TNHH MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG CẦU
3.2.2kiến hoàn thiện công tác kế toán
Thứ nhất là, bộ máy kế toán của Công ty áp dụng theo mô hình tập trung. Vì các chứng từ của các đơn vị xây dựng phải gửi lên phòng kế toán
ở nhiều nơi và thường xa Công ty nên việc chuyển các chứng từ rất mất thời gian và công sức. Chính điều này làm cho thông tin kế toán cung cấp không kịp thời và có thể thất lạc chứng từ. Tình trạng này khiến cho công việc ké toán thường bị dồn vào cuối tháng, các kế toán viên chịu áp lực về thời gian hoàn thành báo cáo nên rất dễ dẫn đến một số sai sót không đáng có.
Em xin đề xuất giải pháp chi hạn chế này đó là sẽ định kì yêu cầu gửi các hóa đơn chứng từ lên cho phòng kế toán. Nếu có trường hơp đặc biệt có thể gửi fax lên trước cho phòng kế toán còn các chứng từ gốc có thể gửi lên sau để kế toán kịp thời sử dụng, hạch toán nhưng phải đảm bảo yêu cầu chính xác.
Thứ hai là Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ. Bên cạnh ưu điểm của hình thức này là hạn chế các sai sót và hạn chế việc ghi vào sổ cái thì vẫn còn tồn tại nhược điểm. Đòi hỏi kế toán phải đối chiếu tỉ mỉ nều không sẽ dẫn đến các sai sót. Bên cạnh đó, quy trình ghi sổ là liên tục nên nếu trình độ của các kế toán viên mà không tương đông thì sẽ gây ra rất nhiều khó khăn
Để khắc phục khó khăn này đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ với chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Song song với đó, Trình độ kế toán viên tương đối đồng đều. Cuối cùng là khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: Đã ghi sổ cái ngày....trên chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng.
Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó từ 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào Sổ cái.
Thứ ba là các loại vật liệu luân chuyển trong Công ty như cốp pha gỗ, cốp pha tôn, công cụ dụng cụ khác đều được kế toán phân bổ ngay một lần
vào chi phí sản xuất trong tháng phát sinh, không quan tâm tới giá trị của chúng là bao nhiêu, thời gian sử dụng ngắn hay dài. Việc phân bổ như vậy làm cho công tình trước bội lỗ, công trình sau lãi nhiều. Như vậy không phản ánh đúng giá thành thực tế. Việc hạch toán các loại công cụ dụng cụ xuất dùng như đối với các loại vật liệu bình thường khác ở công ty là chưa phù hợp, cần được xem xét sửa đổi lại
Nhằm hạn chế nhược điểm này Công ty cần phải xây dựng định mức nguyên vật liệu tồn kho phù hợp cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo nguồn cung cấp kịp thời cho thực hiện tiến độ thi công liên tục và không bị đọng vốn hoặc phải giãn tiến độ thi công hoặc phải tăng chi phí do giá nguyên vật liệu như sắt thép hiện nay đang tăng cao.
Thứ tư, vì Công ty thực hiện nhiều công trình vì vậy mà số , chủng loại NVL, CCDC rất đa dạng nên việc quản lý không phải là đơn giản. Khi công trình hoàn thành số NVL, CCDC còn thừa sẽ được chuyển đến công trình khác để sử dụng, việc thất thoát giữa đường đi là khó tránh khỏi. Bên cạnh đó việc kiểm tra lại số vật liệu tồn kho tại các công trình là 6 tháng kiểm tra một lần do nhân viên phòng vật tư phụ trách. Thời gian kiểm tra quá ít lại do phòng vật tư kiểm tra nên dễ dẫn đến gian lận
Công ty nên xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, một cách cụ thể đối với từng loại, từng thứ vật liệu, phải dựa trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Ngoài ra, phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trích lập các quỹ để có nguồn đầu tư máy móc trang thiết bị hiện đạI tiêu hao ít nguyên liệu. Động viên khuyến kích những người có sáng kiến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất, đồng thời có biện pháp phạt đối với những ai cố tình làm
sau khi hoàn thành các thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu, chuyển phiếu nhập - xuất kho nên phòng kế toán thường được thực hiện vào cuối tháng. Theo em để quản lý chặt chẽ hơn tình hình nguyên vật liệu của công ty, để nắm bắt được tình hình xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảoyêu cầu số lượng, chất lượng của vật liệu kế toán phải thường xuyên xuống kho kiểm tra, đối chiếu ghi sổ. Bên cạnh đó Công ty nên lập ban kiểm tra vật tư riêng để có thể đánh giá vật tư một cách khách quan, chính xác. Nếu việc kiểm tra vât tư lại do chính phòng vật tư kiểm tra thì rất dễ xảy ra gian lận và kết quả đưa ra sẽ không mang tích chất khách quan nhiều. Đây là một biện pháp hạn chế các sai sót và gian lận trong việc kiểm tra vật tư.
Thứ năm, Công ty sử dụng phần mềm kế toán do mua bản quyền của Công ty thiết lập phần mềm không phải do Công ty tự thiết lập. Vì vậy mà khi có những thay đổi hoặc sai sót thi phải thông qua phía Công ty phần mềm. Bên cạnh đó thì việc am hiểu các nghiệp vụ chuyên môn về kế toán của Công ty còn hạn chế nên việc lập trình còn có những vấn đề không phù hợp. Chính điều nay dẫn đến những khó khăn cho đáng kể cho Công ty.
Hạn chế trong vấn đề này rất khó có thể giải quyết. Vì nếu vì hạn chế này mà Công ty có thể thiết lập thêm một phòng ban nữa để có thể lập phần mềm, sửa chữa và cải tạo phần mềm kế toán. Nhưng việc làm này không đơn giản bởi vì việc làm này sẽ tốn một khoản chi phí không phải nhỏ của Công ty. Bên cạnh đó để lập được một phần mềm kế toán thì yêu cầu nhân viên thiết kế phải có chuyên môn rất sâu mới có thể tạo ta được phần mềm kế toán phù hợp với công ty. Vì vậy mà em chỉ góp ý nên thường xuyên gắp gỡ nhân viên công ty thiết kế phần mềm phụ trách việc quản lý phần mềm của Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Cầu 75 để trao đổi nhằm đưa
ra một phần mềm hoàn chỉnh và tiện dụng nhất. Nếu có sự cố gì thì cần phải báo ngay cho bên công ty phần mềm và yêu cầu sửa chữa ngay.
Kết luận
Một lần nữa ta có thể khẳng định được kế toán NVL,CCDC là nhân tố vô cùng quan trọng trong công tác quản lý kinh tế trong doanh nghiệp. Việc quản lý vật tư sẽ giúp danh nghiệp kiểm tra, đánh giá về tình hình nhập, xuất, tồn NVL,CCDC tại Công ty. Chính điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý nghuyên vật liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra được các quyết sách hợp lý đối với việc sử dụng vật tư. Việc tổ chức kế toán NVL, CCDC hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí NVL, CCDC từ đó sẽ tiết kiệm được chi phí sản xuất và lợi nhuận của Công ty sẽ tăng. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nên em đã quyết định làm đề tài “ Tổ chức kế toán NVL, CCDC và tình hình quản lý NVL, CCDC tại công ty TNHH một thành viên Xây dựng Cầu 75”. Để có thể hoàn thành được chuyên đề này em xin cảm ơn các cô chú cán bộ trong Công ty đã giúp đỡ em rất tận tình.
Trong đề tài này e đã mạnh dạn trình bày một số kiến nghị của mình với mong muốn giúp cho Công ty hoàn thiện hơn trong công tác kế toán NVL,CCDC sao cho hợp lý và đúng với chế độ tài chính kế toán hiện hành. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do trình độ nhận thức còn hạn chế và thời gian có hạn nên bài viết không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của ban giám đốc và các cán bô phòng kế toán để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn thầy cô giáo và các cô chú phòng kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết nay.
Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2013 Sinh viên