Ở bước thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát KTV tiến hành phỏng vấn các nhân viên, quan sát việc thực hiện việc xét duyệt, luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán và chọn mẫu nghiệp vụ, kiểm tra chứng từ gốc. Dựa vào kết quả thử nghiệm kiểm soát, KTV có thể đánh giá về hệ thống KSNB tại đơn vị.
Đối với công ty TNHH Công nghiệp T.A VN, KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
- Phỏng vấn: KTV tiến hành phỏng vấn kế toán tiền mặt và thủ quỹ về qui chế chi tiêu của công ty, thẩm quyền phê duyệt của các khoản chi tiêu và thủ tục kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Quan sát: KTV quan sát việc phân chia trách nhiệm, việc thực hiện việc ký duyệt, việc kiểm kê quỹ và thái độ của ban giám đốc đối với việc quản lý tiền mặt.
- Kiểm tra:
KTV tiến hành kiểm tra và xem xét các qui định về quản lý thu chi tiền mặt và thủ tục lập, luân chuyển, lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Ngoài ra, KTV còn chọn một số nghiệp vụ kế toán và tiến hành kiểm tra hình thức của phiếu chi như chữ ký, số tiền…để khẳng định các mục tiêu phê chuẩn, tính toán, hạch toán cộng dồn được thỏa mãn.
Tiếp đó, KTV kiểm tra chứng từ gốc như hợp đồng, giấy đề nghị mua hàng, hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán… để kiểm tra mục tiêu có căn cứ hợp lý.
Có 3 phương pháp để lựa chọn phần tử kiểm tra: Chọn mẫu toàn bộ (kiểm tra 100%); Lựa chọn phần tử đặc biệt; và lấy mẫu kiểm toán.
Đối với công ty TNHH Công nghiệp T.A Việt Nam, KTV thực hiện lựa chọn phần tử đặc biệt: Các nghiệp vụ có số tiền lớn hơn hoặc bằng mức trọng yếu = 160,765,404 thì KTV sẽ kiểm tra các nghiệp vụ có số tiền lớn, bất thường. Các nghiệp vụ còn lại, KTV sẽ lựa chọn ngẫu nhiên một số nghiệp vụ để kiểm tra. Kết quả của cả hai sẽ sử dụng phối hợp để đánh giá khoản mục:
Bảng 2.12 Bảng lựa chọn nghiệp vụ kiểm tra
Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo nợ Giấy Báo Có
Tổng số 523 728 956 983
>160,765,404 158 273 342 263
<160,765,404 365 445 614 720
Lựa chọn 50 50 50 50
Kiểm tra V V V V
Sau khi tiến hành chọn mẫu và kiểm tra các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ, ta thấy các nghiệp vụ phát sinh đều có sự xét duyệt, có chứng từ rõ ràng, số phát sinh đúng với số ghi nhận.
Tóm lại: Qua các thử nghiệm kiểm soát đã thực hiện, ta thấy BGĐ có quan tâm đến việc quản lý đối với khoản mục tiền, phòng kế toán có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, các nghiệp vụ được kiểm tra có đầy đủ chứng từ hợp lệ, các thủ tục kiểm soát tại công ty khá hiệu quả. Do đó, KTV có thể kết luận hệ thống KSNB tại đơn vị hoạt động hữu hiệu, KTV sẽ lựa chọn và lọc bớt các thủ tục kiểm toán cho phù hợp đảm bảo hiệu quả, đúng tiến độ.
Tiếp sau các thử nghiệm kiểm soát KTV sẽ thực hiện thử nghiệm cơ bản bao gồm: thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết.
2.2.2.2 Thử nghiệm cơ bản
Dựa vào kết quả của các thử nghiệm kiểm soát, KTV tiếp tục tiến hành các thử nghiệm cơ bản bao gồm: thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết để đảm bảo các số liệu mà đơn vị phản ảnh trên BCTC là trung thực , hợp lý.
Thủ tục phân tích:
Trong thủ tục phân tích này, KTV cần đối chiếu, so sánh, tìm hiểu biến động của số dư khoản mục Tiền năm 2014 so với năm 2013 và phân tích tỷ trọng tiền/TSNH, khả năng thanh toán, so sánh với năm 2013.
So sánh số dư tiền và các khoản tương đương tiền năm nay so với năm trước; giải thích những biến động bất thường.
KTV cần đạt được mục tiêu: số dư tiền trong sổ sách là có thực, đánh giá được sự biến động của số dư tiền qua 2 năm tài chính, số dư tiền cuối niên độ đều được ghi chép đầy đủ. Vì vậy, KTV tiến hành thu thập sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 113 và sau đó là lập bảng tổng hợp số dư các tài khoản, so sánh chênh lệch, tính toán tỷ lệ như Bảng 2.13 sau:
Bảng 2.13 Bảng so sánh số dư khoản mục Tiền năm 2014 và năm 2013
Giá trị Biến động
Số dư năm 2014 Số dư năm 2013 đã kiểm toán Giá trị Tỷ lệ - TK 111 - Tiền mặt 236,509,802 306,353,439 (69,843,637) -22.80% - TK 112 - Tiền gửi ngân hàng 33,120,732,846 1,092,282,992 32,028,449,854 2932.25% - Các khoản tương đương tiền - 20,882,000,000 (20,882,000,000) -100.00% Cộng 33,357,242,648 22,280,636,431 11,076,606,217 50%
Qua bảng phân tích số dư Bảng 2.13 , ta thấy trong ba khoản mục thì tiền gửi ngân hàng có sự biến động lớn nhất 2932.25% tương ứng 32,028,449,854, KTV đã kiểm tra sổ chi tiết tài khoản 112, sổ phụ ngân hàng và các hợp đồng tín dụng và phát hiện ra các khoản tiền gửi có kỳ hạn trên 6 tháng mà công ty đã cộng gộp vào tài khoản tiền gửi, điều này dẫn đến số dư tiền gửi cuối năm 2014 tăng đột biến.
Phân tích tỷ trọng số dư tiền trên tổng tài sản ngắn hạn, các tỷ suất tài chính về tiền và khả năng thanh toán và so sánh với số dư cuối năm trước, giải thích những biến động bất thường.
Mục tiêu của thủ tục này là: số dư tiền trong sổ sách là có thực, đánh giá được những biến động và tỷ trọng Tiền/TSNH, khả năng thanh toán năm 2014 so với năm 2013, số dư tiền cuối niên độ đều được ghi chép đầy đủ.. Vì vậy KTV sẽ thu thập sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 113 và tính toán các tỷ trọng tiền/tài sản ngắn hạn; khả năng thanh toán nhanh và giải thích những biến động bất thường.
Bảng 2.14 Bảng phân tích tỷ trọng tài chính
Căn cứ vào bảng phân tích Bảng 2.14, ta thấy tiền tăng khá cao gần 50% tương ứng là 11,076,606,217 so với năm 2013, TSNH biến động không nhiều, các khoản đầu tư tài chính giảm 100%, tổng nợ ngắn hạn giảm 14.55% tương ứng 40,294,264,016 so với năm 2013. Tỷ số Tiền/TSNH năm nay cao hơn năm trước 2.09%, điều này cho thấy tiền có thể đáp ứng được khả năng thanh toán hiện hành, nhưng cũng phát sinh rủi ro sai sót và gian lận nếu tiền được lưu trữ nhiều và có mặt thường xuyên trong các nghiệp vụ phát sinh. Xét về khả năng thanh toán nhanh năm nay thấp hơn năm trước 4.76%, cho thấy việc các tài sản có thể chuyển nhanh thành tiền đang giảm so với nợ ngắn hạn.
Tóm lại: Qua kết quả thực hiện các thủ tục phân tích, KTV đặc biệt chú ý đến số dư tiền gửi ngân hàng vì sô dư năm 2014 tăng 32,028,449,854 tương ứng 2932.25% so với
Giá trị Biến động Số dư năm 2014 Số dư năm 2013 Giá trị Tỷ lệ - Tiền 33,357,242,648 22,280,636,431 11,076,606,217 49.71% - Tổng tài sản ngắn hạn (CĐKT) 470,412,871,144 445,640,974,657 24,771,896,487 5.56% Tiền /TSNH 7.09% 5.00% 2.09%
- Khoản đầu tư tài chính ngắn hạn
- 29,929,080,000 (29,929,080,000) -100.00%
- Tổng nợ ngắn hạn 236,603,289,975 276,897,553,991 (40,294,264,016) -14.55%
Khả năng thanh toán nhanh (Tiền + Khoản đầu tư tài chính ngắn hạn)/ Tổng nợ ngắn hạn
năm 2013. KTV sẽ tiến hành các thử nghiệm chi tiết và xác nhận với ngân hàng để làm rõ nguyên nhân sự biến động trên.
Thử nghiệm chi tiết
Trong thử nghiệm chi tiết, KTV sẽ đối chiếu số dư đầu kỳ năm 2014 với hồ sơ kiểm toán năm 2013; Lập bảng tổng hợp chi tiết số dư và đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết; Thu thập biên bản kiêm kê quỹ tại ngày 31/12/2014; Gửi thư xác nhận đến các ngân hàng; Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ các số tiền lớn, không thường xuyên, đối chiếu với chứng từ gốc; Kiểm tra các nghiệp vụ trước và sau ngày khóa sổ; Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Tất cả thử nghiệm nhằm đạt được các mục tiêu kiểm toán: hiện hữu, quyền, đầy đủ, ghi chép chính xác, đánh giá.
Đối chiếu số dư đầu kỳ trên sổ kế toán với số dư trên hồ sơ kiểm toán năm 2013. Mục tiêu của thử nghiệm này là xem việc kết chuyển số dư cuối năm trước sang đằu năm nay có chính xác không. KTV tiến hành thu thập BCTC năm 2013 đã kiểm toán và BCTC năm 2014. Từ đó, KTV sẽ tổng số dư các khoản mục, tiến hành đối chiếu xem có chênh lệch không.
Bảng 2.15 Bảng đối chiếu số dư đầu kỳ năm 2014 với năm 2013
Số dư đầu kỳ Số dư trên sổ kế
toán năm 2014
Số dư trên hồ sơ kiểm toán năm
2013
Chênh lệch
- TK 111 - Tiền mặt 306,353,439 306,353,439 -
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
1,092,282,992 1,092,282,992 -
- Các khoản tương đương tiền
20,882,000,000 20,882,000,000 -
Cộng 22,280,636,431 22,280,636,431 -
Căn cứ vào việc thu thập và đối chiếu so sánh với sổ sách kế toán năm 2014 và BCTC năm 2013 như Bảng 2.15, ta thấy không có sự chênh lệch giữa số dư cuối kỳ trước và đầu kỳ này => đạt được mục tiêu kiểm toán.
Lập bảng tổng hợp số dư tiền và các khoản tương đương tiền tại các quỹ và các ngân hàng tại ngày khóa sổ, tiến hành đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết, Sổ Cái và BCTC.
Mục tiêu của thử nghiêm này là xem xét việc ghi chép chính xác đầy đủ số dư giữa các sổ chi tiết có khớp với nhau không, các số dư cuối niên độ là có thực. Vì vậy, KTV cần thu thập sổ cái tiền mặt, tiền gửi. Sau đó, KTV lập bảng tổng hợp số dư tiền tại ngày khóa sổ và đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ chi tiết, sổ cái, BCTC.
Bảng 2.16 Bảng tổng hợp và đối chiếu số dư
TK Diễn giải Số dư cuối năm 2014 Sổ quỹ/ Sổ phụ Sổ Cái BCTC 111 Tiền mặt tại quỹ 236,509,802 236,509,802 236,509,802 236,509,802 1111 Tiền mặt VND 236,509,802 236,509,802 236,509,802 236,509,802 1112 Tiền mặt ngoại tệ - - - - 112 Tiền gửi Ngân hàng 33,120,732,846 33,120,732,846 33,120,732,846 33,120,732,846 1121 Tiền gửi Ngân hàng VND 32,733,785,287 32,733,785,287 32,733,785,287 32,733,785,287 1122 Tiền gửi Ngân hàng Ngoại tệ 386,947,559 386,947,559 386,947,559 386,947,559 Tổng cộng 1,008,554,015 1,008,554,015 1,008,554,015 1,008,554,015
Dựa vào các số liệu tổng hợp theo Bảng 2.16 và việc đối chiếu số dư trên các sổ quỹ, sổ phụ, sổ cái với BCTC năm 2014, ta thấy các số dư đều được chi chép chính xác, không có sự chênh lệch giữa giữa sổ cái và BCTC => đạt được mục tiêu kiểm toán.
Chứng kiến kiểm kê quỹ tiền mặt tại ngày khóa sổ và đối chiếu với số dư của sổ quỹ và sổ chi tiết tại ngày khoá sổ, đảm bảo toàn bộ các quỹ của DN đều được kiểm kê.
Thử nghiệm này nhẳm đạt mục tiêu số dư tiền thực tế tại quỹ khớp với số liệu sổ sách, tất cả các khoản thu chi đều được ghi chép đầy đủ. KTV cần thu thập sổ cái, sổ chi
tiết tiền mặt tại ngày 31/12/2014. Sau đó, KTV tham dự chứng kiến kiểm kê tiền mặt tại ngày cuối kỳ kế toán, thu thập biên bản kiểm kê tiền mặt tại quỹ cuối kỳ kế toán, đối chiếu với các sổ chi tiết tại ngày khóa sổ. Biên bản kiểm kê quỹ được tóm tắt như Bảng 2.17 sau:
Bảng 2.17 Biên bản kiểm kê quỹ
Địa điểm kiểm kê: công ty TNHH Công nghiệp T.A Việt Nam
Thời điểm kiểm kê: 10h30 ngày 31/12/2014
Đại diện khách hàng tham gia kiểm kê:
1. Cao Thị Hồng: Kế toán trưởng 2. Hoàng Ngọc Mai: Thủ quỹ 3. Lê Thị Thanh Thùy: Kế toán
Stt Diễn giải Số lượng Số tiền
I. Số dư theo sổ quỹ X 236,509,802
II. Số kiểm kê thực tế X 236,509,000
Trong đó: Loại tiền: 500.000 305 152,500,000 200.000 266 53,200,000 100.000 213 21,300,000 50.000 143 7,150,000 20.000 79 1,580,000 10.000 64 640,000 2.000 46 92,000 1.000 47 47,000
III. Chênh lệch (III = I –II) 802
Dựa vào biên bản kiểm kê Bảng 2.17, ta thấy số dư tiền theo biên bảng kiểm kê so với số dư tiền theo sổ quỹ tại thời điểm khóa sổ có sự chênh lệch không đáng kể, nguyên nhân là do chi lẻ và không cần điều chỉnh. Kết luận, tài khoản tiền mặt tại đơn vị phản
ánh trung thực hợp lý, đúng với số thực tế kiểm kê và sổ sách ghi nhận => đạt được mục tiêu kiểm toán.
Lập và gửi thư xác nhận số dư tài khoản để gửi đến ngân hàng. Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư trên sổ chi tiết. Giải thích các khoản chênh lệch (nếu có).
Thử nghiệm này thực hiên nhằm đạt được mục tiêu: số dư tiền gửi trên sổ sách là có thực và khớp với số dư trên sổ sách ngân hàng. Qua kết quả thu thập, KTV thấy hiện tại thì công ty đang mở tài khoàn tại các ngân hàng:
Ngân hàng TNHH MTV Shinhan Việt Nam - chi nhánh Đồng Nai
Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam - chi nhánh Nhơn Trạch
Do hiện tại công ty chỉ có tiền gửi tại 2 ngân hàng, KTV gửi thư xác nhận đến cả hai ngân hàng. KTV sẽ tiến hành soạn thảo thư xác nhận, có chữ ký của đơn vị và trực tiếp gửi đến Ngân hàng VCB và Ngân hàng SHB. Sau khi nhận được thư xác nhận, KTV lần theo số dư của tài khoản này đến số dư trên Bảng CĐPS, nếu có chênh lệch thì làm rõ nguyên nhân. Kết quả trả lời thư xác nhận được thể hiện theo Bảng 2.18 sau:
Bảng 2.18 Kết quả trả lời thư xác nhận
Ngân hàng
Tài khoản Số xác nhận Số dư trên sổ
sách đơn vị Chên h lệch VND Ngoại tệ Ngân hàng VCB, chi nhánh Nhơn Trạch
11211 - Tiền gửi ngân hàng VCB- TK
4211.012.1.00.047759.2
11213 - Tiền gửi ngân hàng VCB có kỳ hạn
11222 - Tiền gửi ngân hàng VCB- TK
4221.012.1.37.047762.1
11223 - Tiền gửi ngân hàng VCB- TK 4224.012.1.37.066160.3 186,521,610 21,207,130,000 16,089.4 248.13 186,521,610 21,207,130,000 16,089.4 248.13 - - - - Ngân hàng SHB, chi nhánh Đồng Nai
11212 Tiền gửi ngân hàng Shinhan- TK 241-07- 000662
11214 Tiền gửi ngân hàng Shinhan có kỳ hạn
11224 Tiền gửi ngân hàng Shinhan Vina Đồng Nai - TK241- 67-000157 198,575,044 11,141,558,633 1,772.82 198,575,044 11,141,558,633 1,772.82 - - - Tổng cộng 32,733,785,287 18,358.48 -
Qua kết quả trả lời thư xác nhận từ ngân hàng Bảng 2.18 và đối chiếu với số liệu trên sổ sách tại đơn vị, ta thấy số liệu đơn vị phản ánh là chính xác, không có chênh lệch => đạt được mục tiêu kiểm toán.
Sau khi thực hiện đối chiếu, so sánh số dư Tiền đầu kỳ và cuối kỳ, KTV sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên, hoặc có số tiền lớn.
Thu thập và đọc lướt Sổ Cái để phát hiện những nghiệp vụ bất thường về giá trị, về tài khoản đối ứng hoặc về bản chất nghiệp vụ. Kiểm tra đến chứng từ gốc (nếu cần).
Mục tiêu của thử nghiệm cần đạt được là các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ được ghi chép chính xác, đầy đủ. Để thực hiện thử nghiệm KTV tiến hành thu thập sổ cái tiền mặt, tiền gửi. Sau đó, KTV sẽ đọc lướt qua sổ chi tiết tài khoản 111, 112 nếu phát hiện các nghiệp vụ bất thường: giao dịch số tiền lớn (>160,765,404), các khoản không thường xuyên, các khoản bên liên quan, các đối tượng không liên quan đến các nghiệp vụ công ty, các tài khoản đối ứng không bình thường và chọn mẫu 6- 8 nghiệp vụ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc như: phiếu thu – chi, Giấy báo nợ - có, biên bản thu hồi lương, hợp đồng thuê nhà, hóa đơn mua hàng – cung cấp dịch vụ, hợp đồng tín dụng… Các nghiệp vụ được chọn và kiểm tra thể hiện trong Bảng 2.19 sau:
Bảng 2.19 Bảng kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bất thường
SỐ CT NGÀY CT DIỄN GIẢI SỐ TIỀN Kiểm