Sổ kế toán chi tiết NVL, SCT phải trả người bán…
3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại công cổ phần xi măng Lạng Sơn.
phần xi măng Lạng Sơn.
Thứ nhất: Về tên kho NVL
Công ty nên áp dụng thống nhất tên kho NVL trong PNK, PXK với tên kho trong phần mềm kế toán để tránh nhầm lẫn, sai sót. Công ty có thể đặt tên kho theo vị trí của kho như trong phần mềm. Tránh việc thay đổi thủ kho dẫn đến việc thay đổi tên kho trong các PNK, PXK.
Dựa trên cơ sở định mức đã xây dựng, dự toán chi phí đơn vị cần phải sử dụng hợp lý
NVL nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích lũy cho doanh nghiệp.
Thứ ba: Trong khâu dự trữ NVL
Mức dự trữ tối thiểu tối đa cần thiết vào thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp giữa các yếu tố:
+ Cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật liệu cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất.
+ Cần quan tâm đến các loại chi phí khác: chi phí lưu kho, lãi suất đầu tư, chi phí do hàng hóa bị hư hỏng …
+ Cần phải cân nhắc cả chi phí mua hàng với chi phí chuyên chở cần phải thấp hơn khi mua số lượng lớn.
Trong những NVL chính của Công ty có Malt là loại nguyên liệu nhập khẩu, do đó công ty cần phải chủ động trong quá trình thu mua, dự trữ để không gặp phải rủi ro, khó khăn trước sự biến động của thị trường
Thứ tư: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nguồn NVL của Công ty chủ yếu là mua ngoài, với tình hình hiện nay khi giá cả thị trường luôn biến động, để hạn chế những rủi ro trong quá trình thu mua vật liệu để sản xuất kinh doanh thì cách bù đắp tốt nhất chính là nguồn tài chính dự phòng. Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc chỉ lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, có giá trị thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ.
Thứ năm: Trong khấu thu mua NVL
Một điều kiện quan trọng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc phải cung ứng một cách đầy đủ vật liệu về số lượng, kịp thời về thời gian, đúng quy cách phẩm chất. Muốn vậy, Công ty phải tổ chức quá trình thu mua một cách hợp lý hơn nhằm tìm nhà cung cấp mới tốt nhất cũng như giữ gìn và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp thường xuyên
Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu cần phải được lập kế hoạch (dự toán) trên cơ sở phân tích thông tin về tác động của yếu tố giá cả, các nhân tố môi trường, khả năng cung ứng của nhà sản xuất, tính ổn định của nguồn hàng, điều kiện thu mua, giao nhận, vận chuyển, chính sách cạnh tranh tiếp thị của nhà cung cấp…và các điều kiện
khác liên quan đến quá trình thu mua nguyên vật liệu. Từ đó xây dựng nội dung của kế hoạch thu mua nguyên vật liệu: Kế hoạch thu mua, chi phí thu mua, số lượng mua… đảm bảo cho sản xuất được diễn ra liên tục, chi phí thu mua, chi phí bảo quản là thấp nhất.
Thứ sáu: Về trang thiết bị cho phòng kế toán.
Trong công ty CP xi măng Lạng Sơn, tuy đã áp dụng công nghệ vào trong kế toán để giảm bớt khối lượng công việc, nhưng máy móc thiết bị trang bị cho phòng kế toán còn hạn chế, phần mềm kế toán còn đơn giản. Phần mềm công ty sử dụng, tất cả các nghiệp vụ đều vào từ cùng 1 chứng từ, kế toán phải tính ra số tiền mà không có các bút toán tự động kết chuyển, tính giá thành... tất cả chi tiết của nghiệp vụ đều phải thực hiện ở ngoài, gây khó khăn trong việc ddoognf nhất số liệu, dẫn đến sai sót. Không đáp ứng được yêu cầu quản trị của người quản lý.Trong điều kiện kinh tế hiện nay, nhất là sự bùng nổ khoa học kỹ thuật Công ty cần phải cố gắng đầu tư hơn cho phần mềm kế toán cho phòng kế toán vì nó sẽ làm giảm công việc cho nhân viên kế toán, Việc cung cấp thông tin cho việc nhập, xuất kho NVL được nhanh chóng, chính xác hơn. Giúp Giám đốc Công ty điều hành chỉ đạo, đề ra những kế hoạch kịp thời.
Do đó công ty cần phải trang bị thay đổi phần cứng, nên lựa chọn và thây đổi một phần mềm kế toán ưu việt và được sử dụng rộng rãi hiện nay cho phong kế toán. Đồng thời trong qua trình thay đổi cần có phương án để không làm mất dữ liệu và ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của kế toán.
Bên cạnh đó, công ty cũng cần đào tạo, bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán. Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, độ chính xác cao giúp doanh nghiệp bắt kịp sự phát triển của xã hội, tăng khả năng cạnh tranh.
Thứ bảy: Về xây dựng định mức dự trữ NVL
Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, công ty phải có mức dự phòng NVL. Nếu mức dự trữ quá lớn sẽ gây ứ động vốn, tăng chi phí kho, bãi. Nếu mức dự trữ quá nhỏ thì khi có sự biến động giá quá lớn sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất. Vì vậy công ty nên nghiên cứu và lập dự toán trước sự biến động về cung và cầu, giá cả thị trường để xây dựng được mức dự trữ tối đa, tối thiểu thích hợp.
Để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành được liên tục, hiệu quả đòi hỏi phải có một lượng NVL dự trữ hợp lý. Căn cứ vào tính chất, công dụng, NVL dự trữ được chia thành ba loại.
Một, Lượng NVL dự trữ thường xuyên là lượng NVL cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai lần mua sắm NVL.
Lượng dự trữ NVL thường xuyên mỗi loại được tính theo công thức: DTtx=Tcư x ĐMth
Trong đó: DT: lượng dự trữ thường xuyên
Tcư: thời giam (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thường qĐMth: Định mức sử dụng (tiêu thụ cho một ngày)
Lượng dự trữ bảo hiểm là loại dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.
DTbh= Tsl x ĐMth
Trong đó DTbh: Lượng NVL dữ trữ bảo hiểm
Tsl: Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện ĐMth: Định mức cho 1 ngày
Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và xác suất sảy ra trong thực tiễn.
Ngoài ra còn có lượng dự trữ theo mùa vụ đối với những doanh nghiệp sản xuất có tính thời vụ.