2.3.3.1, Đối với khâu đàm phán và thực hiện hợp đồng
Trong hoạt động xuất nhập khẩu thì hợp đồng có nhiều điều khoản phức tạp, giá trị hàng hóa lớn nên công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu là rất quan trọng.
Để cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng được thành công và đạt hiệu quả kinh tế cao thì công ty nên lựa chọn đội ngũ những người tham gia đàm phán trên cơ sở: có trình độ ngoại ngữ, có khả năng nắm bắt được tình hình một cách nhanh nhạy để có thể giải quyết được các khúc mắc trong đàm phán, kỹ thuật chuyên ngành và nắm chắc các quy tắc trong đàm phán, nắm rõ các điều luật có liên quan đến luật pháp Việt Nam và luật pháp của các nước đối tác. Ngoài ra, họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn. Trước khi đàm phán tâm lý cần được thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán.
Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phương án khi cần tạo thế chủ động trong đàm phán.
Có những hoạt động nghiên cứu kỹ lưỡng về tình hình tài chính, vị thế của đối tác trên thị trường, từ đó, sẽ nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương và có thể chủ động chuẩn bị được hoàn cảnh đàm phán.
Trong quá trình đàm phán cần sử dụng khéo léo các sách lược sau:
- Tạo sự cạnh tranh: cần cho đối phương biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất.
- Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bước một không nôn nóng vội.
- Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thỏa hiệp.
- Dù tình hình có thế nào cũng không được bộc những suy nghĩ của mình cho đối phương biết.
- Không sử dụng ngôn ngữ một cách tùy tiện.
- Tránh việc thỏa thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối tác cảm thấy bất ổn và lo lắng.
- Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù nhượng bộ nhưng không cảm thấy mất uy tín và thể diện.
2.3.3.2, Đối với khâu thực hiện hợp đồng
Mặc dù quá trình chuẩn bị cho giao dịch đàm phán được chuẩn bị kỹ lưỡng thì trong khâu thực hiện hợp đồng cũng gặp phải nhiều vướng mắc. Công ty cần phải:
- Đối với công tác hải quan: do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót dễ xảy ra. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần cử những cán bộ am hiểu cả về nghiệp vụ ngoại thương, cả về pháp luật, ngoại ngữ… Đặc biệt là am hiểu về các văn bản của tổng cục hải quan, cán bộ thực hiện công tác này nhất thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan.
Công ty cần nắm được các bước làm thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí cả về thời gian và tiền của không cần thiết của công ty. Sau khi kỹ được hợp đồng công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị hàng để khi hàng về có thể làm thủ tục hải quan thuận lợi.