Sau đó duyê ̣t đường dẫn đến file .swf cần chèn vào ppt.